公募トーク

Owned by Takuya Futatsugi [nikkie にっきー] (Unlicensed), created
Last updated: 2020-11-28
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トークを募集するフォームを「プロポーザル」（提案の意味）と呼んでいる（カンファレンスで話したい人はプロポーザルを応募する）

英語ではプロポーザル募集を、Call for proposalsのように言う。これを略してCfPということもあり、PyCon JPスタッフの中でもプロポーザルの意味でCfPということがある

概要

  • トークセッションを公募・選定し、当日の全公募トークセッションを実施する

もう少し詳しく言うと

  1. 国内外やPython歴の長短を問わず、Python使いから広くトークを募集する

  2. カンファレンスで話すトークを選定する（全スタッフ・外部レビュアーの力を借りる）

  3. スピーカーとやり取りし、当日のトークを実施する

目的

  • PyCon JPのミッションの1つ「知識を分け合う」を実現する

    • 誰に：トークする人（＝スピーカー）

    • 届ける価値：

      • Pythonに関する自分のPython知識が他のPython使いに共有できて嬉しい

        • アウトプットすることで学びになる

        • ブランディングになる面もある（国際会議で登壇したという実績。転職などにつながる可能性）

    • 誰に：トークを聞く人（＝参加者）

    • 届ける価値：

      • Pythonの知らない面を知られて嬉しい

        • 自分の開発の中で試せて恩恵を受けられる

スケジュール（オンライン開催想定）

  • 6ヶ月前 プロポーザル募集開始の準備に着手する

  • 5ヶ月〜4ヶ月前 プロポーザルを募集する（募集期間：1〜2ヶ月間）

  • 3ヶ月前 レビュー開始までに採択するトークの本数が決まっている

  • 3ヶ月前 レビューを開始する（レビュー期間：1ヶ月間）

  • 2ヶ月前 採択したプロポーザルを発表する

  • 1ヶ月前 確定したタイムテーブルを発表する

  • 当日に向けての連絡を適宜行う

気をつける点

  • PyCon JPは国際会議なので、海外のスピーカーとのやり取りは必須

    • プロポーザルの募集要項やスピーカーとのやり取りは日本語だけでなく英語も必要

  • トークの本数を決めるためには、カンファレンスが何日間で、各日何コマあり、並行何トラックかが決まっている必要がある

    • トークの本数＝2日間合計のコマ数 × 並行トラック数

    • 内訳は15分トーク◯本、30分◯本、45分◯本のようになる

    • 応募期間がひと月あり、最後に駆け込まれがちだが、仮に採択率が50%を超えそうな場合は、トラック数を減らして、トークの本数を減らしたほうがよいと思われる（2020は本数がギリギリだった）

  • プロポーザル募集時に、YouTubeへのアーカイブNGか、発表中の写真撮影NGかを聞いていた

  • レビューは1つのプロポーザルを3人以上でレビューする（多様な視点でレビューする）

  • 採択以外に待機リストを用意する

    • 辞退や連絡がつかない場合に待機リストから繰り上げ採択する

  • スピーカーがプロポーザルの内容を変更することを許容すると、スタッフのタスクは減り運用しやすくなる

    • 2020はsessionizeのプロポーザルデータをマスタデータとして、PyCon JPサイトに掲載した（システムチームのページ参照）

    • スピーカーは申し出れば表示名やtypoの修正ができた（要望を聞いてスタッフが直すという作業が発生しなかった）

  • 2019以前（現地開催）では、VISAの発行を考慮し、採択発表は3ヶ月前にしていた

    • 辞退や渡航準備が間に合わない場合に備え、待機リストを手厚く用意していた

チェックリスト

  • スケジュールを参考にしてください（重複すると思ったので書きません）

各タスクの詳細

プロポーザルの募集を始める

2020の例：https://sessionize.com/pyconjp2020/ （2020年5月の1ヶ月間募集した。1人何本でも応募可能）

  • レビューから逆算してプロポーザルに必要な項目を設計する

    • コンテンツチームで検討し、他のスタッフにも意見を聞く（全員でレビューするため）

    • 🚨注意🚨：プロポーザルの応募フォームでは反社会的勢力排除の項目を設ける

  • プロポーザル募集に使うツールを選定する

  • プロポーザルを書くときの注意事項をPythonコミュニティに周知する（※）

    • PyCon JP Blogで書く（日英）

    • PyCon JPのTwitterアカウントで定期的に発信

（※）続くレビューではプロポーザルの情報をもとに判断する（プロポーザルの記載以外に判断材料はないということ）
そのため、プロポーザルの記載は非常に重要。
どのプロポーザルにもレビューに必要な情報が揃うことを狙って、2020では注意事項を手厚く準備した（1, 2）。
また、サンプルプロポーザルも用意している

レビュー

  • レビュー観点を決める（どんなカンファレンスにしたいかによる）

    • コンテンツチームで検討し、他のスタッフにも意見を聞く（全員でレビューするため）

  • レビューするための仕組みを整理する

    • 20-30人でレビューするので、誰もが守れる簡潔なルールを決める

      • 好みでなく観点に即してレビューする

      • 3段階（採択すべき、採択できる、採択すべきでない）で評価する（過去に食べログ形式を試した際は会議が紛糾したと聞く）

      • 採択すべきでないでない評価の場合は理由を書く（採択会議で参照するため）

    • 2020はレビューに使うWebアプリを自作した

      • レビュー用アプリは決して必須ではない

      • （経緯）sessionizeのレビュー機能が分かりづらく、レビュー用アプリまでいかなくてもGoogleフォームなどの準備は必要だった。Googleフォーム+レビューを円滑にすすめる自動化の規模を考えると、Webアプリ自作とそんなに変わらなさそうだったので、経験を積みたいnikkieがレビュー用アプリを作った

      • sessionizeでもpapercall同様のレビュー機能を開発中とのこと

  • 採択会議を開催する

    • スタッフを含む全レビュアーが集まり、プロポーザルの中から採択と待機リスト入りを決める

    • だいたい1日かかる（全てのプロポーザルを議論しなくても）

    • 発表は1人につき1回。複数提出した場合は、一番評価が高いプロポーザルについて議論すると進めやすい

    • トークのカテゴリ（2020ではTrackと呼んでいた）の間のバランスも考慮したい（NGな例：機械学習のトークばかり）ので、事前にどのカテゴリは何本くらい採択できそうかを算出しておく

      • トークの難易度（聴衆のレベル）についても同様

    • 事前の評価の平均を取り、上位から採択していく

      • レビューが全員Yesのように評価が高いプロポーザルに関しては、採択会議で議論せず、機械的に採択する

      • レビューが高いがNoがある場合はそのレビュアーに意見を求める（ここが懸念など共有してもらう）

      • レビューが高くても、同じカテゴリのトークや同じ難易度のトークが枠数採択されている場合は、待機リストに入れる（機械学習など人気のカテゴリで発生しがち）

  • 採択結果の連絡

    • プロポーザルを募集したシステム（2020はsessionize）の機能を使って、プロポーザルの応募者全員に採択結果を連絡する

      • 採択者には期日を切って、発表が可能か応答してもらう（応答がない限りスピーカーとしては確定しないことに注意）

      • 採択者から辞退の連絡があることもある

    • PyCon JP Blogに採択速報を出す

  • 待機リストからの繰り上げ採択

    • 期日までに応答がない採択者のプロポーザルは却下する（採択の取り消し）

    • 辞退した採択者や応答がない採択者の分、待機リストから繰り上げ採択する

スピーカーへの連絡

2020はsessionizeからスピーカーを選んでメールを送ることができた。
スピーカーには1つのGoogleドキュメントを共有し、更新するたびにメールで「変更しました」と連絡した。
連絡事項は1箇所にまとまっていたほうが後から見返しやすいため。また、メールを長文にしても読まれにくいため（Googleドキュメントは差分だけ確認しやすい）

https://docs.google.com/document/d/1g8Ly6n03avly-p3GMoQZhS9hIFm9-WwsoHTSUgqS0ZI/edit?usp=sharing

主な連絡内容

  • 当日までのスケジュール（見込みでも採択直後時点から共有しておく）

  • フォームの案内（採択直後）

    • タイムテーブルの希望調査

    • Tシャツ送付のための送付先（※Tシャツ送付についてはデザインチームのページ参照）

  • チケット購入依頼（採択直後）

  • オンライン登壇について（開催1ヶ月前から。情報共有やリハーサル案内）

  • タイムテーブル発表（開催1ヶ月前）

  • 質問への回答（←Googleドキュメントに記載しましたと回答することで、他のスピーカーにも共有できる）

タイムテーブル発表

スピーカーから集めた希望をもとに、タイムテーブルを用意する。
並列するトークの中でTrackが重複しないようにする（NGな例：ある時間帯で機械学習のトークが2つ）。
これは、機械学習のトークを中心に聞く、Webのトークを中心に聞くという参加方法をサポートするため。

2020はsessionizeの機能でバランスを見ながらタイムテーブルを用意できた

タイムテーブルはPyCon JP Webサイトにも載せる。
Webサイトの実装を担当しているスタッフと連携する（システムチームのページ参照）
2020はsessionizeのAPI機能を使い、マスタデータをsessionize管理でWebサイトに載せることができた（スタッフでマスタを管理するという作業が発生しなかった）