もくじ

ミッション

• 予算策定の中心を担い、イベントの収支のバランスを取る

• 予算の消化状況を把握し、想定外のお金の動きがないかを把握する

• 予算を元に各種業者等への支払い処理を行う

会計チームのタスク

予算の管理・更新は 予算管理に記載しています

支払い処理

最終目的: 各種支払いが後から追跡・分類できるように証憑(レシート・領収書など)を回収する

方法はFreeeクレカ・銀行振り込み・デビット(+ 最終手段として個人立て替え)

• Freeeクレカは事前にSlackのワークフローで承認を依頼してもらうルールとした

• 銀行振り込み・デビットはテンプレート用JIRAチケットをクローンして進めるルールで運用した(2020以降の踏襲)

  • テンプレート用JIRAチケット:https://pyconjp.atlassian.net/browse/TAT-67

  • 起票時に書いてもらう内容: 項目名、支払い先、支払い希望日、金額、インボイス番号、支払い方法、請求書へのDriveリンク

  • チーム内、または共同座長にダブルチェックをしてもらって執行する

    • 銀行振り込みの場合は会計事務所へ依頼

    • デビットカードの番号発行は 支払い用銀行口座・バーチャルクレジットカード番号発行

定型的な会計業務の委託

秘書サービスのi-STAFFを使って、以下の定型作業を依頼した

Patron / Business チケット購入者への領収書発行

refs: https://pyconjp.atlassian.net/browse/TATIQ-188https://pyconjp.atlassian.net/browse/TATIQ-211

• 背景: Patron / Businessのチケット購入者は(connpass発行以外の様式を)希望する場合、主催チームから領収書を発行することになっているため

  • connpass PyCon JP 2024 (2024/09/27 09:00〜) 「チケット種別」の項目より抜粋:

    • Patron / Business: 一般参加者で領収書が必要な方はこちらを購入してください。

• 対応タイミング: 問い合わせがJira Service Managementの問い合わせケース(以下JSMチケット)で来るので、随時Slackで連携

領収書突き合わせ(Amazon Business, Meta広告)

• 背景: Amazon BusinessとMeta(Facebook, Instagram)広告の領収書を、JIRAキー・Freeeカードの決済履歴との紐付けをする必要があるが、件数が多かったため依頼した

• 依頼内容: ファイル名の先頭に、JIRAのキーまたはFreeeカードの取引IDを追加する

  • Amazon BusinessはJIRAチケットがあるので、チケットの内容と照らしあわせて対応させる

    • NOTE: 2024では会期直前に発注が複数チームから来て工数が膨らんだので、一括で発注してもらえるように周知や仕組みをつくりたい

  • Meta広告Freeeカードの取引一覧の日付と金額と整合性をとって対応させる

会計チームが扱わない範囲

• 参加者用チケット販売: 参加者管理チーム(2024)

• スポンサー募集: スポンサーチーム(2024)

• 各種発注業務: 会場チーム(2024) 広報チーム(2024)