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予算シートの見方・使い方について、予算シート を必ず参照すること。
収支バランスの確認方法、精度の高い予算入力方法についても記述有り
予算追加・変更ルールの策定
仮予算作成と並行して、予算追加・変更のルールを策定する。
仮予算決定と同時に、予算追加・’変更のルールを周知することで、予算管理工数を効率化できるため、予め定義しておくことが重要
詳細は予算追加・変更の申請 を参照
仮予算作成
目的
仮予算作成の目的は以下です。
各収入、支出の内容、金額の妥当性を確認する
収入、支出のバランスをとり、大幅な黒字/赤字がないようにする
スタッフ活動には支出を伴うが、仮予算を決めないと、収支バランスが取れた支出かどうかの判断ができない。無計画や勘による支出金額の決定は、活動後半に大きなしわ寄せとなって影響する。
予算に優先度をつけ、必須のものや、余裕があったら執行する予算を確認する
収入、支出のタイミングを確認し、キャッシュフローに問題がないかを確認する
「仮予算」という名称ですが、ここで決めた予算をもとに活動を行うため、ほぼ確定の予算です。予算管理工数を下げるために、ここで作成した予算は大きく変更しないほうがよいです。
支出の追加・変更を頻繁に行うと、収支バランスの管理が難しくなり、予算担当の工数も高くなるため
本当に動かせなくなる予算(=「本予算」)に対して「仮予算」という名称になっています。
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PyCon JPでは回数を重ねているため、スポンサー収入を開催前に受け取れたり、支払いを後払いなどにできるようになっているためキャッシュフローには問題はないことが多いです。しかし、初めて開催するイベントなどは外部に対しての信頼がないため、支払いは前払いでスポンサーからの振り込みはイベント開催後となったりします。 そうすると、手元の現金が一時的に赤字になる場合が考えられるので、キャッシュフローの確認は重要です。
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予算シートの管理・更新
管理
仮予算作成までは、各担当に予算シートに自由に記入してもらう。
詳細: 予算シート
仮予算確定後は、予算に関する変更は、予算担当の承認のうえ実施するようにする
収支バランスが崩れないようにするため収支バランスが崩れないようにするため、予算担当の知らないところで数値が変更されることを防ぐ工夫が必要
詳細は予算追加・変更の申請 を参照
定期的(1-2週に1回程度)に バックアップ用にシートを複製・保護 しておくことをオススメします。
スプレッドシートの履歴機能を使用するよりも、確実かつ便利に過去の予算シート内容との比較が可能になる。
仮予算調整・更新・管理
内容
仮予算に対しての、変更要求を収集して予算シートに反映していく
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調整・更新
具体的なチーム活動が始まる時期のため、各チームに頻繁に働きかけて予算に関する精度の高い追加情報を集める
スポンサーの申込状況を参照し、収入の見込みも反映させる
最終的に本予算とするために、全体バランスを考慮し、個別の項目について調整する。
最終的に本予算とするために、全体バランスを考慮し、個別の項目について調整します。本予算Fixの時期を決め、周知する
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予算会議
本予算作成に焦点を当て、チーム代表者を交えて予算会議を行うことが望ましいです。
最新の予算シート(仮予算)の読み合わせがベースになります。
開催頻度は、月に1回程度・本予算作成前は2週間に1回程度が目安です。
収支バランスを確認しながら、チーム間を超えた優先度設定を協議します。
抜け・漏れが無いか、見積精度が低くないかをチーム間を越えてチェックし合います。
各予算項目について、不安から多めに予算計上してしまうと、 本来必要な投下予算が割り当てられず、イベントの質の低下に直結 します。精度の高い見積もり・予算作成を心がけけてください。
収支バランスに問題がある場合に、アクションプランと担当者を決めて解決を図ります。
本予算化(本予算のFix)
開催3ヶ月前までに、仮予算を本予算としてFixします
本予算のFixを行う目的: 計画通りの収支着地を行うため
Fix以降は、予算の追加・変更の承認基準をさらに厳格化し、計画通りの収支着地の確度を上げます
本予算Fix会議
最終的に、各予算項目・全体収支バランスをメンバーで確認・合意し、本予算を確定します。
支払いに際しては、 本予算金額 が会計承認の基準になります。
確定した本予算のスプレッドシートは複製して保護します。
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本予算Fix後は、予算額を超える支出・予算額を下回る収入変更は特に注意します。
本予算確定後は、予算額を超える支出・予算額を下回る収入変更には、必ず 予算担当 を通すようにします。
当初確保予算の細分化や配分変更は自由にしてもらうことにします注意
当初確保予算の細分化や配分変更は自由にしてもらうことにします(スプレッドシートの備考欄)
予算変更依頼があった場合、予算担当が全体終始(着地予想)を確認しながら、予算変更の承認や条件付承認(予算の付替えなど)を行います。
影響の大きな変更については、座長や関係者に承認有無を諮ります。
開催期日が近づくほど、予算の変更余地は少なくなります。
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例: 音響機材: 10万円 の予算項目を、スピーカー:5万円; マイク:5万円に分解 (総額は変わらない; 分解することで個別に発注できるようになる)
本予算Fix後の、予算追加・変更の注意点については、予算追加・変更の申請 も参照
予算見直し
目的
予定よりも予算が必要となった項目について、予算として認めるかの確認
新規に予算を付けたい項目についての確度決め
現在の収支バランスでの確度A項目の見直し
今後収入が増えた場合に、どの確度B項目から実施するかの順番の決定
追加予算の確認
実際に見積をとってみたりすると予定よりも金額が必要になる場合があります。
また、新規にアイデアなどがでてきて、追加で予算をつけて実施したい場合もあります。
そういった項目を追加予算項目として記入し、支出として認めるかどうかを判断します。
必須項目の見直し
PyCon JPでは収入のほとんどはスポンサー収入とイベント入場料です。
イベント入場料はそのまま参加者の食事、グッズ代などに使用するため、人数が多少増減しても全体の収支バランスには大きな影響は与えません。
逆にスポンサー収入は大きく変動する(支出にはあまり連動しない)ため、スポンサー収入の状況が見えた段階で全体の収支バランスを見直します。
具体的には、収入が予定より多い場合には必須の支出項目を増やし、逆に少ない場合にはもともとは必須としていた項目を削るようなことがあります。
確度Bの順番決定
スポンサー収入が増えた場合に支出項目を増やすということを書きましたが、見直し後に急に大口スポンサーが決まり、収入が増える場合があります。
その際に都度どの項目を実施するかをミーティングなどで決めていると時間がかかるため、あらかじめ追加項目の優先度を決めておきます。
確度Bの項目の優先度を先に決めておくことにより、XX万円増えたので優先度1から3まで実施、といったことがある程度機械的に判断できるようになります。
こうすることにより、追加項目の決定までの時間を短くできます。
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確定情報の更新
実際の金額が確定した時、支払いを実行した時、入金が確認できた時には、予算シート状で都度金額やステータスを更新する。実際の金額が確定した場合には、予算シート状で都度金額を更新します。
精度の高い情報を更新しておくことで、収支着地の精度が上がり、予算管理工数を低減できる
見積が添付してあるJIRAのチケットなどへのリンクを合わせて記述しておくと把握しやすいです。見積が添付してあるJIRAのチケットなどへのリンクを合わせて記述しておくと把握しやすい。
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支払いの申請・承認・実行
各支出の承認は会計作業として行います。各支出の申請・承認・実行は会計作業として行います。
詳細は、会計 を参照
決算・イベント収支報告
イベントの終了後にイベント単体での決算を行います。
決算作業・収支報告は、会計作業として行います。
会計 を参照
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