概要
Conference期間中に、Partyを開催する
種類
Welcome Party
関係者のみのパーティ。会期前(前日など)に開催し、「カンファレンス一緒に盛り上げましょう！！」と指揮を上げるパーティ
スタッフ
スピーカー
スポンサー
パートナー
その他ゲスト(PyCon JP Association関係者や、その他ゲスト)
Conference Party
一般参加者を含むパーティ。物理会場パーティの場合参加費あり。
目的
参加者同士が打ち解けあって、コミュニケーションの機会を促す場を提供する
スケジュール
5ヶ月前 業者選定開始
4ヶ月前 業者決定・見積もり
3ヶ月前 試食会開催
2ヶ月前 メニュー・暫定発注数決定
1.5ヶ月前 業者と会場下見
1ヶ月前 発注数の差分調整
1週間前 当日段取り打ち合わせ
1週間後 お礼メールの送信
1ヶ月後 代金支払い
気をつける点
会場はConferenceからすぐの場所
未成年にアルコール配布しない
食事の発注量
ハラール・ビーガンの対応
アルコールの充実
食中毒ケア・衛生面確認
駐車スペースの確保
会場撤収時間と片付けとの調整
会話のきっかけとなる企画
各タスクの詳細
業者選定開始
過去に依頼した業者: 利用している業者一覧
業者決定・見積もり
当年度の予算をもとに見積もり
試食会開催
作業日などスタッフが集まる場で試食会の開催
メニュー・暫定発注数決定
試食会をもとに発注メニューの決定・発注数はこの時点での見積もりでOK
業者と会場下見
会場や駐車場を下見して、当日の段取りの打ち合わせ
発注数の差分調整
見積もりから変動した参加者数を考慮して、発注数の調整
当日段取り打ち合わせ
搬入から撤収までの段取りの打ち合わせ
お礼メールの送信
今後も良い関係性を築くための儀式
代金支払い
会計担当と連携して支払う