概要

• ここではPyCon JP スタッフが行う、イベントの会計関連作業について書きます。

  • 会計: 日々の売上記録や仕入記録といった資金記録の管理(会計的活動)、及び、支払い作業・入金確認を行う(経理的活動)。

    • 参考: 一般的に、会計業務の一部として経理業務があります。

• 2018年より行っている会計業務の委託については 会計業務の委託 を参照してください。

• 予算・会計タスクは密接に結びついているため、一連の作業として担当(複数人可)することが効率的(ともに予算計画と実際のお金の流れを理解する必要があるため)。

目次

関連ページ

はじめに

• メンバーからの支払い依頼に対して、予算・会計上支払いしてよい内容かどうかを厳密に審議します。

• 予算・会計担当の働きにより、最終的な赤字を防ぎ、重要な支払いへの残金不足といった事態を防ぎます。

基本情報

会計事務所との役割分担

会計事務所への委託事項

以下の業務は会計事務所へ委託しているため、イベント会計は実施しない。

• 決算用会計情報の取りまとめ

• 決算処理

• 銀行振込支払処理

• 銀行口座入出金の仕訳

  • 入出金のチケット記録や書類のDrive保管はイベント会計で行う

• 源泉税預かりの納付

会計担当の業務

• 銀行口座の入出金履歴の照会依頼 (委託費用が上昇しないよう、 依頼を月1回程度にまとめる ようにする)

• 支払いの申請(クレジットカード払い・銀行振込・立替)・承認・対応 フローの定義・周知 (以前の年の支払依頼ルールはGoogleDriveにあります。)

• 支払依頼内容の審査と承認 (座長への支払い依頼)

• 当日現金の準備、管理、残金・証憑回収　※物理会場開催時のキーノート交通費・遠方支援含む

• 証憑(請求書・納品書)原本の収集、会計事務所への送付 (年内まで)

• 個人への支払い時に源泉税の記載チェック、一社会計理事へマイナンバー（個人番号）収集依頼

• その他メンバーが必要とする会計事務所とのコミュニケーションの窓口

  • 会計事務所とのSlack channel(#accounting)に参加し、普段から会計事務所とのコミュニケーションをとっておく

  • スポンサー料金の入金確認は、スポンサー担当が会計事務所に依頼するのが効率的

• イベント収支報告

紙の領収書、請求書について

紙の領収書、請求書は、7年（消費税対象業者）の保持期限があります。 最終的な保管先は一社オフィスですが、年度の決算のため一旦会計事務所へ集約します。

• フロー

  • 【イベント会計】年末に会計事務所へ郵送する（例年どおり）

    • ベリファイやJIRA番号の記載は不要

    • 一カ所に集め、決算に使用する

  • 【会計事務所】決算後に一社オフィスへ郵送する

利用ツール

• Freee（会計Freee、マイナンバーFreee）

  • https://www.freee.co.jp/

  • 2018以降は請求書の発行と、マイナンバー管理に利用（2017までは会計業務に利用

• Google Drive

  • 支払い依頼者に 、請求書、領収書のキャプチャを保存してもらいます。

  • ファイル名は、 {書類種別}({JIRA ID})_{処理日}払い_{タイトル} としてもらいます(管理が効率化します)。

  • 例: 請求書(INU-437)_2018年08月24日払い_イベント保険

• JIRA

  • https://pyconjp.atlassian.net/secure/Dashboard.jspa

  • 支払依頼の管理、会計事務所への業務依頼(入金確認等)に使用

  • 支払希望者(支払依頼) -> 会計担当(会計承認) -> 座長(支払承認) -> 会計事務所(支払対応) とアサインが変わる

• ジャパンネット銀行(座長のみが使用可)

  • https://login.japannetbank.co.jp/

  • 一般社団法人PyCon JPの銀行口座

  • ログイン情報は会計事務所・座長等一部メンバーのみに共有される

  • スポンサー料金などの入金情報の確認は、会計事務所に依頼する

  • VISAデビットカード機能で カード決済 ができる

• PayPal

  • connpassでのイベント参加者の支払を受け取るために使う

  • PayPalで講演者へ旅費を送金することがある

  • スポンサー(主に海外)に請求することがある

  • 上記以外での支払等（Webサービス上でのPayPal支払）には使用しない

支払申請・承認・支払い対応

一般的な支払い申請への対応・承認

• 支払い実行の申請については、支払いの申請(クレジットカード払い・銀行振込・立替)・承認・対応 を参照

  • 支払対象が個人の場合の対応方法は複雑なため、必ず上記ページを確認すること

特殊な支払いへの対応

以下は必要がなければ対応不要。

海外ゲストへの交通費支払フロー

海外ゲストの交通費相当分の支払い時に行う。

• 【イベント会計】(2ヶ月前頃)担当者に、海外ゲストへの支払い有無を確認する

• 【イベント会計】(1ヶ月前頃)担当者経由で、海外ゲストの交通費額を把握する

• 【イベント会計】担当者経由で、現金渡しかPayPal渡しかを確認する

• 【イベント会計】現金渡しの場合、当日現金用意を会計理事へ依頼する

• 【会計理事】現金を用意し、イベント会計へ渡す（必要な場合）

• 【イベント担当者・イベント会計】航空券等の領収の写しをもらう

• 【イベント会計】海外ゲストへ支払を行う（現金 or PayPal）

当日現金の準備・配布・回収

• 当日に現金が必要になった場合に実施。主にPyCon JPカンファレンス前日・当日で発生する現金払いに使用。

  • 当日現金が必要とならないような工夫をしたほうがよい。

    • 手続きなどが煩雑で、対応工数がかさむため

    • 当日に発生する支払いについては、クレジットカード払いまたは、座長やリーダーの立替払い・後日精算で対応できるように考える

• 当日現金の準備・回収フロー

  • 【イベント会計】必要な当日現金の情報を集める

  • 【イベント会計】現金の出金依頼をSpreadsheetでまとめ、会計理事にJiraで依頼する

  • 【会計理事】出金して、銀行メモ欄にチケット番号を書き、イベント会計に渡し、Jiraに記録する

  • 【イベント会計】利用金額をSpreadsheetに反映して残額をまとめる

  • 【イベント会計】残額を会計理事に渡しJiraで報告する

  • 【会計理事】残額を入金し、銀行メモ欄にチケット番号を書き、Jiraで報告する

詳細

• (1.5ヶ月前頃)各チームに働きかけて、当日現金のリクエストを集めます。　※当日現金払いとなる、 キーノートスピーカー交通費や、遠方支援含みます

• 本予算上のどの項目に対して、各額面通貨がそれぞれ何枚必要かをスプレッドシートに入力してもらうと効率的です。(GoogleDriveに2018のものがあります)

  • 当日の予備費を現金で用意すると、出納帳を作ったり、使わなかった分を銀行に戻したり、といった手間が発生します。当日はバタバタするのでメモ忘れや二重にメモして数十円ズレたりしやすく、後日金額を合わせるのにかなりの手間がかかります。当日どうしても必要なものは、スタッフ各自立替で行い、立替申請をオススメします（これで金額の記録も残ります）。

  • 2017年以降、両替手数料が上がり、両替後枚数が11枚以上は540円かかります。両替ができるだけ発生しないように組み立てると良いでしょう（海外スピーカーの交通値などは上限金額を決めれば1円単位で厳密に扱う必要はないはずです）

• (1ヶ月前頃)必要な当日現金について、一社の銀行口座担当者に準備を依頼します。

  • 当日現金は、ＪＭＢカードが使える三井住友銀行のＡＴＭを使って引き出します。窓口のある店舗のＡＴＭであれば1円単位で引き出しが可能です。

  • 現金の両替はどうしても必要になります（遠方支援のために1000円札が数十枚、等）。個人のATMで10000円両替引き出しをすることで、両替窓口の利用を回避できます。5000円札と硬貨は両替窓口を使って、1日10枚まで用意可能ですが、多い場合は手数料540円（消費税10%以降は550円）を含めて現金引き出しを行うとよいでしょう。

• 受け取った現金を分配し、希望者に配布します。　※証憑を受け取ることをリマインドします

• イベント後、残金と証憑を各担当者から回収します。

• 残金を、一社の銀行口座担当者に渡します。

  • 残金が出ないように運用しましょう。

諸経費の扱い(申請・支払い・精算)

• 業務上必要な文房具等の諸経費も、予算項目として扱い、所定の手続き・承認を経て予算シートに登録する

  • 詳細は、予算業務 を参照

• 他の予算項目と同じ手続きで、支払いの実行(予算の執行)を行う。

  • 他の予算項目と同じく、クレジットーカード払い、銀行振込、立替払い(&精算)のいずれかの方法で支払い・精算が行われる

  • 詳細は、支払いの申請(クレジットカード払い・銀行振込・立替)・承認・対応 を参照

Freee・PayPalを利用した請求書発行

• 2020年現在スポンサーに対してのみ実施。

  • 効率的に進行するため、スポンサーに対する請求書発行は、スポンサー担当が行う。

  • 詳細は、スポンサー請求書発行・入金確認 を参照

イベント収支報告作成・公開

• イベント収支報告 を参照

その他

年間の作業スケジュール

※開催日に対する相対スケジュール

• 5ヶ月前: 支払い申請ルールを定義・周知する

• 5月以降: 会計事務所へのスポンサー料金入金確認依頼

• 随時: 支払承認の審査・会計承認

• １ヶ月前:

  • (必要があれば)当日現金の必要数とりまとめ、当日現金の準備依頼

  • (必要があれば)海外ゲストへの支払いの有無をとりまとめ、対応

• １週間前: (必要があれば)当日現金の受け取り、希望者への配布

• 当日: 当日現金残金

• 1ヶ月後:

  • 証憑の回収、残金の返却

  • 収支予算と実績の対比・整理

  • 残支払・残入金の状況確認

• 5ヶ月後頃

  • 会計事務所にイベント収支情報がまとまる時期を確認してスケジュールを決める

  • イベント収支報告 の作成・公開

作成した帳簿・資料

共有ドライブ「2015」の下を「事務局」>「会計関連」とたどり、左側のスプレッドシートを探してください（共有ドライブへの直リンク禁止なのでリンクを貼っていません）

• PyCon JP 2015 - 参加者向けのイベント収支報告（のスプレッドシート）

• PyCon JP 2015伝票リスト - 請求書、領収書のリスト

• PyCon JP 2015 PayPal入出金リスト - PayPalからExportしたデータ

• PyCon JP 2015 ジャパンネット銀行通帳 - ジャパンネット銀行からExportしたデータ

(参考) イベントの会計と一般社団法人の会計

イベントの会計

PyCon JP イベントに関連するお金を扱います。

イベントは収入よりも先に支出が発生する可能性があるため、運用資金を一社から借りて、キャッシュフロー上マイナスにならないようにします。

一社からの借入金を確定するために、イベントの「仮予算」を立てて、一社に予算申請します。

収入金額（協賛金）があるていど明確になったら「本予算」を確定します。 イベント終了後も、協賛金の収入などを月次で確認します。

11月頃にはほぼ全ての収支が出そろいます。この頃にイベント会計の決算を行い、一社会計に情報を引き継ぎます（2011～2014年は会計担当者が一社と共通だったため、実質的な引き継ぎはありませんでした）。

一般社団法人の会計

イベント以外のお金を扱います。イベントに関連して海外参加者に招聘書を送付する際の国際郵便の発送や、契約のための登記簿謄本取得など。また、プロバイダ契約などの単年のイベントとは異なり、年を超えて使用するサービスの契約等を行います。

一社の決算月12月末には、決算を行います。決算は会計士の先生にほぼおまかせですが、各収支項目の科目や金額はすべて情報を揃えて会計士に引き渡す必要があります。

(参考) 勘定科目

2017年度までは、イベント会計・一社会計がFreee上で収入と支出をそれぞれ以下の勘定科目に設定しました。2018年度からは、会計事務所が勘定科目を仕訳します。

イベント収入

イベント支出