概要

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仮予算作成と並行して、予算追加・変更のルールを策定する。
- 仮予算決定と同時に、予算追加・’変更のルールを周知することで、予算管理工数を効率化できるため、予め定義しておくことが重要
詳細は予算追加・変更の申請予算追加/変更の申請・承認・対応 を参照

仮予算作成

仮予算作成の目的は以下です。
- 各収入、支出の内容、金額の妥当性を確認する
- 収入、支出のバランスをとり、大幅な黒字/赤字がないようにする
  - スタッフ活動には支出を伴うが、仮予算を決めないと、収支バランスが取れた支出かどうかの判断ができない。無計画や勘による支出金額の決定は、活動後半に大きなしわ寄せとなって影響する。
- 予算に優先度をつけ、必須のものや、余裕があったら執行する予算を確認する
- 収入、支出のタイミングを確認し、キャッシュフローに問題がないかを確認する
「仮予算」という名称ですが、ここで決めた予算をもとに活動を行うため、ほぼ確定の予算です。予算管理工数を下げるために、ここで作成した予算は大きく変更しないほうがよいです。
- 支出の追加・変更を頻繁に行うと、収支バランスの管理が難しくなり、予算担当の工数も高くなるため
- 本当に動かせなくなる予算(=「本予算」)に対して「仮予算」という名称になっています。

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仮予算作成までは、各担当に予算シートに自由に記入してもらう。
- 詳細: 予算シート
仮予算確定後は、予算に関する変更は、予算担当の承認のうえ実施するようにする
- 収支バランスが崩れないようにするため、予算担当の知らないところで数値が変更されることを防ぐ工夫が必要
- 詳細は予算追加・変更の申請予算追加/変更の申請・承認・対応 を参照
定期的(1-2週に1回程度)に バックアップ用にシートを複製・保護 しておくことをオススメします。
- スプレッドシートの履歴機能を使用するよりも、確実かつ便利に過去の予算シート内容との比較が可能になる。

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開催3ヶ月前までに、仮予算を本予算としてFixします
- 本予算のFixを行う目的: 計画通りの収支着地を行うため
- Fix以降は、予算の追加・変更の承認基準をさらに厳格化し、計画通りの収支着地の確度を上げます
本予算Fix会議
- 最終的に、各予算項目・全体収支バランスをメンバーで確認・合意し、本予算を確定します。
- 支払いに際しては、 本予算金額 が会計承認の基準になります。
- 確定した本予算のスプレッドシートは複製して保護します。
本予算Fix後は、予算額を超える支出・予算額を下回る収入変更は特に注意します。
注意
- 当初確保予算の細分化や配分変更は自由にしてもらうことにします(スプレッドシートの備考欄)
  - 例: 音響機材: 10万円の予算項目を、スピーカー:5万円; マイク:5万円に分解 (総額は変わらない; 分解することで個別に発注できるようになる)
本予算Fix後の、予算追加・変更の注意点については、予算追加・変更の申請予算追加/変更の申請・承認・対応も参照

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