旅費規定 (PyCon JP Association)

2025年6月2日改訂 (宿泊費、ガソリン代の変更)

適用範囲

• 一般社団法人PyCon JP Associationが取り扱うイベントにおける旅費を対象とします。

• 旅費は、交通費（車、電車、飛行機などの公共交通機関）と、必要と認める宿泊費です。

事前申請の要否

• 1人1日1回あたり3,000円を超える旅費が発生する場合は事前申請が必要

領収書の要否

• 公共交通機関（バス、電車、モノレール等）は、特急を含めて領収書不要（申請のみ）でよい

  • 在来線は領収書不要

  • 特急は乗車日程、区間、料金を明示すること

  • 特急を使う理由は合理的であること(使わない場合2時間以上かかる）

  • 特急は指定席利用もOK

• 飛行機は飛行機は領収書が必要

• タクシーは領収書が必要(宛名不要)

• 駐車場は領収書必要(宛名不要)

• ホテル等の宿泊費は領収書が必要(宛名(PyCon JP Association)があることが望ましい)

• 詳細は 領収書規定 を参照のこと

注釈

迷ったら、領収書を発行してもらい、提出お願いします

宿泊費について

• 前泊・後泊が必要な場合、宿泊費を請求して下さい

• 当日のイベント活動までに現地に移動することが難しい、またはイベント後に帰宅することが難しい場合が該当します

• 交通機関の影響を受けやすい場所へ移動する場合、相談のうえ前泊・後泊をOKとします

• 当日の移動が十分に可能な状況で、前泊または後泊して現地で個人の活動を行う場合、追加の宿泊費について支払の対象とならない場合があります

  • ツアーを利用したほうが安く、ツアーの構成が1泊必要より多い等は支払い対象とします。詳細については個別相談とします

車利用

• 自家用車を利用する場合、走行距離1kmあたり20円をガソリン代その他費用として精算を行う。

• レンタカーの場合は、かかった費用を領収書にて精算を行う。

• 有料道路代は、領収書又はカード決済情報を添付の上精算を行う。

特急の座席クラス

• 普通車指定席を利用する。

飛行機の座席クラス

• エコノミークラスを利用する。

宿泊費の目安金額

• 1泊あたり、7,000円から18,000円を目安とする。

• ただし、高額な時期や場所であることが明らかな場合は、25,000円程度まで増額可能とする。

例外処理

本ガイドラインは、旅費交通費の基本的な条件を決めているものです。条件に合わない場合、例えば費用の不足、座席の関係での座席クラスの変更などは、個別に相談の上申請を行うこととする。

また、飛行機の欠航や急な予定の変更があった場合で、領収書がもらえない場合は、支払証明書や予約証明書などを提出することで精算できる。