必要な支払いについて、申請を行い、承認を得て、支払いを実行する
支払い申請ルールを定義する目的
イベント予算の収支バランスを維持するため
決定した仮予算や本予算を自由に変更できると、収支計画のバランスが崩れ、大幅赤字の原因や、重要な予算の縮小につながってしまう
会計・予算担当の予算・会計管理工数を減らすため
仮予算決定時まで:
支払い申請のプロセスを定義し、周知する
仮予算決定以降から支払いの依頼が増えてくるため
収支バランスをコントロールした収支管理を目的として、会計担当にとって、最適・最効率なプロセスを定義することが重要
手段が目的とならないよう、会計担当者の判断で、必要に応じて簡略化・厳格化する
会計担当が収支コントロールに必要な情報が入手できるの範囲で簡略化したほうがよい
予算シート上の内容から変更があった場合は、予算の変更申請を行ってから支払い申請を行う
詳細は、予算追加・変更の申請 を参照
支払手段の優先順位
クレジットカード払い
極力クレジットカード払いとする
銀行振込
クレジットカード払いができない場合に限り用いる。
会計事務所への依頼となるため、即日対応などができない。
担当者立替
精算作業の手間が発生するため、極力避ける
PayPal等他の決済手段
処理や手続き・管理が煩雑になるため、原則用いない
できるだけスタッフ自身のカードや現金での支払いは行わず、一般社団法人の銀行振込、カードで決済するようにしてください。 これは、お金のやり取りが自動的に記録されて、会計業務の工数を低減するためです。
Step | 担当者 | (管轄の)チームリーダー | 会計担当 ※場合によっては、副座長・座長が代行 ※会計担当が申請する場合は、座長または副座長 | 座長 | チケットステータス |
|---|---|---|---|---|---|
1 |
| - | - | - | Open |
2 | - |
| - | - | Open |
3 |
| - | - | - | Open |
4 | - | - |
| - | In Progress → Resolved |
5 | - | - | - |
| In Progress → Resolved |
6 |
| - | - | - | Closed |
件名
{手段名}支払いの実行: {支払い名目} ({支払い先})
本文
概要: (支払い対象・背景について簡単に説明してください)
支払い名目: (例：名刺印刷代など)
支払い先名:
支払い金額:
支払い希望日:
支払い方法: (銀行振り込み、クレジットカード支払い、担当者立替等)
振込先情報(銀行振り込みの場合):
※銀行名・支店名・口座種類・口座名義等
クレジットカード決済手順(3Dセキュア認証付きクレジットカード払いの場合):請求書/領収書のリンク: (google drive等のリンク)
予算シートURL(固定URL):
予算シート内ユニークID(検索用):
予算シート内項目名:
予算シート内金額:
差額(予算シート金額 - 今回の支払金額):
誤差理由(超過がある場合・大幅な未消化となる場合):
関連Slackリンクなど: (支払いについてやり取りしているSlackやJIRAのリンクを記入してください)
申請者名: (申請者が記入)
チーム内承認者名: (リーダーが承認後に記入)
支払実行承認者名: (支払実行承認者が承認後記入)
詳細・補足説明:
座長が、ジャパンネット銀行では カードレスVisaデビット という機能を使用して、一時的に使用できるカード番号(バーチャルクレジットカードと呼称)を発行する。
バーチャルクレジットカード番号発行の手順詳細は、支払い用銀行口座・バーチャルクレジットカード番号発行 を参照
発行されたバーチャルクレジットカード番号は、座長から、支払いを実行するスタッフに直接連絡される
3Dセキュア認証が必要なクレジットカード決済については、座長が直接行う
座長しか知らない非公開情報の入力が必要となるため
スタッフが支払い実行後、座長によりバーチャルクレジットカード番号が無効化される
会計事務所に対して、銀行振込の依頼を行う
原則、●日締め●日払いという月1回の対応となるが、どのタイミングとするかは年度ごとに会計事務所さんと確認
例: 毎月15日締め、末日払い; 月末締め翌月1週目支払い
立て替え払い
銀行振込、カード決済いずれの方法も取れない場合には、スタッフによる立て替え払いを行い、後日精算する。
スタッフによる立替え払いが行われた場合は、金額・領収書・生産金額振込先を確認の上、会計担当が会計事務所に「銀行振込」の依頼を行う。
会計事務所とのコミュニケーションチャネルが増えるのは非効率となるため
記載不備や双方の認識齟齬などがあると、会計事務所・スタッフの双方に工数が発生する
立て替えの精算
スタッフが立替えた支払いは、支払いの申請(クレジットカード払い・銀行振込・立替) にて、個人宛の銀行振込という形で精算。
（企業への発注や個人立替精算では無い）個人への(外注や講演)報酬支払い時の源泉税預かりの場合、以下の手順で、マイナンバー収集後に支払を行う。個人立替精算の場合には源泉税預かりやマイナンバー収集は不要です。
支払依頼(支払希望者): 個人への報酬支払はPyCon JPで源泉税預かりとなりますので、請求元の個人に請求書に源泉税預かり額の金額記載を依頼してください。
イベント会計担当:
請求書に源泉税預かり額の金額記載が無い場合、請求元個人に記載を依頼してください。
後述する通常の支払い承認フローでの審査を実施してください。
源泉税預かりが必要な支払い時は、支払前に、マイナンバー(個人番号）の収集を一社会計理事へ依頼する。
一社会計理事: マイナンバーFreeeを使い対象者へマイナンバー登録を依頼する（氏名、メールアドレスを会計理事へ伝える）。
一社会計理事: マイナンバー情報と本人確認書類の照合を行い、OKな場合、会計担当へ支払OKの連絡を行う
イベント会計担当: 源泉税預かり額を控除した金額を支払う（会計事務所へ依頼する）
一社会計理事: 会計事務所へ「氏名・住所・マイナンバー番号」を提出する。
スピーカーへの報酬支払い(未実施)
2019年現在でPyCon JPではキーノートを含むスピーカーへの報酬支払をしたケースはありませんが、良く話題に出ます。会計事務所の見解として下記があります。将来の検討時は下記を踏まえて会計事務所等に再確認をお願いします。
海外（非居住者）からのスピーカーの（国内で行う人的役務の提供）報酬の源泉徴収税率は20.42％となります。
その免除又は軽減を受けようとする場合には、支払日の前日までに「租税条約に関する届出書」等をその国内源泉所得の支払者を経由してその支払者の納税地の所轄税務署長に提出することとされていますが、個人ごとに申請しなければならないので大変ですから源泉徴収を行っておくことが良いと考えます。２国間条約のため各々の租税条約内容の確認も必要となります。
交通費等は実額支給が基本で、費用の国内外の区別（８％、１０％も）を行って消費税の課税非課税の判る精算書が必要となります。
そのため、予め経費の試算書を作成してもらうことが必要かと考えます。
トラブルを避ける上で、できる限り立替を少なくしたほうが良いと思います。
パスポートコピーは必須にしてください。
海外に対して個人あての100万円以上の送金（1ヶ月間内）は課税当局がすべてチェックしています。
国同士の情報交換の整備が進んでいますので、送金の事由として講演内容などのエビデンス（既にあるとは思いますが）も必要かと思います。
国内のスピーカーに報酬を支払う場合、マイナンバー必須とお考えください。
基本的に給与所得者の場合、本人にとって年２０万円以内であれば申告しなくても構わないのですがPyCon JPとしては支払調書を作成しなくてはなりませんのでマイナンバーは必要となります。
1回100万円を超える場合は源泉徴収税率が100万円を超えた分が20.42%となります。
講演費用が大きくなる場合は、法人も持っている講演者や法人に所属（プロダクション）されているケースもあると思いますので、その確認もなさったほうが良いと思います。
法人に振り込む場合は源泉徴収義務はありません。
試算書だけで終わらせずに受領証（領収書）は経費精算、講演報酬とも忘れずにいただいてください。
講演依頼書、契約書も原則、作成願います。
ただし、文書だと印紙税がかかってきますので電子文書でかまいません。