パーティ(物理会場)

Owned by Yoshiro Nishimura
Last updated: 2024-07-27 by Koya Hirata
1 min read

概要

  • Conference期間中に、Partyを開催する

種類

  • Welcome Party

    • 関係者のみのパーティ。会期前(前日など)に開催し、「カンファレンス一緒に盛り上げましょう！！」と士気を上げるパーティ

      • スタッフ

      • スピーカー

      • スポンサー

      • パートナー

      • その他ゲスト(PyCon JP Association関係者や、その他ゲスト)

  • Conference Party

    • 一般参加者を含むパーティ。物理会場パーティの場合参加費あり。

目的

  • 参加者同士が打ち解けあって、コミュニケーションの機会を促す場を提供する

スケジュール

  • 5ヶ月前 業者選定開始

  • 4ヶ月前 業者決定・見積もり

  • 3ヶ月前 試食会開催

  • 2ヶ月前 メニュー・暫定発注数決定

  • 1.5ヶ月前 業者と会場下見

  • 1ヶ月前 発注数の差分調整

  • 1週間前 当日段取り打ち合わせ

  • 1週間後 お礼メールの送信

  • 1ヶ月後 代金支払い

気をつける点

  • 会場はConferenceからすぐの場所

  • 未成年にアルコール配布しない

  • 食事の発注量

  • ハラール・ビーガンの対応

  • アルコールの充実

  • 食中毒ケア・衛生面確認

  • 駐車スペースの確保

  • 会場撤収時間と片付けとの調整

  • 会話のきっかけとなる企画

各タスクの詳細

業者選定開始

業者決定・見積もり

  • 当年度の予算をもとに見積もり

試食会開催

  • 作業日などスタッフが集まる場で試食会の開催

メニュー・暫定発注数決定

  • 試食会をもとに発注メニューの決定・発注数はこの時点での見積もりでOK

業者と会場下見

  • 会場や駐車場を下見して、当日の段取りの打ち合わせ

発注数の差分調整

  • 見積もりから変動した参加者数を考慮して、発注数の調整

当日段取り打ち合わせ

  • 搬入から撤収までの段取りの打ち合わせ

お礼メールの送信

  • 今後も良い関係性を築くための儀式

代金支払い

  • 会計担当と連携して支払う