概要

次回イベントの座長就任後、座長が最初に行うことをまとめたページです

Slack 環境の設定

作業
- PyCon JP Slackに #2021 チャネルを作る
- その他チーム用のchannelを作る
補足
- Slackが活動の起点になるため、早めに作成するとよい
- ただし、channelを作るとチェックする必要が出てくるので、余裕がないうちは敢えて作らないという選択肢も有り

パーミションの申請

JIRAのPyCon JP Association プロジェクトで、下記のパーミションを申請する

JIRA管理者権限
- プロジェクト作成に必要
  - 2019年現在、権限無しでもプロジェクトが作成できるかのような仕様になっているが、裏では "次世代ソフトウェアプロジェクト"という機能が不十分なプロジェクトになっていて、後から詰む
Slack 管理者権限
- ユーザーの追加に必要

G Suite ShareDriveの作成

2021フォルダを作る

JIRAプロジェクト作る

プロジェクト管理にいままで通りJIRAを使うならという前提ですが、プロジェクト立ち上げ時にスタッフ募集とかのタスクの自動化始めるのが手間が掛かります。
最初にJIRAプロジェクト作らないといけないのですが、それが結構面倒

年度のアイコンを決める

過去、OpenClipArtを使っていたこともある(閉鎖中)
著作権等権利処理されたものを使用

略称コードを決める(今までは干支から取っている)

WYI(2019), NEZ(2020)

プロジェクトタイプやワークフローを決める

種類が多すぎてどれを選んでいいか分からない
妥当なのか分からなくて変なのを作ってしまう、後から直すのが手間
結局過去のプロジェクトを見ながら見よう見まね。

slackに年度(2020等)チャンネル作る

先行で作っても良い。ただし先に入ってきた人が名簿記載など定型作業から落ちることがよくある

googleフォームでスタッフ募集フォーム作る

google adminで年度用スタッフグループ作る(お勧め)

1ユーザ毎に権限を付けるのが面倒なので2019は自動化した。

zapierでスタッフ募集フォームから上記への連携機能を作る

スタッフ登録関連のJIRAタスクの[担当者]は自分以外にすると見るタスクが少なくなって精神的に楽。

同様に重要度は低くするなどをお勧め

スタッフ募集開始blogを書く

Facebookに流す

自動連携できなくなった。

Twitterの定期通知を仕込む

スプレッドシート利用

参加者アンケートのスタッフ希望者にメールする

mailchimpが使えないと厳しい、代替案が必要な可能性が高い

座長が最初に行うこと

概要

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