座長が最初に行うこと

Owned by Yoshiro Nishimura
Last updated: 2022-02-08 by Shunsuke Yoshida
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概要

  • 次回イベントの座長就任後、座長が最初に行うことをまとめたページです

目次

Slack 環境の設定

  • 作業

    • PyCon JP Slackに #2021 チャネルを作る

    • その他チーム用のchannelを作る

  • 補足

    • Slackが活動の起点になるため、早めに作成するとよい

    • ただし、channelを作るとチェックする必要が出てくるので、余裕がないうちは敢えて作らないという選択肢も有り

パーミションの申請

JIRAのPyCon JP Association (ISSHA)プロジェクトで、下記のパーミションを申請する（過去のチケットを検索して参考にできる）

  • JIRA管理者権限

    • プロジェクト作成に必要

      • 2019年現在、権限無しでもプロジェクトが作成できるかのような仕様になっているが、裏では "次世代ソフトウェア プロジェクト"という機能が不十分なプロジェクトになっていて、後から詰む

  • Slackのユーザー追加ができる権限（Admin権限）

    • ユーザーの追加に必要

    • pyconjpbotを使って各種設定をするのにも必要（Adminでないと実行できないコマンドあり）

  • G Suite の設定のためにG SuiteのManager権限が必要

    • 前座長がManagerなので、新座長をManagerとしてPyCon JP Shared Driveに追加

G Suite の設定

JIRAプロジェクト作る[JIRAを使う場合]

年度のアイコンを決める

略称コードを決める(今までは干支から取っている)

  • WYI(2019), NEZ(2020), TRA(2022)

プロジェクトタイプやワークフローを決める

  • 過去のプロジェクトを参考に設定

    • 種類が多く、複雑でよくわからないが、変なのを作ってしまうと後から直すのが手間

スタッフ募集

スタッフ申込フォーム作成

  • 例年Google Formで作成している

    • 2020年より「反社会勢力じゃない旨の誓約(チェックボックス)」が必要 (Assoicaitionからの要請)

  • 申し込みがあった場合に、以下を自動処理(2020はZapierで自動化)

    • 自動処理内容

      • JIRAにスタッフ登録タスクを自動生成

      • Slackのチャネルに、スタッフ申し込みがあったことを自動通知

      • GSuiteの年度グループに自動追加(Driveのアクセスが可能になる)

    • 補足

      • 申し込みに対して対応漏れをふせぐために、Slackへの自動通知は強く推奨

公開・告知

  • フォームを公開する

  • BlogやTwitter、Facebookでスタッフ募集とフォームURLを告知

  • [任意]Twitter/Facebookに告知文を自動投稿設定

  • [任意]前年の来場者アンケートに「スタッフに興味あり」と書いた人に告知

    • mailchimpが使えないと厳しい、代替案が必要な可能性が高い

声がけ

  • スタッフになってもらいたい方に直接声をかける

    • リーダー候補や副座長候補なども

スタッフ名簿

  • スタッフ名簿を用意

  • スタッフ参加した人に入力を促す

支払い用銀行口座アカウントを引き継ぐ

詳細はここに記載しないこと(外部公開されているため)

銀行振込やバーチャルクレジットカード番号の発行に利用

引き継ぐもの

  • ログインURL/ID/パスワード

  • ワンタイムパスワード用トークンカード

バーチャルクレジットカード番号

その他座長グッズの受け取り

  • PyCon JP Associationに保管されているものを受け取り

    • 座長パーカー

    • カンファレンススピーカー(Jabra)

    • ノイズキャンセリングマイク付きヘッドセット(Jabra)