参加者管理チーム(2024)
- Manabu Terada
- nishimotz
- Peacock (Yoichi Takai)
ミッション
参加者への情報提供やチケット販売を行う。
当日の受付や参加者が楽しめる環境づくりをする。
参加者管理チームが扱う範囲
使うサービスを選ぶ。2024 では connpass を使用した
チケットの種類と枚数を決める
予算、会計チームと調整
チケット販売システムに入力する情報を作成。会場チームなどと調整する内容もある
割引枠は、条件を明確に告知する
年齢制限であれば何月何日時点で？
身分証による確認
インボイス対応領収書の可否
ビジネス枠のみ、など
含まれるもの、含まれないものを明確に。パーティなど
説明は日本語と英語で書く
チケット購入時に入力してもらうアンケートの項目を作成する
アンケート回答はランチやTシャツなどの数量の判断に用いる
チケット発売を告知するブログを書く（日本語と英語）
購入方法
旅費支援の実施予定
託児サービスの提供予定
2024年は7月13日（土曜）18時に発売開始。週末で、中の人が問題発生時に対応できるタイミングを選んだ。
スプリントのチケットも公開する（プログラムチームと調整）
託児所の申し込み方法を告知する（託児所運営者を申し込み先とする）
スポンサーチケット（バウチャー機能を使用）
売れ行き状況に応じて販促（PRチームなどと調整）ブログ執筆など。
パトロンチケット購入者対応（エントランスバナー）
フォームで情報提供を依頼
アイコンURL: 800px以上の正方形で
掲載用の名前
名簿管理
主催メンバー、チケット購入者、スピーカー、VISA申請者、遠方支援希望者などを、必要に応じて紐づけて把握する必要がある
VISA対応
海外からのスピーカーおよび参加者が査証(ビザ・Visa)取得を必要とした場合、一般社団法人PyCon JP Associationは、「招へい理由書」(インビテーションレター)を出す
Visaの申請条件
PyCon JP の発表者またはスタッフである。
PyCon JPの参加チケットを購入済みである。
入国は、PyCon JP参加を目的とし短期滞在である。
日本の外務省が入国を禁止、制限している国・地域でないこと。
スピーカーやスタッフもチケット購入が必要
Visaが必要な場合、チケット購入後、フォームに登録
登録された情報に基づいて、招聘状の作成を行政書士に依頼
遠方支援
チケット販売開始時にあわせて告知をする。connpass での紹介、ブログ記事作成。
対象者の選び方を決める
申し込みフォームを作る（一般社団法人の遠方支援と調整をした）
申し込みを精査し、対象者を決める
対象者に連絡をして必要な情報を得る
支払いを行う（一般社団法人と調整し、現金は直接扱わない）
PSF Grant Proposals
申請
報告の提出
デザイン、数量確定、発注、受け取り
名札
バリアブル印刷で作成し、QRコード、アイコン画像を入れる
できあがった名札に NFC 書き込み
Tシャツ
名札ケース、ストラップ
お弁当（会場チーム連携）
参加者への情報提供及び問い合わせ対応
connpass お問い合わせメール対応
Jira Service Management の問い合わせ先メールアドレスを作り、告知し、対応
connpass メッセージ
発売時
グループや過去イベントのメッセージで告知
開催日のすこし前にチケット購入者に送信
託児サービスの申込締切
スプリントの告知
開催日のすこし前にチケット購入者に「受付のご案内」を送信
1日目の受付開始、オープニング、パーティ開始
QRコード機能で出席処理を行うこと
受付番号によって事前印刷済みの名札がある場合とない場合がある
会場内では常に名札を着用
2日目の受付開始、オープニング、終了
1日目に受け取った名札を持参するようにお願い
名札の説明
NFC機能
行動規範
キャンセル等
スピーカーとして参加する場合
スポンサーとして参加する場合
お問い合わせ先
Day1 の夕方前に「アンケートのお願い」を送信
掲示物
どこから来ましたか？ポスターを作成し掲示、最後に写真で記録を残す
パトロンチケット購入者を紹介するポスターの作成、必要な情報の収集
当日受付
事前に受付マニュアル作成
QRコード受付担当者のアカウント情報
設営、リハーサル、最終チェックの開始時刻
前日、1日目、2日目のやることリストと開始時刻、担当者
受付がエラーになった場合の対応方法
スピーカー、キーノート、招待講演の人、スポンサーが受付に来た場合の対応方法
想定質問
QRコードの表示方法
施設案内
タイムテーブル案内
受付担当者への説明
受付スペースの設営（説明は日本語と英語で）
受付リハーサルを行い確認する
列の作り方
担当者
QRコードで受付
名札を並べておき、受付が終わった人に取ってもらう
ストラップ、ケース、ステッカー等の配布の案内
connpass 受付番号で場合分けして、事前に名札が印刷されていない人には、白紙を渡して会場で記入してもらった
スポンサー受付（スポンサーチームと調整）
バウチャー枠対応
業者タグ対応
スピーカー受付（プログラムチームと調整）
Tシャツ配布
Day1の昼から配布を開始した
託児所の利用者を担当者につなぐ
旅費支援の精算（担当者につなぐ）
参加者用アプリ
作成していない
参加者アンケート
購入時のアンケートと、参加後に回答を依頼するアンケートがある
クロージングで「何カ国から参加があった」を紹介するための集計
アンケート項目を作成
フォームURLのQRコードを作成（クロージング等で使用）
内容を集計する
終了後アンケートはブログ記事として報告、PSF 報告でも使用
冊子作成
作成していない
当日のヘルプデスク
何かあったときに備えて「問題発生時」の対応方法を把握
主催メンバー対応
主催メンバー用チケットの販売
Well done party の受付対応
参加者管理チームが扱わない範囲
Webサイト全般: 広報チーム(2024)
スポンサー用チケット: スポンサーチーム(2024)
メディア用チケット: 広報チーム(2024)
スピーカー入場管理: プログラムチーム(2024)
業者入場: 会場チーム(2024)
パーティー: 会場チーム(2024)
ノベルティ作成: 広報チーム(2024)
予算管理: 会計チーム(2024)