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  • 収支バランスをコントロールした予算管理を目的として、予算担当にとって、最適・最効率なプロセスを定義することが重要

    • 予算申請や予算シート作成は、目的ではなく、確実な収支着地のための手段である。確実な収支着地が出来る範囲で簡略化出来ることが望ましい。

  • 予算変更依頼があった場合、予算担当が全体終始(着地予想)を確認しながら、予算変更の承認や条件付承認(予算の付替えなど)を行う。

  • 影響の大きな変更については、座長や関係者に承認有無を諮る。

  • 開催期日が近づくほど、予算の変更余地は少なくなる。

...

  • 精度の低い申請が何度も繰り返されることを避けるために、申請には担当者とリーダのダブルチェックを行うことを方針としていた

  • 急を要する場合は、Slackの予算channelで、予算/会計担当・座長・副座長をメンションして連絡し、判断を待たずに支払いし、事後報告としてよいこととしていた(人命・体調に関わること->無制限; 物品->20万円程度まで)

    • 例:

      • ミーティング中に人が倒れた場合の病院までのタクシー代約1万円

      • 本日支払いしないと間に合わない重要備品の金額が約3万円間違っていた

Step

担当者

(管轄の)チームリーダー
※リーダーが申請する場合は、他のチームメンバー

予算担当

※場合によっては、副座長・座長が代行

※予算担当が申請する場合は、座長または副座長

チケットステータス

1

  • 予算項目追加・変更用のJIRAチケット作成(テンプレート有)し、チケットを管轄のリーダーに渡す

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Open

2

-

  • チケットを確認して

    • [却下]チケットに却下理由を記載し、担当者にチケットを戻す

    • [承認]承認した旨をチケットに記載し、必要に応じてコメントを加えて、担当者にチケットを戻す

-

Open

3

  • リーダー承認されたチケットのコメントを確認し、チケットを予算担当に渡す

  • チケットを渡したことをSlackで予算担当・副座長・座長にメンションする

  • 予算担当から反応がない場合は、再度メンションしてリマインドする

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-

Open

4

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-

  • チケットステータスを”In Progress”にする

  • 申請内容を確認して

    • [却下]チケットに却下理由を記載し、担当者にチケットを戻す

    • [承認]

      • 予算シートを更新する

      • チケットステータスを”Resolved”にする

      • 承認した旨をチケットに記載し、必要に応じてコメントを加えて、担当者にチケットを戻す

  • チケットを戻したことを、担当者をメンションしてSlack上で連絡する

In Progress → Resolved

5

  • 更新された予算シートを確認し、問題がなければチケットステータスを”Closed”にする。

  • 問題があれば、予算担当に連絡

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-

Close

申請テンプレート

件名

予算「(項目名)」追加/変更の申請

...