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収支バランスをコントロールした予算管理を目的として、予算担当にとって、最適・最効率なプロセスを定義することが重要
予算変更依頼があった場合、予算担当が全体終始(着地予想)を確認しながら、予算変更の承認や条件付承認(予算の付替えなど)を行う。
影響の大きな変更については、座長や関係者に承認有無を諮る。
開催期日が近づくほど、予算の変更余地は少なくなる。
[参考] 2020の例
精度の低い申請が何度も繰り返されることを避けるために、申請には担当者とリーダのダブルチェックを行うことを方針としていた
急を要する場合は、Slackの予算channelで、予算/会計担当・座長・副座長をメンションして連絡し、判断を待たずに支払いし、事後報告としてよいこととしていた(人命・体調に関わること->無制限; 物品->20万円程度まで)
例:
ミーティング中に人が倒れた場合の病院までのタクシー代約1万円
本日支払いしないと間に合わない重要備品の金額が約3万円間違っていた
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