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PyCon JPは国際会議なので、海外のスピーカーとのやり取りは必須
プロポーザルの募集要項やスピーカーとのやり取りは日本語だけでなく英語も必要
トークの本数を決めるためには、カンファレンスが何日間で、各日何コマあり、並行何トラックかが決まっている必要がある
トークの本数＝2日間合計のコマ数 × 並行トラック数
内訳は15分トーク◯本、30分◯本、45分◯本のようになる
応募期間がひと月あり、最後に駆け込まれがちだが、仮に採択率が50%を超えそうな場合は、トラック数を減らして、トークの本数を減らしたほうがよいと思われる（2020は本数がギリギリだった）
プロポーザル募集時に、YouTubeへのアーカイブNGか、発表中の写真撮影NGかを聞いていた
レビューは1つのプロポーザルを3人以上でレビューする（多様な視点でレビューする）
採択以外に待機リストを用意する
辞退や連絡がつかない場合に待機リストから繰り上げ採択する
スピーカーがプロポーザルの内容を変更することを許容すると、スタッフのタスクは減り運用しやすくなる
2020はsessionizeのプロポーザルデータをマスタデータとして、PyCon JPサイトに掲載した（システムチームのページ参照）
スピーカーは申し出れば表示名やtypoの修正ができた（要望を聞いてスタッフが直すという作業が発生しなかった）
2019以前（現地開催）では、VISAの発行を考慮し、採択発表は3ヶ月前にしていた
辞退や渡航準備が間に合わない場合に備え、待機リストを手厚く用意していた
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