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概要

  • 必要な支払いについて、申請を行い、承認を得て、支払いを実行する

目的

  • 会計・予算担当の予算管理工数を減らすため

  • イベント予算の収支バランスを維持するため

    • 決定した仮予算や本予算を自由に変更できると、収支計画のバランスが崩れ、大幅赤字の原因や、重要な予算の縮小につながってしまう

スケジュール

  • 仮予算決定時まで: 支払い申請のプロセスを定義し、周知する

    • 仮予算決定以降から支払いの依頼が増えてくるため

気をつける点

  • 収支バランスをコントロールした収支管理を目的として、会計担当にとって、最適・最効率なプロセスを定義することが重要

    • 手段が目的とならないよう、会計担当者の判断で、必要に応じて簡略化・厳格化する

    • 会計担当が収支コントロールに必要な情報が入手できるの範囲で簡略化したほうがよい

  • 予算シート上の内容から変更があった場合は、予算の変更申請を行ってから支払い申請を行う

  • 支払手段の優先順位

    • クレジットカード払い

      • 極力クレジットカード払いとする

    • 銀行振込

      • クレジットカード払いができない場合に限り用いる。

      • 会計事務所への依頼となるため、即日対応などができない。

    • 担当者立替

      • 精算作業の手間が発生するため、極力避ける

    • PayPal等他の決済手段

      • 処理や手続き・管理が煩雑になるため、原則用いない

標準的なフロー

Step

担当者

(管轄の)チームリーダー
※リーダーが申請する場合は、他のチームメンバー

会計担当

※場合によっては、副座長・座長が代行

※会計担当が申請する場合は、座長または副座長

座長

チケットステータス

1

  • 支払い申請のJIRAチケットを作成(テンプレート有)し、チケットを管轄のリーダーに渡す

    • 見積書・請求書を所定のフォルダに格納する

-

-

-

Open

2

-

  • チケットを確認して

    • [却下]チケットに却下理由をコメントし、担当者にチケットを戻す

    • [承認]チーム承認した旨をチケットにコメントし、必要に応じてコメントを加えて、担当者にチケットを戻す

-

-

Open

3

  • チーム承認されたチケットのコメントを確認し、チケットを会計担当に渡す

  • チケットを渡したことをSlackで会計担当・副座長・座長にメンションする

  • 会計担当から反応がない場合は、再度メンションしてリマインドする

-

-

-

Open

4

-

-

  • チケットステータスを”In Progress”にする

  • 申請内容を確認して

    • [却下]

      • チケットに却下理由をコメントし、担当者にチケットを戻す

    • [承認]

      • クレジットカード払いの場合: 座長にクレジットカード番号発行を依頼

      • 銀行振込の場合、会計事務所に振り込みを依頼

      • 担当者立替の場合は、特に作業無し

      • チケットステータスを”Resolved”にする

      • 承認した旨をチケットに記載し、必要に応じてコメントを加えて、担当者にチケットを戻す

  • チケットを戻したことを、担当者をメンションしてSlack上で連絡する

-

In Progress

→ Resolved

5

-

-

-

  • クレジットカード払い(3Dセキュア認証無し)の場合

    • バーチャルクレジットカード番号を発行し、DMで担当者に連絡

  • クレジットカード払い(3Dセキュア認証有り)の場合

    • チケットの決済手順を元に、クレジットカード払いを実行する
      ※決済時にワンタイムパスワードの入力が必要なため座長のみが実行可

    • 支払いが完了した旨を担当者に伝える

In Progress → Resolved

6

  • クレジットカード払い(3Dセキュア認証無し)の場合

    • 座長からDMでバーチャルクレジットカード番号を受け取り、支払いを実行

  • クレジットカード払い(3Dセキュア認証有り)・銀行振込の場合

    • 支払い完了の連絡を受け取る

  • 支払いの実行が確認できたら、チケットステータスを”Closed”にする。

  • 問題があれば会計担当に連絡

-

-

-

Closed

申請テンプレート

件名

{手段名}支払いの実行: {支払い名目} ({支払い先})

本文

概要: (支払い対象・背景について簡単に説明してください)

支払い名目: (例：名刺印刷代など)　
支払い先名:
支払い金額:
支払い希望日:
支払い方法: (銀行振り込み、クレジットカード支払い、担当者立替等)

振込先情報(銀行振り込みの場合):
※銀行名・支店名・口座種類・口座名義等
クレジットカード決済手順(3Dセキュア認証付きクレジットカード払いの場合):

請求書/領収書のリンク: (google drive等のリンク)
予算シートURL(固定URL):
予算シート内ユニークID(検索用):
予算シート内項目名:
予算シート内金額:
差額(予算シート金額 - 今回の支払金額):
誤差理由(超過がある場合・大幅な未消化となる場合):
関連Slackリンクなど: (支払いについてやり取りしているSlackやJIRAのリンクを記入してください)

申請者名: (申請者が記入)
チーム内承認者名: (リーダーが承認後に記入)
支払実行承認者名: (支払実行承認者が承認後記入)

詳細・補足説明:

関連項目

  • No labels