イベント収支報告

概要

イベントの収支情報をとりまとめ、一般公開する

目的

イベントの収支を公開し、カンファレンス活動がオープンな活動であることを示すため(PyCon JPの方針)
- 非営利活動ということで協力いただいている団体・企業に対して、情報を公開するため

スケジュール・作業内容

開催2ヶ月後:
- イベントに関する全支払と、全入金を完了させる(収支の確定)
  - 会期後支払いのもの、会期後入金のものを把握して、対応をすすめる
- 会計事務所にイベント収支表作成を依頼する(JIRA等)
  - 例年と同じフォーマットのものを依頼する
  - 期日は開催4ヶ月後頃を目処(会計事務所と相談)
開催5ヶ月後
- 会計事務所作成のイベント収支表を確認する
- 収支表上の疑問点を解決する
  - 例
    - 広告を出していないのに「広告宣伝費」がある
      - →明細を確認して、何が「広告宣伝費」に分類されているか確認する。イベントに関係ないものが含まれていたら指摘する。
    - 表の各項目の合計が合っていない
      - →明細や四捨五入前の数値を確認する。各項目を四捨五入した結果、四捨五入前の合計値と差が生じている場合がある。
    - 会計事務所は、一社活動の入出金とイベント活動の入出金の区別が厳密にできるわけではないことに留意する。誤りがあれば指摘して修正してもらう。
- 収支表を「問題がない状態」に仕上げ、公開用Blogを作成する
  - 例年の収支報告のBlogを参考にする
  - イベント収支表(PDF)を公開(GoogleDrive等)し、Blogから参照できるようにする
  - 気をつける点
    - 読み手が誤解なく収支情報を読み取れるか
      - 必要以上に営利が出ているように見えないか
      - 営利目的の活動に見えないか
        例: 接待交際費等の会計科目は誤解の元になる
      - 一見して、不透明・不自然に見える収支が無いか。金額規模がないか。
        例: 広告宣伝費に、Tシャツ費用が含まれていて、見かけ上広告宣伝に多額の費用を費やしたように見える
        例: ボランティア団体のはずなのに「報酬」科目に多額の金額が計上されている。内実は同時通訳やチュートリアル等の外部講師費用。
    - 読み手が誤解しそうな部分に、注釈を明示する。
      - 例: 科目上は「広告宣伝費」となっていますが、主にスピーカー配布用のTシャツ費用です。
- Blogのレビュー依頼を行い、仕上げる
  - 悪い方に誤解されるものと思って慎重にBlog記事を仕上げる必要があり、自分以外の誰かにレビューは必須
  - 誤解されると不要な炎上につながる
- Blogを公開する

(参考)過去の収支報告Blog

その他

PyCon JP では以下のようにイベントのページから決算の概算(カテゴリごとに集計したもの)を参照できるようにしています。

PyCon JP 2015 決算

それとは別に、一般社団法人PyCon JPとして会計年度ごとの決算報告を行っています。ここにイベント以外の収支も含まれています。

決算報告 — PyCon JP