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銀行口座の入出金履歴の照会依頼 (委託費用が上昇しないよう、 依頼を月1回程度にまとめる ようにする)
支払いの申請(クレジットカード払い・銀行振込・立替)・承認・対応 フローの定義・周知 (以前の年の支払依頼ルールはGoogleDriveにあります。)
支払依頼内容の審査と承認 (座長への支払い依頼)
当日現金の準備、管理、残金・証憑回収 ※物理会場開催時のキーノート交通費・遠方支援含む
証憑(請求書・納品書)原本の収集、会計事務所への送付 (年内まで)
個人への支払い時に源泉税の記載チェック、一社会計理事へマイナンバー（個人番号）収集依頼
その他メンバーが必要とする会計事務所とのコミュニケーションの窓口
会計事務所とのSlack channel(#accounting)に参加し、普段から会計事務所とのコミュニケーションをとっておく
スポンサー料金の入金確認は、スポンサー担当が会計事務所に依頼するのが効率的
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支払い実行の申請については、支払いの申請(クレジットカード払い・銀行振込・立替)・承認・対応 を参照
支払対象が個人の場合の対応方法は複雑なため、必ず上記ページを確認すること
特殊な支払いへの対応
以下は必要がなければ対応不要。
海外ゲストへの交通費支払フロー
海外ゲストの交通費相当分の支払い時に行う。
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【イベント会計】事前に交通費額を把握する
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【イベント会計】(2ヶ月前頃)担当者に、海外ゲストへの支払い有無を確認する
【イベント会計】(1ヶ月前頃)担当者経由で、海外ゲストの交通費額を把握する
【イベント会計】担当者経由で、現金渡しかPayPal渡しかを確認する
【イベント会計】現金渡しの場合、当日現金用意を会計理事へ依頼する
【会計理事】現金を用意し、イベント会計へ渡す（必要な場合）
【イベント担当者・イベント会計】航空券等の領収の写しをもらう
【イベント会計】海外ゲストへ支払を行う（現金 or PayPal）
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当日に現金が必要になった場合に実施。主にPyCon JPカンファレンス前日・当日で発生する現金払いに使用。
当日現金が必要とならないような工夫をしたほうがよい。
手続きなどが煩雑で、対応工数がかさむため
当日に発生する支払いについては、クレジットカード払いまたは、座長やリーダーの立替払い・後日精算で対応できるように考える
当日現金の準備・回収フロー
【イベント会計】必要な当日現金の情報を集める
【イベント会計】現金の出金依頼をSpreadsheetでまとめ、会計理事にJiraで依頼する
【会計理事】出金して、銀行メモ欄にチケット番号を書き、イベント会計に渡し、Jiraに記録する
【イベント会計】利用金額をSpreadsheetに反映して残額をまとめる
【イベント会計】残額を会計理事に渡しJiraで報告する
【会計理事】残額を入金し、銀行メモ欄にチケット番号を書き、Jiraで報告する
詳細
当日現金のリクエストを集めます。 ※当日現金払いとなる、 (1.5ヶ月前頃)各チームに働きかけて、当日現金のリクエストを集めます。 ※当日現金払いとなる、 キーノートスピーカー交通費や、遠方支援含みます
本予算上のどの項目に対して、各額面通貨がそれぞれ何枚必要かをスプレッドシートに入力してもらうと効率的です。(GoogleDriveに2018のものがあります)
当日の予備費を現金で用意すると、出納帳を作ったり、使わなかった分を銀行に戻したり、といった手間が発生します。当日はバタバタするのでメモ忘れや二重にメモして数十円ズレたりしやすく、後日金額を合わせるのにかなりの手間がかかります。当日どうしても必要なものは、スタッフ各自立替で行い、立替申請をオススメします（これで金額の記録も残ります）。
2017年以降、両替手数料が上がり、両替後枚数が11枚以上は540円かかります。両替ができるだけ発生しないように組み立てると良いでしょう（海外スピーカーの交通値などは上限金額を決めれば1円単位で厳密に扱う必要はないはずです）
(1ヶ月前頃)必要な当日現金について、一社の銀行口座担当者に準備を依頼します。
当日現金は、ＪＭＢカードが使える三井住友銀行のＡＴＭを使って引き出します。窓口のある店舗のＡＴＭであれば1円単位で引き出しが可能です。
現金の両替はどうしても必要になります（遠方支援のために1000円札が数十枚、等）。個人のATMで10000円両替引き出しをすることで、両替窓口の利用を回避できます。5000円札と硬貨は両替窓口を使って、1日10枚まで用意可能ですが、多い場合は手数料540円（消費税10%以降は550円）を含めて現金引き出しを行うとよいでしょう。
受け取った現金を分配し、希望者に配布します。 ※証憑を受け取ることをリマインドします
イベント後、残金と証憑を各担当者から回収します。
残金を、一社の銀行口座担当者に渡します。
残金が出ないように運用しましょう。
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業務上必要な文房具等の諸経費も、予算項目として扱い、所定の手続き・承認を経て予算シートに登録する
他の予算項目と同じ手続きで、支払いの実行(予算の執行)を行う。
他の予算項目と同じく、クレジットーカード払い、銀行振込、立替払い(&精算)のいずれかの方法で支払い・精算が行われる
詳細は、支払いの申請(クレジットカード払い・銀行振込・立替)・承認・対応 を参照
Freee・PayPalを利用した請求書発行
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