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Freee（会計Freee、マイナンバーFreee）
2018以降は請求書の発行と、マイナンバー管理に利用（2017までは会計業務に利用
Google Drive
支払い依頼者に 、請求書、領収書のキャプチャを保存してもらいます。
ファイル名は、 {書類種別}({JIRA ID})_{処理日}払い_{タイトル} としてもらいます(管理が効率化します)。
例: 請求書(INU-437)_2018年08月24日払い_イベント保険
JIRA
支払依頼の管理、会計事務所への業務依頼(入金確認等)に使用
支払希望者(支払依頼) -> 会計担当(会計承認) -> 座長(支払承認) -> 会計事務所(支払対応) とアサインが変わる
ジャパンネット銀行(座長のみが使用可)
一般社団法人PyCon JPの銀行口座
ログイン情報は会計事務所・座長等一部メンバーのみに共有される
スポンサー料金などの入金情報の確認は、会計事務所に依頼する
VISAデビットカード機能で カード決済 ができる
PayPal
connpassでのイベント参加者の支払を受け取るために使う
PayPalで講演者へ旅費を送金することがある
スポンサー(主に海外)に請求することがある
上記以外での支払等（Webサービス上でのPayPal支払）には使用しない上記以外での支払等（Webサービス上でのPayPal支払）には使用しない
支払申請・承認・支払い対応
経費の申請・支払い・精算
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諸経費の扱い(申請・支払い・精算)
業務上必要な文房具等の諸経費も、予算項目として扱い、所定の手続き・承認を経て予算シートに登録する
他の予算項目と同じ手続きで、支払いの実行(予算の執行)を行う。
他の予算項目と同じく、クレジットーカード払い、銀行振込、立替払い(&精算)のいずれかの方法で支払い・精算が行われる
支払いの実行については、このページ内の各支払いに関する記事を参照
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各種支払い申請への対応と承認
支払対象が個人の場合、対応に注意が必要。
個人への外注等報酬支払いの場合の支払い承認フロー
（企業への発注や個人立替精算では無い）個人への(外注や講演)報酬支払い時の源泉税預かりの場合、以下の手順で、マイナンバー収集後に支払を行う。個人立替精算の場合には源泉税預かりやマイナンバー収集は不要です。
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支払依頼内容・金額を、当初本予算(最初に確定した本予算)の金額・内容と照らし合わせる
支払依頼内容・金額が、当初本予算の項目と一致し、金額内の場合は「会計承認」
支払依頼内容・金額が、当初本予算との項目が一致しない、または金額が超過している場合:
予算担当(場合によっては座長)と協議の上、本予算の変更を承認した上で会計承認します。
不当だと思われる場合、妥当と考えるには情報不足の場合は、理由を添えて支払依頼を棄却します(情報を揃えての再依頼を促します)。
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決済(支払いの実行)・精算
承認済みの支払申請に対して、支払いの対応を行う
原則、バーチャルクレジットーカード番号発行、銀行振込のいずれかで対応原則、バーチャルクレジットーカード番号発行、銀行振込のいずれかで対応し、極力立替払いやその他の支払手段を用いない。
できるだけスタッフ自身のカードや現金での支払いは行わず、一般社団法人の銀行振込、カードで決済するようにしてください。 これは、お金のやり取りが自動的に記録されて、会計業務の工数を低減するためです。
以下に、銀行振込、カード決済、立て替え払いの処理手順について書きます。
銀行振込
会計事務所に対して、銀行振込の依頼を行う
原則、毎月15日締め、末日払いとなることに注意
請求書などがあると思うので、そのPDF/画像ファイルと合わせて以下の様な 振り込み依頼 チケットをJIRAで作成します。
請求書/領収書の原本は会計担当に渡してください。
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| Code Block |
|---|
金額: XXXXXXX円 XXXXX銀行 YYYYY支店 普通 1234567 口座名義 |
クレジットカードカード決済
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対象
カード利用が可能な経費支出
例: 作業日等のピザ購入（会議費）、イベントのパーティー費用
フロー
【イベント会計】チケットを作成する
【イベント会計】ジャパンネット銀行のメモ欄にチケット番号を書く
【イベント会計】チケットには、明細の分かる領収書等を添付する
詳細
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Amazonなどのようにカード決済で購入したい場合には、Visaデビット番号を発行して決裁が可能です。
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ジャパンネット銀行では カードレスVisaデビット という機能で、一時的に使用できるカード番号を発行できます。
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カード番号が必要な場合は、JIRAのチケットで会計に対して カード番号の発行依頼 を依頼します。基本的な処理の流れは以下となります(一時的に発行する番号なので、決済が完了したら基本的に削除する)。
カード決済したい人(担当者)がJIRAのissueを作成する。内容としてはカード番号が必要な理由を記載する。
会計担当がVisaデビット番号を発行し、SlackのDM等でカード番号を担当者に伝える。
担当者はカード番号を使用して、決済を実施。
決済が完了したことをJIRAに記載する。
会計担当はカード番号を削除し、解決してJIRAを担当者に返す。
担当者はJIRAをクローズして終了する。
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また、領収書の原本は会計担当に渡してください。Webページの場合はPDFなどにしたファイルを渡すとよいです。
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参考: Visaデビット 商品概要
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(バーチャルクレジットカード番号発行)
座長が、ジャパンネット銀行では カードレスVisaデビット という機能を使用して、一時的に使用できるカード番号(バーチャルクレジットカードと呼称)を発行する。
バーチャルクレジットカード番号発行の手順詳細は、支払い用銀行口座・バーチャルクレジットカード番号発行 を参照
発行されたバーチャルクレジットカード番号は、座長から、支払いを実行するスタッフに直接連絡される
3Dセキュア認証が必要なクレジットカード決済については、座長が直接行う
座長しか知らない非公開情報の入力が必要となるため
スタッフが支払い実行後、座長によりバーチャルクレジットカード番号が無効化される
立替え払い・精算
銀行振込、カード決済いずれの方法も取れない場合には、スタッフによる立て替え払いを行い、後日精算する。
スタッフによる立替え払いが行われた場合は、金額・領収書・生産金額振込先を確認の上、会計担当が会計事務所に「銀行振込」の依頼を行う。
会計事務所とのコミュニケーションチャネルが増えるのは非効率となるため
記載不備や双方の認識齟齬などがあると、会計事務所・スタッフの双方に工数が発生する
領収書の原本は「紙の領収書、請求書について」の章を参照してください
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その他特殊な支払いへの対応
海外ゲストへの交通費支払フロー
海外ゲストの交通費相当分の支払い時に行う。
【イベント会計】事前に交通費額を把握する
【イベント会計】現金渡しかPayPal渡しかを確認する
【イベント会計】現金渡しの場合、当日現金用意を会計理事へ依頼する
【会計理事】現金を用意し、イベント会計へ渡す（必要な場合）
【イベント担当者・イベント会計】航空券等の領収の写しをもらう
【イベント会計】海外ゲストへ支払を行う（現金 or PayPal）
当日現金の準備・配布・回収
当日に現金が必要になった場合に実施。主にPyCon JPカンファレンス前日・当日で発生する現金払いに使用。
当日現金が必要とならないような工夫をしたほうがよい。
手続きなどが煩雑で、対応工数がかさむため
当日に発生する支払いについては、クレジットカード払いまたは、座長やリーダーの立替払い・後日精算で対応できるように考える
当日現金の準備・回収フロー
【イベント会計】現金の出金依頼をSpreadsheetでまとめ、会計理事にJiraで依頼する
【会計理事】出金して、銀行メモ欄にチケット番号を書き、イベント会計に渡し、Jiraに記録する
【イベント会計】利用金額をSpreadsheetに反映して残額をまとめる
【イベント会計】残額を会計理事に渡しJiraで報告する
【会計理事】残額を入金し、銀行メモ欄にチケット番号を書き、Jiraで報告する
詳細
当日現金のリクエストを集めます。 ※当日現金払いとなる、 キーノートスピーカー交通費や、遠方支援含みます
本予算上のどの項目に対して、各額面通貨がそれぞれ何枚必要かをスプレッドシートに入力してもらうと効率的です。(GoogleDriveに2018のものがあります)
当日の予備費を現金で用意すると、出納帳を作ったり、使わなかった分を銀行に戻したり、といった手間が発生します。当日はバタバタするのでメモ忘れや二重にメモして数十円ズレたりしやすく、後日金額を合わせるのにかなりの手間がかかります。当日どうしても必要なものは、スタッフ各自立替で行い、立替申請をオススメします（これで金額の記録も残ります）。
2017年以降、両替手数料が上がり、両替後枚数が11枚以上は540円かかります。両替ができるだけ発生しないように組み立てると良いでしょう（海外スピーカーの交通値などは上限金額を決めれば1円単位で厳密に扱う必要はないはずです）
必要な当日現金について、一社の銀行口座担当者に準備を依頼します。
当日現金は、ＪＭＢカードが使える三井住友銀行のＡＴＭを使って引き出します。窓口のある店舗のＡＴＭであれば1円単位で引き出しが可能です。
現金の両替はどうしても必要になります（遠方支援のために1000円札が数十枚、等）。個人のATMで10000円両替引き出しをすることで、両替窓口の利用を回避できます。5000円札と硬貨は両替窓口を使って、1日10枚まで用意可能ですが、多い場合は手数料540円（消費税10%以降は550円）を含めて現金引き出しを行うとよいでしょう。
受け取った現金を分配し、希望者に配布します。 ※証憑を受け取ることをリマインドします
イベント後、残金と証憑を各担当者から回収します。
残金を、一社の銀行口座担当者に渡します。
残金が出ないように運用しましょう。
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