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JIRAのPyCon JP Association プロジェクトで、下記のパーミションを申請する(ISSHA)プロジェクトで、下記のパーミションを申請する（過去のチケットを検索して参考にできる）

• JIRA管理者権限

  • プロジェクト作成に必要

    • 2019年現在、権限無しでもプロジェクトが作成できるかのような仕様になっているが、裏では "次世代ソフトウェア プロジェクト"という機能が不十分なプロジェクトになっていて、後から詰む

• Slack 管理者権限Slackのユーザー追加ができる権限（Admin権限）

  • ユーザーの追加に必要

  • pyconjpbotを使って各種設定をするのにも必要（Adminでないと実行できないコマンドあり）

• G Suite の設定のためにG SuiteのManager権限が必要

  • 前座長がManagerなので、新座長をManagerとしてPyCon JP Shared Driveに追加

G Suite の設定

• ShareDrive上に2021フォルダを作るPyCon JP Shared Drive（共有ドライブ）上に2021フォルダを作る

• Google Adminで年度用スタッフグループを作る[オススメ]

  • 1ユーザ毎に権限を付けるのが手間なので、グループに対して権限を設定しておくことで、グループに追加すればそのユーザーに権限が適用されるようになる

  • Slack上からコマンドでグループ作成とグループへのユーザー追加が可能1回だけやる作業

    • コマンドについては、Slack上で $gadmin help と打ってhelpを確認Slack上からコマンドでグループ作成できる（$gadmin help と打ってhelpを確認（groupサブコマンド））

    • 共有ドライブのメンバーとして年度用スタッフグループを追加する

      • 2021の例（Admin権限を持っている理事メンバーに依頼した）

        Jira Legacy
        server System JIRA serverId 4afe403d-ab9f-3aac-b449-30c96d835a61 key ISSHA-2264

  • 定期的な運用

    • Slack上からコマンドでグループへユーザーを追加する（$gadmin group）

JIRAプロジェクト作る[JIRAを使う場合]

年度のアイコンを決める

• 過去、OpenClipArtを使っていたこともある(閉鎖中過去、https://openclipart.org/ を使っていた(再開された)

• 著作権等権利処理されたものを使用

• 年度イベントのロゴでは無いので、気楽に決める

略称コードを決める(今までは干支から取っている)

• WYI(2019), NEZ(2020), TRA(2022)

プロジェクトタイプやワークフローを決める

• 過去のプロジェクトを参考に設定

  • 種類が多く、複雑でよくわからないが、変なのを作ってしまうと後から直すのが手間

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スタッフ募集

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スタッフ申込フォーム作成

• 例年Google Formで作成している

  • 2020年より「反社会勢力じゃない旨の誓約(チェックボックス)」が必要 (Assoicaitionからの要請)

• 申し込みがあった場合に、以下を自動処理(2020はZapierで自動化)

  • 自動処理内容

    • JIRAにスタッフ登録タスクを自動生成

    • Slackのチャネルに、スタッフ申し込みがあったことを自動通知

    • GSuiteの年度グループに自動追加(Driveのアクセスが可能になる)

  • 補足

    • 申し込みに対して対応漏れをふせぐために、Slackへの自動通知は強く推奨

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• フォームを公開する

• BlogやTwitter、Facebookでスタッフ募集とフォームURLを告知

• [任意]Twitter/Facebookに告知文を自動投稿設定

• [任意]前年の来場者アンケートに「スタッフに興味あり」と書いた人に告知

  • mailchimpが使えないと厳しい、代替案が必要な可能性が高い

声がけ

• スタッフになってもらいたい方に直接声をかける

  • リーダー候補や副座長候補なども

スタッフ名簿

• スタッフ名簿を用意

• スタッフ参加した人に入力を促す

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• ログインURL/ID/パスワード

• ワンタイムパスワード用トークンカード

バーチャルクレジットカード番号

• PyCon JP の活動の支払いで使う。支払い用銀行口座・バーチャルクレジットカード番号発行主な用途としては、下記「2」の枠の個別支払い用のカード番号を都度発行・都度無効化。

その他座長グッズの受け取り

• カード番号4枠のうち、PyCon PyCon JP では3つを使用できる。スタッフに発行するのは主に「2」の枠。

• 1: 座長使用用(基本使わない)

• 2: 個別支払い用 = DM でスタッフに連絡用(都度無効化 → 再発行)

• 3: 継続支払い用 (番号変更しない&スタッフに公開せず座長が決済)

4: [使用禁止]一社用(番号変更禁止・使用禁止

Associationに保管されているものを受け取り

• 座長パーカー

• カンファレンススピーカー(Jabra)

• ノイズキャンセリングマイク付きヘッドセット(Jabra)