概要

• 仮予算や本予算に対して、項目の追加や、項目・金額の変更を依頼する手続きについて記述

目次

目的

• 予算追加・変更ルールを定義する目的:

  • 予算担当の予算管理工数を減らすため

  • イベント予算の収支バランスを維持するため

    • 決定した仮予算や本予算を自由に変更できると、収支計画のバランスが崩れ、大幅赤字の原因や、重要な予算の縮小につながってしまう

スケジュール

• 仮予算決定時まで: 予算追加・変更のプロセスを定義し、周知する

気をつける点

• 収支バランスをコントロールした予算管理を目的として、予算担当にとって、最適・最効率なプロセスを定義することが重要

[参考] 2020の例

• 精度の低い申請が何度も繰り返されることを避けるために、申請には担当者とリーダのダブルチェックを行うことを方針としていた

• 急を要する場合は、Slackの予算channelで、予算/会計担当・座長・副座長をメンションして連絡し、判断を待たずに支払いし、事後報告としてよいこととしていた

  • 予算申請や予算シート作成は、目的ではなく、確実な収支着地のための手段である。確実な収支着地が出来る範囲で簡略化出来ることが望ましい。

• 予算変更依頼があった場合、予算担当が全体終始(着地予想)を確認しながら、予算変更の承認や条件付承認(予算の付替えなど)を行う。

• 影響の大きな変更については、座長や関係者に承認有無を諮る。

• 開催期日が近づくほど、予算の変更余地は少なくなる。

• 急を要する場合は、Slackの予算channelで、予算/会計担当・座長・副座長をメンションして連絡し、判断を待たずに支払いし、事後報告としてよいこととしている(人命・体調に関わること->無制限; 物品->20万円程度まで)

  • 例:

    • ミーティング中に人が倒れた場合の病院までのタクシー代約1万円

    • 本日支払いしないと間に合わない重要備品の金額が約3万円間違っていた

予算変更/追加の申請・承認・対応フロー

• このフローでは、精度の低い申請が何度も繰り返されることを避けるために、申請には担当者とリーダのダブルチェックを行うことが方針となっている

申請テンプレート

件名

予算「(項目名)」追加/変更の申請

本文

チーム名:
申請者:
申請承認者: (リーダーが承認後記入)
申請確認者: (座長、副座長、予算担当が項目追加後記入)

追加・変更項目名:
　(変更の場合)変更元の項目番号・ユニークID等:
追加・変更金額:
追加・変更理由:

関連項目

• 予算業務