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概要

  • 必要な支払いについて、申請を行い、承認を得て、支払いを実行する

目的

  • 会計・予算担当の予算管理工数を減らすため

  • イベント予算の収支バランスを維持するため

    • 決定した仮予算や本予算を自由に変更できると、収支計画のバランスが崩れ、大幅赤字の原因や、重要な予算の縮小につながってしまう

スケジュール

  • 仮予算決定時まで: 支払い申請のプロセスを定義し、周知する

    • 仮予算決定以降から支払いの依頼が増えてくるため

気をつける点

  • 収支バランスをコントロールした収支管理を目的として、会計担当にとって、最適・最効率なプロセスを定義することが重要

    • 手段が目的とならないよう、会計担当者の判断で、必要に応じて簡略化・厳格化する

  • 予算シート上の内容から変更があった場合は、予算の変更申請を行ってから支払い申請を行う

標準的なフロー(作成中)

Step

担当者

(管轄の)チームリーダー
※リーダーが申請する場合は、他のチームメンバー

会計担当

※場合によっては、副座長・座長が代行

※会計担当が申請する場合は、座長または副座長

1

  • 予算項目追加・変更用のJIRAチケット作成(テンプレート有)し、チケットを管轄のリーダーに渡す

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2

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  • チケットを確認して

    • [却下]チケットに却下理由を記載し、担当者にチケットを戻す

    • [承認]承認した旨をチケットに記載し、必要に応じてコメントを加えて、担当者にチケットを戻す

-

3

  • リーダー承認されたチケットのコメントを確認し、チケットを予算担当に渡す

  • チケットを渡したことをSlackで予算担当・副座長・座長にメンションする

  • 予算担当から反応がない場合は、再度メンションしてリマインドする

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4

-

-

  • チケットステータスを”In Progress”にする

  • 申請内容を確認して

    • [却下]チケットに却下理由を記載し、担当者にチケットを戻す

    • [承認]

      • 予算シートを更新する

      • チケットステータスを”Resolved”にする

      • 承認した旨をチケットに記載し、必要に応じてコメントを加えて、担当者にチケットを戻す

  • チケットを戻したことを、担当者をメンションしてSlack上で連絡する

5

  • 更新された予算シートを確認し、問題がなければチケットステータスを”Closed”にする。

  • 問題があれば、予算担当に連絡

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-

申請テンプレート

件名

予算「(項目名)」追加/変更の申請

本文

チーム名:
申請者:
申請承認者: (リーダーが承認後記入)
申請確認者: (座長、副座長、予算担当が項目追加後記入)

追加・変更項目名:
　(変更の場合)変更元の項目番号・ユニークID等:
追加・変更金額:
追加・変更理由:

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