...
JIRAのPyCon JP Association プロジェクトで、下記のパーミションを申請する(ISSHA)プロジェクトで、下記のパーミションを申請する（過去のチケットを検索して参考にできる）
JIRA管理者権限
プロジェクト作成に必要
2019年現在、権限無しでもプロジェクトが作成できるかのような仕様になっているが、裏では "次世代ソフトウェア プロジェクト"という機能が不十分なプロジェクトになっていて、後から詰む
Slack 管理者権限Slackのユーザー追加ができる権限（Admin権限）
ユーザーの追加に必要
G Suite ShareDriveの作成
2021フォルダを作る
JIRAプロジェクト作る
プロジェクト管理にいままで通りJIRAを使うならという前提ですが、プロジェクト立ち上げ時にスタッフ募集とかのタスクの自動化始めるのが手間が掛かります。
最初にJIRAプロジェクト作らないといけないのですが、それが結構面倒
年度のアイコンを決める
過去、OpenClipArtを使っていたこともある(閉鎖中)
- 著作権等権利処理されたものを使用
pyconjpbotを使って各種設定をするのにも必要（Adminでないと実行できないコマンドあり）
G Suite の設定のためにG SuiteのManager権限が必要
前座長がManagerなので、新座長をManagerとしてPyCon JP Shared Driveに追加
G Suite の設定
PyCon JP Shared Drive（共有ドライブ）上に2021フォルダを作る
Google Adminで年度用スタッフグループを作る[オススメ]
1ユーザ毎に権限を付けるのが手間なので、グループに対して権限を設定しておくことで、グループに追加すればそのユーザーに権限が適用されるようになる
1回だけやる作業
Slack上からコマンドでグループ作成できる（
$gadmin helpと打ってhelpを確認（groupサブコマンド））共有ドライブのメンバーとして年度用スタッフグループを追加する
2021の例（Admin権限を持っている理事メンバーに依頼した）
Jira Legacy server System JIRA serverId 4afe403d-ab9f-3aac-b449-30c96d835a61 key ISSHA-2264
定期的な運用
Slack上からコマンドでグループへユーザーを追加する（
$gadmin group）
JIRAプロジェクト作る[JIRAを使う場合]
年度のアイコンを決める
過去、https://openclipart.org/ を使っていた(再開された)
著作権等権利処理されたものを使用
年度イベントのロゴでは無いので、気楽に決める
略称コードを決める(今までは干支から取っている)
WYI(2019), NEZ(2020), TRA(2022)
プロジェクトタイプやワークフローを決める
種類が多すぎてどれを選んでいいか分からない
妥当なのか分からなくて変なのを作ってしまう、後から直すのが手間
結局過去のプロジェクトを見ながら見よう見まね。
slackに年度(2020等)チャンネル作る
先行で作っても良い。ただし先に入ってきた人が名簿記載など定型作業から落ちることがよくある
googleフォームでスタッフ募集フォーム作る
google adminで年度用スタッフグループ作る(お勧め)
1ユーザ毎に権限を付けるのが面倒なので2019は自動化した。
zapierでスタッフ募集フォームから上記への連携機能を作る
スタッフ登録関連のJIRAタスクの[担当者]は自分以外にすると見るタスクが少なくなって精神的に楽。
同様に重要度は低くするなどをお勧め
スタッフ募集開始blogを書く
Facebookに流す
自動連携できなくなった。
Twitterの定期通知を仕込む
スプレッドシート利用
参加者アンケートのスタッフ希望者にメールする
...
過去のプロジェクトを参考に設定
種類が多く、複雑でよくわからないが、変なのを作ってしまうと後から直すのが手間
スタッフ募集
スタッフ申込フォーム作成
例年Google Formで作成している
2020年より「反社会勢力じゃない旨の誓約(チェックボックス)」が必要 (Assoicaitionからの要請)
申し込みがあった場合に、以下を自動処理(2020はZapierで自動化)
自動処理内容
JIRAにスタッフ登録タスクを自動生成
Slackのチャネルに、スタッフ申し込みがあったことを自動通知
GSuiteの年度グループに自動追加(Driveのアクセスが可能になる)
補足
申し込みに対して対応漏れをふせぐために、Slackへの自動通知は強く推奨
公開・告知
フォームを公開する
BlogやTwitter、Facebookでスタッフ募集とフォームURLを告知
[任意]Twitter/Facebookに告知文を自動投稿設定
[任意]前年の来場者アンケートに「スタッフに興味あり」と書いた人に告知
mailchimpが使えないと厳しい、代替案が必要な可能性が高い
声がけ
スタッフになってもらいたい方に直接声をかける
リーダー候補や副座長候補なども
スタッフ名簿
スタッフ名簿を用意
スタッフ参加した人に入力を促す
支払い用銀行口座アカウントを引き継ぐ
詳細はここに記載しないこと(外部公開されているため)
銀行振込やバーチャルクレジットカード番号の発行に利用
引き継ぐもの
ログインURL/ID/パスワード
ワンタイムパスワード用トークンカード
バーチャルクレジットカード番号
その他座長グッズの受け取り
PyCon JP Associationに保管されているものを受け取り
座長パーカー
カンファレンススピーカー(Jabra)
ノイズキャンセリングマイク付きヘッドセット(Jabra)