...

• 収支バランスをコントロールした収支管理を目的として、会計担当にとって、最適・最効率なプロセスを定義することが重要

  • 手段が目的とならないよう、会計担当者の判断で、必要に応じて簡略化・厳格化する

  • 会計担当が収支コントロールに必要な情報が入手できるの範囲で簡略化したほうがよい

• 予算シート上の内容から変更があった場合は、予算の変更申請を行ってから支払い申請を行う

  • 詳細は、予算追加・変更の申請 を参照

• 支払手段の優先順位

  • クレジットカード払い

    • 極力クレジットカード払いとする

  • 銀行振込

    • クレジットカード払いができない場合に限り用いる。

    • 会計事務所への依頼となるため、即日対応などができない。

  • 担当者立替

    • 精算作業の手間が発生するため、極力避ける

  • PayPal等他の決済手段

    • 処理や手続き・管理が煩雑になるため、原則用いない

標準的なフロー

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Step	担当者	(管轄の)チームリーダー ※リーダーが申請する場合は、他のチームメンバー	会計担当 ※場合によっては、副座長・座長が代行 ※会計担当が申請する場合は、座長または副座長	座長	チケットステータス
1

予算項目追加・変更用のJIRAチケット作成

支払い申請のJIRAチケットを作成(テンプレート有)し、チケットを管轄のリーダーに渡す 見積書・請求書を所定のフォルダに格納する	-	-	-	Open
2	-	チケットを確認して [却下]

チケットに却下理由を記載し、担当者にチケットを戻す

チケットに却下理由をコメントし、担当者にチケットを戻す [承認]

承認した旨をチケットに記載し、必要に応じてコメントを加えて、担当者にチケットを戻す

チーム承認した旨をチケットにコメントし、必要に応じてコメントを加えて、担当者にチケットを戻す	-	-	Open
3	チーム承認されたチケットのコメントを確認し、チケットを会計担当に渡す

リーダー承認されたチケットのコメントを確認し、チケットを予算担当に渡す

チケットを渡したことをSlackで会計担当・副座長・座長にメンションする

チケットを渡したことをSlackで予算担当・副座長・座長にメンションする

会計担当から反応がない場合は、再度メンションしてリマインドする

予算担当から反応がない場合は、再度メンションしてリマインドする

-	-	-	Open
4	-	-	チケットステータスを”In Progress”にする 申請内容を確認して [却下]

チケットに却下理由を記載し、担当者にチケットを戻す

チケットに却下理由をコメントし、担当者にチケットを戻す [承認]

予算シートを更新する

クレジットカード払いの場合: 座長にクレジットカード番号発行を依頼 銀行振込の場合、会計事務所に振り込みを依頼 担当者立替の場合は、特に作業無し チケットステータスを”Resolved”にする 承認した旨をチケットに記載し、必要に応じてコメントを加えて、担当者にチケットを戻す チケットを戻したことを、担当者をメンションしてSlack上で連絡する	-	In Progress → Resolved
5

更新された予算シートを確認し、問題がなければチケットステータスを”Closed”にする。

問題があれば、予算担当に連絡

	-	-	-	クレジットカード払い(3Dセキュア認証無し)の場合 バーチャルクレジットカード番号を発行し、DMで担当者に連絡 クレジットカード払い(3Dセキュア認証有り)の場合 チケットの決済手順を元に、クレジットカード払いを実行する ※決済時にワンタイムパスワードの入力が必要なため座長のみが実行可 支払いが完了した旨を担当者に伝える	In Progress → Resolved
6	クレジットカード払い(3Dセキュア認証無し)の場合 座長からDMでバーチャルクレジットカード番号を受け取り、支払いを実行 クレジットカード払い(3Dセキュア認証有り)・銀行振込の場合 支払い完了の連絡を受け取る 支払いの実行が確認できたら、チケットステータスを”Closed”にする。 問題があれば会計担当に連絡	-	-	-	Closed

申請テンプレート

件名

予算「(項目名)」追加/変更の申請

本文

チーム名:
申請者:
申請承認者: (リーダーが承認後記入)
申請確認者: (座長、副座長、予算担当が項目追加後記入)

追加・変更項目名:
　(変更の場合)変更元の項目番号・ユニークID等:
追加・変更金額:
追加・変更理由:{手段名}支払いの実行: {支払い名目} ({支払い先})

本文

概要: (支払い対象・背景について簡単に説明してください)

支払い名目: (例：名刺印刷代など)　
支払い先名:
支払い金額:
支払い希望日:
支払い方法: (銀行振り込み、クレジットカード支払い、担当者立替等)

振込先情報(銀行振り込みの場合):
※銀行名・支店名・口座種類・口座名義等
クレジットカード決済手順(3Dセキュア認証付きクレジットカード払いの場合):

請求書/領収書のリンク: (google drive等のリンク)
予算シートURL(固定URL):
予算シート内ユニークID(検索用):
予算シート内項目名:
予算シート内金額:
差額(予算シート金額 - 今回の支払金額):
誤差理由(超過がある場合・大幅な未消化となる場合):
関連Slackリンクなど: (支払いについてやり取りしているSlackやJIRAのリンクを記入してください)

申請者名: (申請者が記入)
チーム内承認者名: (リーダーが承認後に記入)
支払実行承認者名: (支払実行承認者が承認後記入)

詳細・補足説明:

関連項目

• 会計