PyCon JPのメールアドレスまわりについて書いています

2021

2種類のメールアドレス（アカウント）があります（Slackの「メアド管理」カスタムレスポンス参照）

運用

代表アカウントでログインしたときに、スタッフ個人のモバイル端末を登録するのは禁止します
- あなたがスタッフからいなくなったあと、他のスタッフがログインで苦労します（たびたび発生）
- モバイル端末が設定されていない場合、「再設定用のメールアドレス」でのログインになります
  - これは「メアド管理」で共有されているので、スタッフは誰でもログインできます

こちらのチケットを元にカイゼンできる余地があります（ほかにやらなければならないことが多く、手が回っていない状況です）：https://pyconjp.atlassian.net/browse/ISSHA-2318

@pycon.jp のユーザー(個人)/グループのメールアドレスは Google Workspace (Suite) で管理しています。

https://admin.google.com/pycon.jp/ に管理権限を持っている @pycon.jp アカウントでログインします。

座長/副座長には管理権限を設定してあります。

メニューから ユーザー を選択してユーザーを追加します。下記の項目を入力します。

姓名

アルファベットで記入してください

メールアドレス

@pycon.jp の前につけるメールアドレスを指定してください

メールアドレスが作成されたら仮パスワードと合わせて、そのメールアドレスを使用するユーザーに伝えてください。

また、作成したメールアドレスは「メアド管理」シートにも記入しておいてください(棚卸し用)。

※「2020」や「2021」と同じ階層に「メアド管理」のスプレッドシートがあります（直リンク禁止なのでアクセス方法を記載）
※ Slackに「メアド管理」とだけ投稿すると、カスタムレスポンスでリンクが表示されます

一つのメールアドレスから複数ユーザーに送信するには、グループのアドレスを使用するのが便利です。メニューから グループ を選択してグループを作成し、そのグループに属するメンバーのメールアドレスを指定します。

ちなみに

PyCon JPの各チームのグループメールアドレスは以下の様な構成となっています(プログラムチームの例)。

間に普通のユーザーを挟んでいる理由は、受け取った全メールを保存しておくアカウントを用意するためです。グループに登録してあるメンバーは都度変わるので、全ての受け取ったメールを保存する場所として program@pycon.jp を使用しています。

普段から Gmail を使っている人は @pycon.jp 宛のメールをアカウントを切り替えて使用するのは面倒だと思います。

以下の手順で全メールを自分が普段使っているメールアドレスに転送すると便利です。