スピーカー受付の動き

スピーカー受付の流れ

スピーカーがトークの30分前にスピーカー待機のZoomに入って来る
- スピーカーには事前に上記を連絡しておく
受付確認、案内を行う
そこで待機してもらう
トークの15分前に各セッションのzoomに移動してもらう

スピーカー受付でやること

スピーカーの受付（5人揃うことを確認）
来ていないスピーカーにはfellow Slackの#jp-2020-speakersでメンションする
- 〇〇さん、DMでスピーカー待機用ZoomのURLを送りました。至急ご参加お願いします
- DMで、スピーカー待機用のZoom へご参加お願いします
- Hi, {{ name }}. I send a DM with a waiting Zoom room for speakers. Please join as soon as possible
- DMで please join Zoom URL
- 来ていないスピーカーにメールもする=chatと同じ文面をメールで送る
- どのトークかわからない場合はタイトルを聞くとよさそう What is your talk title?
待機のアナウンス
- 15分前になりましたら発表する部屋にご移動いただきますので、それまでこちらの部屋で待機をお願いします
- ハウリング防止のため、PC内蔵スピーカーは利用せず、イヤホンのご利用を推奨いたします。
- ※部屋を抜けてしまうと迅速なお声がけが出来ないので、他のトークを聞きに行く等の退出は基本NG
- ※入ったままでお手洗いに行くとかは全然OK
発表部屋への移動アナウンス
- 15分前になりましたので、発表する部屋にご移動をお願いします
- 部屋には司会と、Zoom操作のスタッフがおりますので、発表前のご準備を行っていただけます
- 入室後にZoomのチャットでスピーカーが来たことを伝えてください
- 例：「次のスピーカーの{{name}}が来ました」
以下英語版アナウンス
- For English speakers,
- Thank you for participating in Pycon JP and joining the speaker waiting room.
- Please stay here until we will informed.
- We will inform you 15 minutes before your talk.
- The next session will start at 11:50 pm.
- For good sound, we recommend you to use an external earphone or microphone.
- If you have any questions, please feel free to ask us.
- Thanks for your cooperation.
１５分前はこっち
- For English speakers,
- Thank you for participating in Pycon JP and joining the speaker waiting room.
- Now, it's 15 minutes before your talk.
- Please move to your session Zoom Room.
- When you enter the room, please let the staff know the speaker is here via Zoom chat.
- Example “ The next speaker, {{name}}, is here.”
- Thanks for your cooperation.

受付の方への伝達事項

受付スタッフの皆様には、上記案内をお願いしたいです
上記に記載されていないイレギュラーな質問対応は、xxxさんが担当しますのでご相談をお願いします
何度か受付を担当し、ご自身で回答できるようになった質問については、ご自身でご回答をお願いきますと幸いです

その他

画面共有の最終確認をしたいスピーカー対応
- →受付スタッフがホストになる。スピーカーを共同ホストにして画面共有してもらう
- 参加者アイコン→ホストの要求→waitingのホストキーを入力
質問があれば回答する（ここが難易度高いし事前に洗い出せなさそう）

Session Chairの動き

Session Chair の役割
- セッションの司会進行、及びタイムキーピング。
具体的な動き（オンライン開催の場合）
- 担当セッションの Zoom 部屋に２０分前には入室。
- 入室した旨をSlackに投げる。
- その後は台本に従って進行を進める。（詳細は台本に掲載）
- 登壇者が発表している間、画面を切ったりせずに相槌を打つなどして発表しやすい雰囲気を作る。
- 適宜タイムキープをする。
- 発表終了の後、質疑応答の進行を進める。質問が出なかった場合は Chair が質問する。
- セッション終了後、終了の旨をSlackに投げる。
- 笑顔が望ましい。
大事なところ
- セッション部屋に入室したら、必ずSlackに投げる。
- 担当セッションのManagerを事前に把握して、配信のトラブルなどに備えること。
共有ドライブ「2020」で当日の台本を見られます（リンクはConfluenceには貼らないルールです）
- 02_Contents Team > 02_トーク > 05_当日運営

Managerの動き

Managerの主な動き
- トーク開始15分前：スピーカーが登壇先のZoom移動時にスピーカーをZoomの「共同ホスト」に設定
- 登壇者が登壇されるまでの時間は画面共有を幕間スライドに戻す
  (15秒切替・ループを設定して▶ボタンをクリック)楽屋（スピーカー待機室）の動き
- トーク開始3分前：読み上げの裏でZoomとYouTubeで音声・画像チェック　※YouTube URL一覧
  音声はクリアか（途切れていないか、雑音が入っていないか）小さすぎないか、大きすぎないかの確認をしておく
- Zoom, YouTubeいずれか片方で問題があった場合はManagerが止める
  「お待ちください。音声のトラブルに対処しています」
- 登壇者が登壇する際にスピーカーにスポットライトを当てる。
- 登壇中(トーク開始3分後頃)：トークのスクリーンショットを保存する(Zoomの全画面表示を解除して上に参加者が映っている状態で撮る)
- 登壇中(トーク開始10分後頃)：ZoomとYouTubeLiveの視聴者数をカウントしSpreadsheetに記入
- トーク終了(かつ2-3分前にトークが終わっている)：ミュートの解除を求める（参加者が声が出せるようになる）
- トーク終了：スポットライトの解除
- トークの時間が終わったらZoom上に残っている挙手状態のユーザーの挙手を解除する
  - 「参加者」の「すべてミュート」（質疑で話した人を戻す）
  - ホストを次のManagerに渡す
- トークとトークの間にすること：幕間スライド（Googleスライド）を表示して画面共有する
  - 次のManagerが来たらホストを渡す
（書きたい項目があれば自由に追加して下さい）