概要
イベント全体の予算関連活動について記載。
予算関連活動は、イベントの予算を作成・調整する活動予算関連活動は、イベントの予算を作成・調整し、計画通りの収支に着地させるための作業(財務的活動)。
予算・会計タスクは密接に結びついているため、一連の作業として担当(複数人可)することが効率的(ともに予算計画と実際のお金の流れを理解する必要があるため)。
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はじめに
精度高く予算組みを行い、精度高く予算を管理していくことで、 イベントの赤字化を防いだり 、 重要箇所への適切な支出 が可能になります。
予算精度が低いと、本来お金をかけるべきところにどの程度支出可能かがわからず、適切な予算投下ができません。実際は大幅な黒字にも関わらず、イベントの質を自ら落としてしまうことになります。
重要なこと
今後もイベントを健全に継続するためには、単年で黒字にすることが重要。
非営利活動であるため、黒字が最小化されることも重要。
黒字になりそうな分は、参加者・スポンサー・スタッフの負担を減らす方向に消化されることが理想的だが、活動後半で有意義に消化することは難しいため、そもそも過剰な黒字とならない工夫が必要。
スタッフに厳格な収支バランスを意識させないような工夫が、活動全体の効率性を大きく上げる
精度の高い予算組み、無駄なコストの排除、支払い対応の重要性の認識は、スタッフ全員に必要。
一方で、スタッフ全員が収支バランスを厳密に考慮して活動することは効率が良くない。
PyCon JP では、予算の状態を以下の2種類に分けています
仮予算: イベント開催の約6ヶ月前に、大枠の収支情報を集め、一旦の収支バランスをとった状態
スタッフ活動が開始されるにあたって、ある項目にいくらまで支出できるか等、随所の支出判断の指針として必要。
仮予算がないと、無計画な支出になり、スタッフ活動の後半でそのしわ寄せが来てしまう。
本予算: スタッフ活動を通じて仮予算の精度を上げ、イベント開催の約3ヶ月前に最終的な予算組みとして確定させた状態
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仮予算作成と並行して、予算追加・変更のルールを策定する。
仮予算決定と同時に、予算追加・’変更のルールを周知することで、予算管理工数を効率化できるため、予め定義しておくことが重要
詳細は予算追加・変更の申請予算追加/変更の申請・承認・対応 を参照
仮予算作成
目的
仮予算作成の目的は以下です。
各収入、支出の内容、金額の妥当性を確認する
収入、支出のバランスをとり、大幅な黒字/赤字がないようにする
スタッフ活動には支出を伴うが、仮予算を決めないと、収支バランスが取れた支出かどうかの判断ができない。無計画や勘による支出金額の決定は、活動後半に大きなしわ寄せとなって影響する。
予算に優先度をつけ、必須のものや、余裕があったら執行する予算を確認する
収入、支出のタイミングを確認し、キャッシュフローに問題がないかを確認する
「仮予算」という名称ですが、ここで決めた予算をもとに活動を行うため、ほぼ確定の予算です。予算管理工数を下げるために、ここで作成した予算は大きく変更しないほうがよいです。「仮予算」という名称ですが、ここで決めた予算をもとに活動を行うため、ほぼ確定の予算です。予算管理工数を下げるために、ここで作成した予算は大きく変更しないほうがよいです。
支出の追加・変更を頻繁に行うと、収支バランスの管理が難しくなり、予算担当の工数も高くなるため
本当に動かせなくなる予算(=「本予算」)に対して「仮予算」という名称になっています。
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仮予算作成までは、各担当に予算シートに自由に記入してもらう。
詳細: 予算シート
仮予算確定後は、予算に関する変更は、予算担当の承認のうえ実施するようにする
収支バランスが崩れないようにするため、予算担当の知らないところで数値が変更されることを防ぐ工夫が必要
詳細は予算追加・変更の申請予算追加/変更の申請・承認・対応 を参照
定期的(1-2週に1回程度)に バックアップ用にシートを複製・保護 しておくことをオススメします。
スプレッドシートの履歴機能を使用するよりも、確実かつ便利に過去の予算シート内容との比較が可能になる。
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開催3ヶ月前までに、仮予算を本予算としてFixします
本予算のFixを行う目的: 計画通りの収支着地を行うため
Fix以降は、予算の追加・変更の承認基準をさらに厳格化し、計画通りの収支着地の確度を上げます
本予算Fix会議
最終的に、各予算項目・全体収支バランスをメンバーで確認・合意し、本予算を確定します。
支払いに際しては、 本予算金額 が会計承認の基準になります。
確定した本予算のスプレッドシートは複製して保護します。
本予算Fix後は、予算額を超える支出・予算額を下回る収入変更は特に注意します。
注意
当初確保予算の細分化や配分変更は自由にしてもらうことにします(スプレッドシートの備考欄)
例: 音響機材: 10万円 の予算項目を、スピーカー:5万円; マイク:5万円に分解 (総額は変わらない; 分解することで個別に発注できるようになる)
本予算Fix後の、予算追加・変更の注意点については、予算追加・変更の申請 予算追加/変更の申請・承認・対応 も参照
予算見直し
目的
予定よりも予算が必要となった項目について、予算として認めるかの確認
新規に予算を付けたい項目についての確度決め
現在の収支バランスでの確度A項目の見直し
今後収入が増えた場合に、どの確度B項目から実施するかの順番の決定
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