予算追加・変更の申請

概要

仮予算や本予算に対して、項目の追加や、項目・金額の変更を依頼する手続きについて記述

目的

予算担当の予算管理工数を減らすため
イベント予算の収支バランスを維持するため
- 決定した仮予算や本予算を自由に変更できると、収支計画のバランスが崩れ、大幅赤字の原因や、重要な予算の縮小につながってしまう

スケジュール

仮予算決定時まで: 予算追加・変更のプロセスを定義し、周知する

気をつける点

収支バランスをコントロールした予算管理を目的として、予算担当にとって、最適・最効率なプロセスを定義することが重要
- 予算申請や予算シート作成は、目的ではなく、確実な収支着地のための手段である。確実な収支着地が出来る範囲で簡略化出来ることが望ましい。
予算変更依頼があった場合、予算担当が全体終始(着地予想)を確認しながら、予算変更の承認や条件付承認(予算の付替えなど)を行う。
影響の大きな変更については、座長や関係者に承認有無を諮る。
開催期日が近づくほど、予算の変更余地は少なくなる。

[参考] 2020の例

精度の低い申請が何度も繰り返されることを避けるために、申請には担当者とリーダのダブルチェックを行うことを方針としていた
急を要する場合は、Slackの予算channelで、予算/会計担当・座長・副座長をメンションして連絡し、判断を待たずに支払いし、事後報告としてよいこととしていた(人命・体調に関わること->無制限; 物品->20万円程度まで)
- 例:
  - ミーティング中に人が倒れた場合の病院までのタクシー代約1万円
  - 本日支払いしないと間に合わない重要備品の金額が約3万円間違っていた

Step	担当者	(管轄の)チームリーダー ※リーダーが申請する場合は、他のチームメンバー	予算担当 ※場合によっては、副座長・座長が代行 ※予算担当が申請する場合は、座長または副座長	チケットステータス
1	予算項目追加・変更用のJIRAチケット作成(テンプレート有)し、チケットを管轄のリーダーに渡す	-	-	Open
2	-	チケットを確認して [却下]チケットに却下理由を記載し、担当者にチケットを戻す [承認]承認した旨をチケットに記載し、必要に応じてコメントを加えて、担当者にチケットを戻す	-	Open
3	リーダー承認されたチケットのコメントを確認し、チケットを予算担当に渡すチケットを渡したことをSlackで予算担当・副座長・座長にメンションする予算担当から反応がない場合は、再度メンションしてリマインドする	-	-	Open
4	-	-	チケットステータスを”In Progress”にする申請内容を確認して [却下]チケットに却下理由を記載し、担当者にチケットを戻す [承認] 予算シートを更新するチケットステータスを”Resolved”にする承認した旨をチケットに記載し、必要に応じてコメントを加えて、担当者にチケットを戻すチケットを戻したことを、担当者をメンションしてSlack上で連絡する	In Progress → Resolved
5	更新された予算シートを確認し、問題がなければチケットステータスを”Closed”にする。問題があれば、予算担当に連絡	-	-	Close

申請テンプレート

件名

予算「(項目名)」追加/変更の申請

本文

チーム名:
申請者:
申請承認者: (リーダーが承認後記入)
申請確認者: (座長、副座長、予算担当が項目追加後記入)
追加・変更項目名:
　(変更の場合)変更元の項目番号・ユニークID等:
追加・変更金額:
追加・変更理由: