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招待講演キックオフ
2月~3月頃
講演時間やトラック数をどれだけ用意するのか等々
その年度のスタッフ内招待講演候補者を募集する
3月中(?)
決まったら候補者へ連絡を取る
4～6月頃
決まったらPyCon JPのブログで紹介する
日英両方
#translation で英語を見てもらう
交通費などの情報収集
2020はオンライ開催でしたのでこの作業はありませんでした。2020はオンライン開催でしたのでこの作業はありませんでした。
6~7月
海外から来る場合は飛行機代などもあるので早めに情報を集めておく。
場合よってはビザが必要になるケースがあるので、その場合は一般社団法人PyCon JP Associationに依頼する
発表時間を伝える
8月開催と仮定して7月の中旬ぐらいに伝えられていると良さげ8月開催と仮定して7月の中旬ぐらいに伝えられていると良いかも知れません
9月初旬の場合は7月下旬~8月上旬位に
このタイミングでPyCon JPブログで告知をしたいので紹介文や写真、できればどんな事を話す予定なのかの資料を貰えていると良いかもしれません。
タイムテーブルとの兼ね合いもあるので上記の日程感はあくまでもイメージです。
本番
無事講演が終わる事を祈る
会期後
お礼のメールを送信する。
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メールを送信しても中々返事が返って来ないケースが多々あるので
並列してメールを送信できるように準備をしておく。サイレントの場合も多いのでリマインドメールを送って2~4日経過しても
返信がないなら諦めよう断られても折れない強い心を持とう
健康に注意する
チェックリスト
打診する人がリスト化された打診する人のリストが出来た。
打診する人が決まっている
打診する人の情報がわかっている
メールの出し先
スタッフ内でその人のメアドを知っている人がいたらその人から
PyCon JPのhogehogeからメールくるかもしれない的な連絡をしてもらう or 代わりに出してもらう「PyCon JPの$STAFF_NAMEからメールがくるかもしれないからよろしく～」的な連絡をしてもらう or 代わりに出してもらう。
打診する人に出すメールが作れている * 打診する人数分
登壇する人が決まる
登壇する人に諸々のアナウンス
発表日、時間、場所
発表が無事終わる
終了後に登壇者にお礼のメールを出す。