概要
次回イベントの座長就任後、座長が最初に行うことをまとめたページです
目次
Slack 環境の設定
作業
PyCon JP Slackに #2021 チャネルを作る
その他チーム用のchannelを作る
補足
Slackが活動の起点になるため、早めに作成するとよい
ただし、channelを作るとチェックする必要が出てくるので、余裕がないうちは敢えて作らないという選択肢も有り
パーミションの申請
JIRAのPyCon JP Association プロジェクトで、下記のパーミションを申請する
JIRA管理者権限
プロジェクト作成に必要
2019年現在、権限無しでもプロジェクトが作成できるかのような仕様になっているが、裏では "次世代ソフトウェア プロジェクト"という機能が不十分なプロジェクトになっていて、後から詰む
Slack 管理者権限
ユーザーの追加に必要
G Suite の設定
ShareDrive上に2021フォルダを作る
Google Adminで年度用スタッフグループを作る[オススメ]
1ユーザ毎に権限を付けるのが手間なので、グループに対して権限を設定しておくことで、グループに追加すればそのユーザーに権限が適用されるようになる
Slack上からコマンドでグループ作成とグループへのユーザー追加が可能
コマンドについては、Slack上で
$gadmin helpと打ってhelpを確認
JIRAプロジェクト作る[JIRAを使う場合]
年度のアイコンを決める
過去、OpenClipArtを使っていたこともある(閉鎖中)
著作権等権利処理されたものを使用
略称コードを決める(今までは干支から取っている)
WYI(2019), NEZ(2020)
プロジェクトタイプやワークフローを決める
過去のプロジェクトを参考に設定
種類が多く、複雑でよくわからないが、変なのを作ってしまうと後から直すのが手間
スタッフ申込フォーム
フォーム作成
例年Google Formで作成している
2020年より「反社会勢力じゃない旨の誓約(チェックボックス)」が必要 (Assoicaitionからの要請)
申し込みがあった場合に、以下を自動処理(2020はZapierで自動化)
自動処理内容
JIRAにスタッフ登録タスクを自動生成
Slackのチャネルに、スタッフ申し込みがあったことを自動通知
GSuiteの年度グループに自動追加(Driveのアクセスが可能になる)
補足
申し込みに対して対応漏れをふせぐために、Slackへの自動通知は強く推奨
公開・告知
フォームを公開する
BlogやTwitter、Facebookでスタッフ募集とフォームURLを告知
[任意]Twitter/Facebookに告知文を自動投稿設定
[任意]前年の来場者アンケートに「スタッフに興味あり」と書いた人に告知
mailchimpが使えないと厳しい、代替案が必要な可能性が高い
スタッフ名簿
スタッフ名簿を用意
スタッフ参加した人に入力を促す
支払い用銀行口座アカウントを引き継ぐ
詳細はここに記載しないこと(外部公開されているため)
銀行振込やバーチャルクレジットカード番号の発行に利用
引き継ぐもの
ログインURL/ID/パスワード
ワンタイムパスワード用トークンカード
バーチャルクレジットカード番号
PyCon JP の活動の支払いで使う。
主な用途としては、下記「2」の枠の個別支払い用のカード番号を都度発行・都度無効化。
カード番号4枠のうち、PyCon JP では3つを使用できる。スタッフに発行するのは主に「2」の枠。
1: 座長使用用(基本使わない)
2: 個別支払い用 = DM でスタッフに連絡用(都度無効化 → 再発行)
3: 継続支払い用 (番号変更しない&スタッフに公開せず座長が決済)
4: [使用禁止]一社用(番号変更禁止・使用禁止)
その他座長グッズの受け取り
PyCon JP Associationに保管されているものを受け取り
座長パーカー
カンファレンススピーカー(Jabra)
ノイズキャンセリングマイク付きヘッドセット(Jabra)