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Freee（会計Freee、マイナンバーFreee）
2018以降は請求書の発行と、マイナンバー管理に利用（2017までは会計業務に利用
Google Drive
支払い依頼者に 、請求書、領収書のキャプチャを保存してもらいます。
ファイル名は、 {書類種別}({JIRA ID})_{処理日}払い_{タイトル} としてもらいます(管理が効率化します)。
例: 請求書(INU-437)_2018年08月24日払い_イベント保険
JIRA
支払依頼の管理、会計事務所への業務依頼(入金確認等)に使用
支払希望者(支払依頼) -> 会計担当(会計承認) -> 座長(支払承認) -> 会計事務所(支払対応) とアサインが変わる
ジャパンネット銀行
一般社団法人PyCon JPの銀行口座
ログイン情報は会計事務所・座長等一部メンバーのみに共有される
スポンサー料金などの入金情報の確認は、会計事務所に依頼する
VISAデビットカード機能で カード決済 ができる
PayPal
connpassでのイベント参加者の支払を受け取るために使う
PayPalで講演者へ旅費を送金することがある
スポンサー(主に海外)に請求することがある
上記以外での支払等（Webサービス上でのPayPal支払）には使用しない
支払申請・承認・支払い対応
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経費の申請・支払い・精算
業務上必要な、文房具、ピザ、食事費用、等の経費精算時に行う。
【座長・イベント会計・会計理事】がJiraで会計事務所に依頼する
金額の総額だけでなく、経費の内訳と領収書の添付（Drive保存）まで行う
期限があるものは期限を明記する
【会計事務所】 振込ルール に従って振込を行う
備考
銀行振込は1ヶ月に1回、15日締め、月末払いです（会計事務所との取り決め）
急ぎのものはカード払い（銀行のデビットカード）
急ぎで銀行口座払いが発生する場合は、会計理事へ相談業務上必要な文房具等の経費も、予算項目として扱い、所定の手続き・承認を経て予算シートに登録する
他の予算項目と同じ手続きで、支払いの実行(予算の執行)を行う。
他の予算項目と同じく、クレジットーカード払い、銀行振込、立替払い(&精算)のいずれかの方法で支払い・精算が行われる
支払いの実行については、このページ内の各支払いに関する記事を参照
支払い申請への対応と承認
個人への外注等報酬支払いの場合の支払い承認フロー
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Amazonなどのようにカード決済で購入したい場合には、Visaデビット番号を発行して決裁が可能です。
ジャパンネット銀行では カードレスVisaデビット という機能で、一時的に使用できるカード番号を発行できます。
カード番号が必要な場合は、JIRAのチケットで会計に対して カード番号の発行依頼 を依頼します。基本的な処理の流れは以下となります(一時的に発行する番号なので、決済が完了したら基本的に削除する)。
カード決済したい人(担当者)がJIRAのissueを作成する。内容としてはカード番号が必要な理由を記載する。
会計担当がVisaデビット番号を発行し、SlackのDM等でカード番号を担当者に伝える。
担当者はカード番号を使用して、決済を実施。
決済が完了したことをJIRAに記載する。
会計担当はカード番号を削除し、解決してJIRAを担当者に返す。
担当者はJIRAをクローズして終了する。
また、領収書の原本は会計担当に渡してください。Webページの場合はPDFなどにしたファイルを渡すとよいです。
参考: Visaデビット 商品概要
参考: Visaデビット カード番号照会
立替え払い・精算
銀行振込、カード決済いずれの方法も取れない場合には、スタッフによる立て替え払いを行い、後日精算する。
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スタッフによる立替え払いが行われた場合は、金額・領収書・生産金額振込先を確認の上、会計担当が会計事務所に「銀行振込」の依頼を行う。銀行振込、カード決済いずれの方法も取れない場合には、スタッフによる立て替え払いをして下さい。
会計事務所とのコミュニケーションチャネルが増えるのは非効率となるため
記載不備や双方の認識齟齬などがあると、会計事務所・スタッフの双方に工数が発生する
また、領収書の原本は「紙の領収書、請求書について」の章を参照してください領収書の原本は「紙の領収書、請求書について」の章を参照してください
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重要度低] 特殊な支払いへの対応
海外ゲストへの交通費支払フロー
海外ゲストの交通費相当分の支払い時に行う。
【イベント会計】事前に交通費額を把握する
【イベント会計】現金渡しかPayPal渡しかを確認する
【イベント会計】現金渡しの場合、当日現金用意を会計理事へ依頼する
【会計理事】現金を用意し、イベント会計へ渡す（必要な場合）
【イベント担当者・イベント会計】航空券等の領収の写しをもらう
【イベント会計】海外ゲストへ支払を行う（現金 or PayPal）
当日現金の準備・配布・回収
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現金が必要になった場合に実施。主にPyCon JPイベントで発生する
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当日に現金が必要になった場合に実施。主にPyCon JPカンファレンス前日・当日で発生する現金払いに使用。
当日現金が必要とならないような工夫をしたほうがよい。
手続きなどが煩雑で、対応工数がかさむため
当日に発生する支払いについては、クレジットカード払いまたは、座長やリーダーの立替払い・後日精算で対応できるように考える
当日現金の準備・回収フロー
【イベント会計】現金の出金依頼をSpreadsheetでまとめ、会計理事にJiraで依頼する
【会計理事】出金して、銀行メモ欄にチケット番号を書き、イベント会計に渡し、Jiraに記録する
【イベント会計】利用金額をSpreadsheetに反映して残額をまとめる
【イベント会計】残額を会計理事に渡しJiraで報告する
【会計理事】残額を入金し、銀行メモ欄にチケット番号を書き、Jiraで報告する
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