環境の準備
- Yoshiro Nishimura
2020
To be updated later.
2019以前
チームメンバーの募集をはじめる前に(または平行して)、チームを運営するための各種環境を用意します。
なお、PyCon JPではできるだけ自分たちではサーバーを持たず、外部のサービスを利用しています。 理由としては、サーバーそのものを運用する手間をかけたくないためです。
チャット
チームメンバー間でのコミュニケーションのためにチャットを用意します。
Slack のチームを新規に作成しましょう。 Slackはさまざまな外部サービスとの連携(インテグレーション)が可能なので、後述するコード管理やタスク管理と連携できて便利です。
他の選択肢
HipChat 、 メーリングリスト
タスク管理
タスク管理の環境を用意します。 PyCon JPでは JIRA を使用しています。
JIRAは有料のサービスですがPyCon JPでは Open Source License Request からライセンス要求を出し認められたため、無料で使用しています(ありがたいです)。
他の選択肢
ドキュメント管理
ドキュメント管理は Google ドライブ で行います。 フォルダをスタッフに共有し、ドキュメントはすべてそのフォルダに入れるようにします。
Google ドライブはスプレッドシートは非常に便利ですが、ドキュメントはさくさく書ける感じではないので他のツールも考えた方がいいかも知れません。
他の選択肢
Confluence 、 GitHubのWiki、 esa.io 、 DocBase 、Wikiなどなど
コード管理
github の organization を作成します。 このorganization には基本的にスタッフを全員入れて、書き込み権限を与えます。
githubで管理する情報としては以下の様なものが考えられます。
サイトのソースコード
ドキュメント
タスク(後述します)
githubのissue機能はあまり強力ではないので、本格的なタスク管理を行いたい場合には別なサービスの利用をおすすめします。
他の選択肢
お金管理
銀行口座
イベントのお金を管理するために銀行口座を作成します。 ジャパンネット銀行 が 任意団体(サークル等)の名前で口座を開設 できるようなのでおすすめです。
ジャパンネット銀行が便利な所
振り込みにトークンが必要なので、会計担当がトークンを持てば安心
トークンを追加可能(振り込み担当を複数人とかもできる)
デビットカード番号が発行できるため、カード決済も可能。カードレスVisaデビットだとカード番号を一時的に発行して捨てることもできる
参考: 商品概要｜Visaデビット
他の選択肢
PayPal
イベントのチケット販売したお金を受け取るために PayPal の口座を用意します。 支払いを受け取るためには ビジネス向けアカウントを登録 する必要があります。
書類のやりとりなどがあって多少面倒ですが、ビジネス向けアカウントがあるとイベント登録サイトの connpass で前払いのイベントの作成ができます。
PayPalでは、1つのアカウントに複数の「メールアドレス」を登録出来ます。connpassのpaypal設定にそれぞれのメールアドレスを使用することで、PayPalの履歴で何の支払か見分けられるようになります（利用例: イベント登録 ）。メールアドレスを用意するために、Google Groupを作成して、そのアドレスをPayPalのメールアドレスに設定します。設定は一社の会計担当が行います（PayPalログイン -> アカウント設定 -> 事業情報 -> メールアドレス）。
PayPalの1つのアカウントには、複数のユーザーを追加できます。追加ユーザーにはパスワードと権限を個別に設定できます。現在は「PyCon JP イベント」「会計事務所」ユーザーがあります。設定は一社の会計担当が行います（PayPalログイン -> アカウント設定 -> アカウント設定 -> ユーザーの管理）。
---
外部との連携
PyCon JPを外部に伝えるために各種サービスを用意します。
イベント登録
イベントの参加登録には connpass を使用しています。 connpass ではイベント公開時に過去の参加者に通知がいくため、2つのグループを使い分けて使用しています。
PyCon JP - connpass: PyCon JPのイベント参加登録用のグループです。
PyCon JPスタッフ - connpass PyCon JPのスタッフ活動のイベント用のグループです。スタッフミーティングなどはこちらのグループで作成します。
connpassで有料イベントの開催する場合、PayPalのメールアドレスを設定します。メールアドレスは、イベント種別ごとに別のアドレスを使用します。PyConJP, PyCamp, その他イベントの支払設定を異なるメールアドレスで設定することで、PayPalの履歴でどのイベント向けの入金か見分けるためです（重要）。
connpassに設定するメールアドレスは、
pycon.jpメアド管理を参照してください。PayPalにメールアドレスを追加する方法については PayPal を参照してください。
Blog
各種お知らせを記述するためのBlogを用意します。 PyCon JP Blog は Blogger を使用しています。
Blogの運営についての詳細は Blog を参照してください。
ソーシャルメディア
PyCon JP ではソーシャルメディアでの告知用に Twitter と Facebook Pages を運用しています。
BlogとSNSの連携
Blog で書いた内容を SNS でシェアするために、 dlvr.it というサービスを使用しています。
仕組みとしては、BlogのRSSを定期的に読み込んで、新しい記事が投稿されたら Twitter と Facebook Pages でシェアしています。