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記入された仮予算をもとにミーティングを実施し、全体でのすり合わせを行います。
仮予算が決定したら、Aの項目については各担当でタスクをすすめて、予算の範囲内で実施してもらいます。
仮予算なので細部に関しては追加・変更の余地はありますが、大枠でバランスを取っている状態のため、大幅な追加・変更には議論が必要となります。
仮予算精査の観点
優先度は適切か確度は適切か
単価や員数は適切か
少なすぎないか。多すぎないか。見積もりを取るなどで金額精度をあげれるものがないか。
足りない項目・余分な項目が無いか
二重に計上されているものはないか優先度A(必須)項目で支出と収入のバランスはとれているか
確度S+Aのみの項目で支出と収入のバランスはとれているか
キャッシュフローは問題ないか
赤字になっていないか。大幅な黒字になっていないか。
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予定よりも予算が必要となった項目について、予算として認めるかの確認
新規に予算を付けたい項目についての優先度決め
現在の収支バランスでの優先度A(必須)項目の見直し
今後収入が増えた場合に、どの優先度B項目から実施するかの順番の決定新規に予算を付けたい項目についての確度決め
現在の収支バランスでの確度A項目の見直し
今後収入が増えた場合に、どの確度B項目から実施するかの順番の決定
追加予算の確認
実際に見積をとってみたりすると予定よりも金額が必要になる場合があります。
また、新規にアイデアなどがでてきて、追加で予算をつけて実施したい場合もあります。
そういった項目を追加予算項目として記入し、支出として認めるかどうかを判断します。
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PyCon JPでは収入のほとんどはスポンサー収入とイベント入場料です。
イベント入場料はそのまま参加者の食事、グッズ代などに使用するため、人数が多少増減しても全体の収支バランスには大きな影響は与えません。
逆にスポンサー収入は大きく変動する(支出にはあまり連動しない)ため、スポンサー収入の状況が見えた段階で全体の収支バランスを見直します。
具体的には、収入が予定より多い場合には必須の支出項目を増やし、逆に少ない場合にはもともとは必須としていた項目を削るようなことがあります。
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確度Bの順番決定
スポンサー収入が増えた場合に支出項目を増やすということを書きましたが、見直し後に急に大口スポンサーが決まり、収入が増える場合があります。
その際に都度どの項目を実施するかをミーティングなどで決めていると時間がかかるため、あらかじめ追加項目の優先度を決めておきます。
優先度Bの項目の優先度を先に決めておくことにより、XX万円増えたので優先度1から3まで実施、といったことがある程度機械的に判断できるようになります。確度Bの項目の優先度を先に決めておくことにより、XX万円増えたので優先度1から3まで実施、といったことがある程度機械的に判断できるようになります。
こうすることにより、追加項目の決定までの時間を短くできます。
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