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支払依頼内容・金額を、当初本予算(最初に確定した本予算)の金額・内容と照らし合わせる
支払依頼内容・金額が、当初本予算の項目と一致し、金額内の場合は「会計承認」
支払依頼内容・金額が、当初本予算との項目が一致しない、または金額が超過している場合:
予算担当(場合によっては座長)と協議の上、本予算の変更を承認した上で会計承認します。
不当だと思われる場合、妥当と考えるには情報不足の場合は、理由を添えて支払依頼を棄却します(情報を揃えての再依頼を促します)。
決済(支払いの実行)・精算
承認済みの支払申請に対して、支払いの対応を行う
原則、バーチャルクレジットーカード番号発行、銀行振込のいずれかで対応し、極力立替払いやその他の支払手段を用いない。
できるだけスタッフ自身のカードや現金での支払いは行わず、一般社団法人の銀行振込、カードで決済するようにしてください。 これは、お金のやり取りが自動的に記録されて、会計業務の工数を低減するためです。
以下に、銀行振込、カード決済、立て替え払いの処理手順について書きます。
銀行振込
会計事務所に対して、銀行振込の依頼を行う
原則、毎月15日締め、末日払いとなることに注意
請求書などがあると思うので、そのPDF/画像ファイルと合わせて以下の様な 振り込み依頼 チケットをJIRAで作成します。
請求書/領収書の原本は会計担当に渡してください。
要約(タイトル)
XXXXXXXの振込
担当者
会計担当
期限
振込を完了してほしい期限
JITAチケットの本文に以下のように振込に必要な情報を記入して下さい。
| Code Block |
|---|
金額: XXXXXXX円
XXXXX銀行
YYYYY支店
普通 1234567
口座名義
|
支払い申請への対応
支払い実行の申請については、支払いの申請(クレジットカード払い・銀行振込・立替) を参照
承認済みの支払申請に対して、支払いの対応を行う
原則クレジットーカード決済で対応可能な発注・購入を行うこととし、対応できないものは銀行振込・立替払いで対応。
その他の支払手段を極力用いない。
できるだけスタッフ自身のカードや現金での支払いは行わず、一般社団法人の銀行振込、カードで決済するようにしてください。 これは、お金のやり取りが自動的に記録されて、会計業務の工数を低減するためです。
クレジットカードカード決済(バーチャルクレジットカード番号発行)
座長が、ジャパンネット銀行では カードレスVisaデビット という機能を使用して、一時的に使用できるカード番号(バーチャルクレジットカードと呼称)を発行する。
バーチャルクレジットカード番号発行の手順詳細は、支払い用銀行口座・バーチャルクレジットカード番号発行 を参照
発行されたバーチャルクレジットカード番号は、座長から、支払いを実行するスタッフに直接連絡される
3Dセキュア認証が必要なクレジットカード決済については、座長が直接行う
座長しか知らない非公開情報の入力が必要となるため
スタッフが支払い実行後、座長によりバーチャルクレジットカード番号が無効化される
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銀行振込
会計事務所に対して、銀行振込の依頼を行う
原則、●日締め●日払いという月1回の対応となるが、どのタイミングとするかは年度ごとに会計事務所さんと確認
例: 毎月15日締め、末日払い; 月末締め翌月1週目支払い
立替え払いと精算
立て替え払い
銀行振込、カード決済いずれの方法も取れない場合には、スタッフによる立て替え払いを行い、後日精算する。
スタッフによる立替え払いが行われた場合は、金額・領収書・生産金額振込先を確認の上、会計担当が会計事務所に「銀行振込」の依頼を行う。
会計事務所とのコミュニケーションチャネルが増えるのは非効率となるため
記載不備や双方の認識齟齬などがあると、会計事務所・スタッフの双方に工数が発生する
立て替えの精算
スタッフが立替えた支払いは、支払いの申請(クレジットカード払い・銀行振込・立替) にて、個人宛の銀行振込という形で精算。
その他特殊な支払いへの対応
海外ゲストへの交通費支払フロー
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2020年現在スポンサーに対してのみ実施。
効率的に進行するため、スポンサーに対する請求書発行は、スポンサー担当が行う。
詳細は、スポンサー請求書発行・入金確認 を参照
イベント収支報告作成・公開
イベント収支報告 を参照
その他
年間の作業スケジュール
9月中旬開催の場合。
5月頃: 支払い依頼ルールを定義・周知する
5月以降: 会計事務所へのスポンサー料金入金確認依頼
5月以降: 支払承認の審査・会計承認
8月頃: 当日現金の必要数とりまとめ、当日現金の準備依頼
9月頃: 当日現金の受け取り、希望者への配布
10月頃: 当日現金残金・証憑の回収、残金の返却
10月頃: 収支予算と実績の対比・整理
10月～11月: 収支をまとめる（随時やっておきたい）
12月: イベント会計の決算を行う
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