...
精度高く予算組みを行い、精度高く予算を管理していくことで、 イベントの赤字化を防いだり 、 重要箇所への適切な支出 が可能になります。
予算精度が低いと、本来お金をかけるべきところにどの程度支出可能かがわからず、適切な予算投下ができません。実際は大幅な黒字にも関わらず、イベントの質を自ら落としてしまうことになります。
今後もイベントを健全に継続するためには、単年で黒字にすることが重要です。重要なこと
今後もイベントを健全に継続するためには、単年で黒字にすることが重要。
非営利活動であるため、黒字が最小化されることも重要。
黒字になりそうな分は、参加者・スポンサー・スタッフの負担を減らす方向に消化されることが理想的だが、活動後半で有意義に消化することは難しいため、そもそも過剰な黒字とならない工夫が必要。
PyCon JP では、予算の状態を以下の2種類に分けています
仮予算: イベント開催の約6ヶ月前に、大枠の収支情報を集め、一旦の収支バランスをとった状態
スタッフ活動が開始されるにあたって、ある項目にいくらまで支出できるか等、随所の支出判断の指針として必要。
仮予算がないと、無計画な支出になり、スタッフ活動の後半でそのしわ寄せが来てしまう。
本予算: スタッフ活動を通じて仮予算の精度を上げ、イベント開催の約3ヶ月前に最終的な予算組みとして確定させた状態
...
予算担当は、議論の土台(スプレッドシート等)を準備し、メンバーに働きかけて仮予算情報を集めます。
予算シートは前年のものをベースに作成すると効率的
予算シートの詳細は、予算シート を参照
一人で予算を作成するのは工数的にも時間的にも難しいため、メンバーに働きかけて情報を入力してもらいます。
仮予算の段階ではチーム組成が不十分なことが多いため、チームを超えて全員で予算を作っていけるような働きかけが重要になります。
経験者メンバーは、他のチームに関する予算知見を持っていることもあります。
頻繁に仮予算作成会を開催するとことで、予算情報が集まりやすくなります。
会場費用等、いくつかの大きな金額はこの時点でも確定しています。調べて確定情報として入力します。
一社との取り決めにより、会計事務所費用はイベント会計として計上する必要はありません。
支出情報が揃った段階で、必要な収入金額を算出する。
この時点で、 必要な収入金額情報をもとに、この時点で、スポンサーパッケージの金額 、 来場者人数・チケット金額 をある程度決めておく必要があります。
これは仮予算上の支出をカバーできるように、収入を設計する必要があるためです。をある程度決める必要がある(スポンサー担当・チケット担当)。
これは仮予算上の支出をカバーできるように、収入を設計する必要があるため。
早い段階で、スポンサーパッケージ作成担当や、来場者数設計の担当者に依頼をしておく必要があります。
予算情報が集まったら、収支バランスを見ながら個別に調整を図ります。
この時点では100-200万円(予定収入の5-10%の範囲)の黒字にしておくのが望ましいです。(スポンサーが想定数集まらない、未特定のコストが後日発覚する等、不確定事項の多くがマイナス方向のものが多いため)。
一方で、この時点で多額の黒字にならないような設計が必要です。
予算情報が集まり、バランス調整が必要な箇所が把握できたら、仮予算決定ミーティング(後述)を行います。
予算担当が内容を理解していない支出項目が無いように、各担当に確認確認します
各金額の根拠も確認します
「多めに積む」ことも重要ですが、「多めに積みすぎないよう」することも同じくらい重要です。「多めに積む」ことも必要ですが、「多めに積みすぎない」ことも同等以上に重要です。
多めに積みすぎることで、ボランティア活動のカンファレンスが想定外の黒字を生み出してしまう危険性があります。
...