支払いの申請(クレジットカード払い・銀行振込・立替)

概要

必要な支払いについて、申請を行い、承認を得て、支払いを実行する

目的

会計・予算担当の予算管理工数を減らすため
イベント予算の収支バランスを維持するため
- 決定した仮予算や本予算を自由に変更できると、収支計画のバランスが崩れ、大幅赤字の原因や、重要な予算の縮小につながってしまう

スケジュール

仮予算決定時まで: 支払い申請のプロセスを定義し、周知する
- 仮予算決定以降から支払いの依頼が増えてくるため

気をつける点

収支バランスをコントロールした収支管理を目的として、会計担当にとって、最適・最効率なプロセスを定義することが重要
- 手段が目的とならないよう、会計担当者の判断で、必要に応じて簡略化・厳格化する
予算シート上の内容から変更があった場合は、予算の変更申請を行ってから支払い申請を行う
- 詳細は、予算追加・変更の申請 を参照

標準的なフロー(作成中)

Step	担当者	(管轄の)チームリーダー ※リーダーが申請する場合は、他のチームメンバー	会計担当 ※場合によっては、副座長・座長が代行 ※会計担当が申請する場合は、座長または副座長
1	予算項目追加・変更用のJIRAチケット作成(テンプレート有)し、チケットを管轄のリーダーに渡す	-	-
2	-	チケットを確認して [却下]チケットに却下理由を記載し、担当者にチケットを戻す [承認]承認した旨をチケットに記載し、必要に応じてコメントを加えて、担当者にチケットを戻す	-
3	リーダー承認されたチケットのコメントを確認し、チケットを予算担当に渡すチケットを渡したことをSlackで予算担当・副座長・座長にメンションする予算担当から反応がない場合は、再度メンションしてリマインドする	-	-
4	-	-	チケットステータスを”In Progress”にする申請内容を確認して [却下]チケットに却下理由を記載し、担当者にチケットを戻す [承認] 予算シートを更新するチケットステータスを”Resolved”にする承認した旨をチケットに記載し、必要に応じてコメントを加えて、担当者にチケットを戻すチケットを戻したことを、担当者をメンションしてSlack上で連絡する
5	更新された予算シートを確認し、問題がなければチケットステータスを”Closed”にする。問題があれば、予算担当に連絡	-	-

申請テンプレート

件名

予算「(項目名)」追加/変更の申請

本文

チーム名:
申請者:
申請承認者: (リーダーが承認後記入)
申請確認者: (座長、副座長、予算担当が項目追加後記入)
追加・変更項目名:
　(変更の場合)変更元の項目番号・ユニークID等:
追加・変更金額:
追加・変更理由: