概要
予算表とその使い方についての説明のページ予算シートとその使い方についての説明のページ
目次
| Table of Contents |
|---|
予算項目のフィールド
各収支項目に対して、管理用の情報を付記する。
予算担当が、各担当メンバーに入力・更新を促す
項目担当
- この予算項目の担当者名
項目確度・金額精度
項目確度
「イベントにとって優先度の高いもの」「発生可能性が高いもの」を、「項目の確度が高い」ものとして管理します。
属性
S: 発注・契約したもの(支出・収入することが事実として確定したもの)
A: 優先度が高く発注・契約・売上をほぼ決定しているもの(90-100%)で未発注・未契約のもの
単価・個数・金額が未定でも良い
B: 優先度が高いもの(50-89%)で、発注・契約を議論しているもの
C: 現時点で、優先度が高くないもの (20-49%)
D: 検討を見送っているもの(0-19%)
その他
予算確度が上がった場合に、すぐに表に反映させる必要がある
確度項目で代用できるため、過去の予算表にある「未定/済」の項目は不要
金額精度
属性
S:
発注したもの(
支出する単価・個数・金額が、契約・発注の事実として100%の精度となっているもの)
受注済の収入
A: 最終的な単価・個数・金額誤差が±15%以内のもの(感覚値)で、未発注・未契約・未売上のもの(実績数値となっていないもの)
優先度とは別
B: 最終的な単価・個数・金額誤差が ±50%以内のもの(感覚値)
C: 最終的な単価・個数・金額誤差が±100%以内のもの(感覚値)CとDに有意な差がないので、特段の目的がない限り、使用しない。
D: 最終的な単価・個数・金額精度が±100%以上のもの(感覚値)
各誤差の閾値設定は要検討
使い方
確度の高い支出や、支出タイミングが近いものから、予算精度を高めるように働きかける
予算精度の高め方: 見積もりを取る、備品をネット通販で検索して金額を調べる
各種URL
下記のURLを登録出来るようにしておくと、管理工数が減る
予算修正申請チケットURL
決済依頼チケットURL
見積書ファイルへのURL
請求書ファイルへのURL
予算表の使い方
収支バランス確認
Sのみで集計することで、確定支出金額を集計することができる
S+Aのみで集計することで、現在予定されている支出を集計することが出来る
基本的には、S+Aの集計で、収支バランスが取れるように管理する
S+A+Bのみで集計することで、可能性のある収支規模を確認することができる
確度別予算管理
- 同一の収支項目であっても、確度を分けて別々に項目を用意することで、精度の高い収支バランス管理ができる
その他項目
項目 | 説明 |
|---|---|
カテゴリ | 予算の大まかなカテゴリを記述します。事務局経費、グッズ、設備、ランチなどいろいろあります |
UniqueKey | 一意に定まるキー 予算シート上の行数は随時変動するため、項目を特定できるUniqueKeyを決めておく |
担当者 | この予算項目の担当者名 |
詳細 | 予算として使用するものの名前をできるだけわかりやすく書きます |
単価 | 税込 金額を記載する(管理工数が大きく減るため) |
員数 | 物品などの数を記入します |
支出/収入 | 単価x員数の値が入るようにします |
備考 | 金額の根拠や利用する業者などの説明を記入します |
支払い時期 | キャッシュフローの計算のために、支払い時期を「X月」みたいな形式で記述します |
[重要] 予算シートの重要な使い方
収支バランス確認
使い方
確度Sのみで集計: 執行済み支出・確定収入金額で集計し、バランスを確認することができる
確度S+Aのみで集計: 最終的な予算着地を見据えた収支数値。予算バランスの確認・調整で最も利用する項目。
基本的には、S+Aの集計で、収支バランスが取れるように管理する
確度S+A+Bのみで集計: 可能性のある収支規模を確認することができる。使用頻度は高くない。
ポイント
確度の高い項目の予算精度を高めることで、精度の高い収支バランス管理が行える
例
予算シート上に下記の集計フィールドを用意する(数値は仮の値)
項目確度 | 支出 | 収入 | 収入-支出 |
|---|---|---|---|
S | 100,000 | 0 | -100,000 |
S+A | 3,000,000 | 3,500,000 | 500,000 |
S+A+B | 12,000,000 | 15,000,000 | 3,000,000 |
確度別予算管理
同一の収支項目であっても、確度を分けて別々に項目を用意することで、精度の高い収支バランス管理ができる
特に直前まで未確定となる収入部分については、確度別に項目を用意したほうが、精度の高い予算組が可能になる
例
ブロンズスポンサー(税込単価:110,000円)について、以下のような見立て・状態の場合、
募集枠数としては、15枠としている
例年の傾向から、総数5枠の申込を見込んでいる(見込数)
既に申し込みがあり、1件確定している
予算項目 | 確度 | 精度 | 単価 | 個数 | 収入合計 | 備考 |
|---|---|---|---|---|---|---|
ブロンズスポンサー[確定] | S | S | 110,000 | 1 | 110,000 |
|
ブロンズスポンサー[見込残数] | A | A | 110,000 | 4 | 440,000 |
|
ブロンズスポンサー[期待残数] | B | B | 110,000 | 10 | 1,100,000 |
|
上記のように予算組み、予算管理を行うことで、
収支バランス上の「Sのみ」に確定数を反映
収支バランス上の「S+Aのみ」に予算着地予測を反映
させることができる