イベント開催日から逆算して、だいたい以下の様なスケジュールで進めています。
時期 | 全体 | 事務局 | 会場 | プログラム | メディア |
|---|---|---|---|---|---|
一年前 | 座長決定 チーム立ち上げ 会場決め 環境整備 | ||||
9ヶ月前 | マイルストーン作成 イベント方針決定 テーマ決定 仮予算作成 | ||||
6ヶ月前 | ロゴ決定 名刺作成 | スポンサーメニュー決定 | 会場視察 会場利用方法の決定 | キーノート決定 タイムテーブル案作成 同時通訳手配 | Webサイト構築開始 |
5ヶ月前 | スポンサー募集開始 | ネットワーク構成検討 | トーク募集開始 タイムテーブル決定 | Webサイト構築公開 | |
4ヶ月前 | 予算見直し 予算優先順位決定 | チケット発売開始 遠方支援受付開始 スポンサー企業向け説明会 冊子のデザイン作成 | ランチメニュー決定 パーティーメニュー決定 コーヒーブレイクメニュー決定 | トーク募集締め切り チュートリアル決定 | メディアスポンサー候補へ連絡 |
3ヶ月前 | 打ち上げ会場決定 動画配信業者との調整 音響、照明の現地調整 必要資材の洗い出し | トーク審査、決定 チュートリアルチケット発売 | |||
2ヶ月前 | スポンサー締切告知 グッズデザイン確定 遠方支援受付終了 | トーク採用通知 | 開催前/後レポートのスケジュール確定 | ||
1ヶ月前 | スポンサー締切 エントランスバナー、バックパネルデザイン確定 参加者数見込み確定 受付マニュアル作成 ノベルティ発注 冊子発注 | 備品借り出し 配送手配 駐車場手配、割り振り 看板、案内印刷物作成 | スプリント準備 オープニング、クロージング準備 | パトロンスポンサーページ公開 開催前レポート作成 | |
開催直前 | 事前準備のタイムスケジュール確定 当日の人員配置作成 | グッズの袋詰 現金、領収書準備 名札印刷 | 準備品確定 | キーノート資料を同時通訳に共有 | タイムテーブルのTwitter通知準備 |
イベント後 | 振り返りミーティング 決算処理 | スポンサーへのお礼 | 動画まとめ | スライドまとめ | 事後記事作成 |