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メンバーからの支払い依頼に対して、予算・会計上支払いしてよい内容かどうかを厳密に審議します。
会計担当の働きにより、最終的な赤字を防ぎ、重要な支払いへの残金不足といった事態を防ぎます。
会計事務所との役割分担
会計事務所への委託事項
以下の業務は会計事務所へ委託しているため、イベント会計は実施しない。
決算用会計情報の取りまとめ
決算処理
銀行振込支払処理
銀行口座入出金履歴確認
会計用書類(請求書、納品書等)の整理銀行口座入出金の仕訳
入出金のチケット記録や書類のDrive保管はイベント会計で行う
源泉税預かりの納付
会計担当の業務
銀行口座の入出金履歴の照会依頼 (委託費用が上昇しないよう、 依頼を月1回程度にまとめる ようにする)
スタッフ内支払依頼フローの定義・周知 (以前の年の支払依頼ルールはGoogleDriveにあります。)
個人への支払い時に源泉税の記載チェック、一社会計理事へマイナンバー（個人番号）収集依頼
支払依頼内容の審査と承認 (座長への支払い依頼)
当日現金の準備、管理、残金・証憑回収 ※キーノート交通費・遠方支援含む当日現金の準備、管理、残金・証憑回収 ※物理会場開催時のキーノート交通費・遠方支援含む
証憑(請求書・納品書)原本の収集、会計事務所への送付 (年内まで)
その他メンバーが必要とする会計事務所とのコミュニケーションの窓口
イベントの収支の概要を参加者向けに分かりやすく公開する
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Freee（会計Freee、マイナンバーFreee）
2018以降は請求書の発行と、マイナンバー管理に利用（2017までは会計業務に利用
Google Drive
支払い依頼者に 、請求書、領収書のキャプチャを保存してもらいます。
ファイル名は、 {書類種別}({JIRA ID})_{処理日}払い_{タイトル} としてもらいます(管理が効率化します)。
例: 請求書(INU-437)_2018年08月24日払い_イベント保険
JIRA
支払依頼の管理、会計事務所への業務依頼(入金確認等)に使用します。に使用
支払希望者(支払依頼) -> 会計担当(会計承認) -> 座長(支払承認) -> 会計事務所(支払対応) とアサインが変わります。とアサインが変わる
ジャパンネット銀行
一般社団法人PyCon JPの銀行口座ですJPの銀行口座
ログイン情報は会計事務所・座長等一部メンバーのみが知っています。ログイン情報は会計事務所・座長等一部メンバーのみに共有される
スポンサー料金などの入金情報の確認は、会計事務所に依頼します。スポンサー料金などの入金情報の確認は、会計事務所に依頼する
VISAデビットカード機能で カード決済 ができます ができる
PayPal
connpassでのイベント参加者の支払を受け取るために使います -> イベント登録
PayPalで講演者へ旅費を送金することがあります
connpassでのイベント参加者の支払を受け取るために使う
PayPalで講演者へ旅費を送金することがある
スポンサー(主に海外)に請求することがありますに請求することがある
上記以外での支払等（Webサービス上でのPayPal支払）には使用しません上記以外での支払等（Webサービス上でのPayPal支払）には使用しない
個人への外注等報酬支払いの場合の支払い承認フロー
（企業への発注や個人立替精算では無い）個人への(外注や講演)報酬支払い時の源泉税預かりの場合、以下の手順で、マイナンバー収集後に支払を行う。個人立替精算の場合には源泉税預かりやマイナンバー収集は不要です。
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