一般社団法人PyCon JP Associationが取り扱うイベントにおける旅費を対象とします。
旅費は、交通費（車、電車、飛行機などの公共交通機関）と、必要と認める宿泊費です。
1人1日1回あたり3,000円を超える旅費が発生する場合は事前申請が必要
公共交通機関（バス、電車、モノレール等）は、特急を含めて領収書不要（申請のみ）でよい
在来線は領収書不要
特急は乗車日程、区間、料金を明示すること
特急を使う理由は合理的であること(使わない場合2時間以上かかる）
特急は指定席利用もOK
飛行機は飛行機は領収書が必要
タクシーは領収書が必要(宛名不要)
駐車場は領収書必要(宛名不要)
ホテル等の宿泊費は領収書が必要(宛名(PyCon JP Association)があることが望ましい)
注釈
迷ったら、領収書を発行してもらい、提出お願いします
前泊・後泊が必要な場合、宿泊費を請求して下さい
当日のイベント活動までに現地に移動することが難しい、またはイベント後に帰宅することが難しい場合が該当します
交通機関の影響を受けやすい場所へ移動する場合、相談のうえ前泊・後泊をOKとします
当日の移動が十分に可能な状況で、前泊または後泊して現地で個人の活動を行う場合、追加の宿泊費について支払の対象とならない場合があります
ツアーを利用したほうが安く、ツアーの構成が1泊必要より多い等は支払い対象とします。詳細については個別相談とします
自家用車を利用する場合、走行距離1kmあたり15円をガソリン代その他費用として精算を行う。
レンタカーの場合は、かかった費用を領収書にて精算を行う。
有料道路代は、領収書又はカード決済情報を添付の上精算を行う。
普通車指定席を利用する。
エコノミークラスを利用する。
1泊あたり、7,000円から13,000円を目安とする。
ただし、高額な時期や場所であることが明らかな場合は、20,000円程度まで増額可能とする。
本ガイドラインは、旅費交通費の基本的な条件を決めているものです。条件に合わない場合、例えば費用の不足、座席の関係での座席クラスの変更などは、個別に相談の上申請を行うこととする。
また、飛行機の欠航や急な予定の変更があった場合で、領収書がもらえない場合は、支払証明書や予約証明書などを提出することで精算できる。