全体会議
- Yoshiro Nishimura
概要
全体会議の準備を行い、開催する
目的とその手段をしっかり考え・参加者に共有し、理解してもらうことが重要
目的
各チームの懸念点・問題点について、チームを越えて解決を図る起点とする
参加者は、懸念点や問題点の解消・アイディアに協力する
進捗共有を通じ、各スタッフが、PyCon JP全体の動きを把握する
スタッフ活動・個々のタスク進行において、現状の全体像の把握は非常に有用だが、(リーダー以外のスタッフや初参加スタッフなど)スタッフ全員がSlack上の情報の流れを把握しきれるわけではなく、強制されるわけではない。
自分に関わりの薄いタスク・チームの進捗情報も積極的に確認したほうがよい。
全体会議の場で、自分に関わりの薄いチームの状況を確認することが、全体像の把握に最も効率的な方法。
全体像を把握することで、自分のアサインされているタスクのより深い理解や作業精度の向上につながる。
顔合わせして、Slack上のリモートコミュニケーションを円滑にする
顔を合わせてお互いを知ることで、Slack上のリモートコミュニケーションをより円滑にする(不要な遠慮・無駄な気遣い等が減るといいなと思います)
慣れていないスタッフのチーム活動入門
報告アジェンダを書いてみたり、会議後にBlogを書いてみるなど、慣れていないスタッフがチーム活動に入り込むための大きな助けとなる
ファーストタスクは、チーム活動に入っていくためには非常に効果的
(会議後時間があれば) 初参加スタッフ・お試し参加者へのサポート
今年初参加のスタッフが活動しやすいようにサポートする
参加したばかりだと、Slack上/コール上では自分から発信しにくいケースが多いと思うので、インタラクティブなコミュニケーションの場で、慣れているスタッフ側から積極的に声をかけれると
お試し参加(賑やかし)の方に、スタッフ活動の雰囲気を感じてもらったり、疑問点を解消してもらう
積極的に声をかけましょう
スケジュール
会議日程を固定(毎月第●週目の▲曜日等)したほうが、スタッフが予定を調整しやすく、多くの参加者が見込める。
頻度は年度ごと、状況ごとの定義でよいが、多すぎるとスタッフの負担になることに留意。
2020年
2020年4月まで
毎月第1木曜日20:00
2020年5月以降
毎月第1・第3木曜日20:00
現地開催から、急遽未経験のオンライン開催に変更となったことを背景に、いち早く問題・課題をキャッチ・解消するために、全体会議の頻度を上げた。
2019年以前
月1回程度を目安に、調整さんを用いて日程を設定
気をつける点
この場で議論は行わない。課題・問題・状況の共有のみ。
時間が限られているため
効率的に進めるために、各チームリーダーもしくはその代理が、予めアジェンダに報告事項をまとめておく。
その場でまとめたり、自チームの情報を確認することがないようにする
報告・共有事項の事前まとめは、座長・副座長が強く促す。
開催日時を固定した後に、connpass/会議ツールの設定を一気に行ってしまったほうがよい
connpassの準備が直前になる、一社会議と重複すること等を避ける
会議ツールは何でもよいが、Slackだとお試し参加の人が参加する手段がない。
2020はPyCon JP AssociationのZoomを使って開催。
チェックリスト
会議日時の決定
会議ツールの設定 (Zoom等)
2018以前はslackで開催
connpassの作成
Slackでの周知
[任意] スタッフ募集を兼ねて、twitterなどで告知
以下は優先度が低いです。他のページを先に埋めてもらって大丈夫です
各タスクの詳細
Blogの作成
全体会議の開催をBlogに書いて発信する
準備進んでいることを、参加希望者やスポンサー候補企業に知らせる
初参加スタッフのファーストタスクとして最適であり、チーム活動に入り込むための助けとなる。
(項目の名前)
(ここに項目ごとになにをやるのかを詳細に書く)