PyCon JPのメールアドレスまわりについて書いています

2021

2種類のメールアドレス（アカウント）があります（Slackの「メアド管理」カスタムレスポンス参照）

• グループアカウント = グループのメールアドレスだけ（Googleにログインできない）

• 代表アカウント（Googleにログインできる）

運用

• 代表アカウントでGoogleにログインして、メールを送ってください（シークレットウィンドウ推奨）

• 代表アカウントからメールを送る際は代表アカウント自身のアドレスをCCに入れてください（Slack連携の仕組み参照）

Slack連携の仕組み

• 代表アカウント（hoge@pycon.jp）にメールが届く

• → 転送設定が機能

• → グループアカウント hoge-group@pycon.jp に転送

• → グループ内に転送（グループの中にはSlackのチャンネルにメールを送るためのアドレスも含まれる）

• → Slackのチャンネル #email-hoge に投稿

• Slackにいるスタッフは、共有アカウントでログインしなくても、メールの状況を確認できる！

Slackのチャンネルのリスト（代表アカウントと対応しています）

• email-pyconjp

• email-media

• email-program

• email-sponsor

• email-venue

• email-design

備考

• 代表アカウントでログインしたときに、スタッフ個人のモバイル端末を登録するのは禁止します

  • あなたがスタッフからいなくなったあと、他のスタッフがログインで苦労します（たびたび発生）

  • モバイル端末が設定されていない場合、「再設定用のメールアドレス」でのログインになります

    • これは「メアド管理」で共有されているので、スタッフは誰でもログインできます

2019以前

@pycon.jp のユーザー(個人)/グループのメールアドレスは Google Workspace (Suite) で管理しています。

管理ユーザーでログイン

https://admin.google.com/pycon.jp/ に管理権限を持っている @pycon.jp アカウントでログインします。

座長/副座長には管理権限を設定してあります。

ユーザーを追加

メニューから ユーザー を選択してユーザーを追加します。 下記の項目を入力します。

姓名

アルファベットで記入してください

メールアドレス

@pycon.jp の前につけるメールアドレスを指定してください

メールアドレスが作成されたら仮パスワードと合わせて、そのメールアドレスを使用するユーザーに伝えてください。

また、作成したメールアドレスは「メアド管理」シートにも記入しておいてください(棚卸し用)。

※「2020」や「2021」と同じ階層に「メアド管理」のスプレッドシートがあります（直リンク禁止なのでアクセス方法を記載）
※ Slackに「メアド管理」とだけ投稿すると、カスタムレスポンスでリンクが表示されます

グループを追加

一つのメールアドレスから複数ユーザーに送信するには、グループのアドレスを使用するのが便利です。 メニューから グループ を選択してグループを作成し、そのグループに属するメンバーのメールアドレスを指定します。

ちなみに

PyCon JPの各チームのグループメールアドレスは以下の様な構成となっています(プログラムチームの例)。

• program@pycon.jp というユーザーでメールを受け取る

• 全メールを program-group@pycon.jp に転送する

• program-group@pycon.jp に登録しているメンバーにメールを送信する

間に普通のユーザーを挟んでいる理由は、受け取った全メールを保存しておくアカウントを用意するためです。 グループに登録してあるメンバーは都度変わるので、全ての受け取ったメールを保存する場所として program@pycon.jp を使用しています。

メールの転送設定

普段から Gmail を使っている人は @pycon.jp 宛のメールをアカウントを切り替えて使用するのは面倒だと思います。

以下の手順で全メールを自分が普段使っているメールアドレスに転送すると便利です。

1. Gmail(https://mail.google.com) に @pycon.jp アカウントでログイン

2. 設定→メール転送とPOP/IMAP

3. 「転送先アドレスを追加」ボタンをクリックし、普段使っているメールアドレスを入力

4. 普段使っているメールアドレスに「確認コード」が書かれたメールが届くので、 @pycon.jp の設定画面に入力

5. メールの転送設定をする