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広報チーム(2024)

広報チーム(2024)

Owned by Manabu Terada
Last updated: 2024-12-03 by Ryuji Tsutsui
1 min read

ミッション

  • PyCon JPのスピーカーやスポンサー含めた参加者を増やし、参加者に満足して貰うためのブランディング、外部への情報発信を行う

  • 事前～当日～開催後、広報したい内容をスタッフから集め、SNSやメディアで積極的に発信する

  • 当日含めメディア企業などと連携して行う企画についてリードする

 

Member(主な役割)

  • Nakamura: Website作成

  • yebihara: Website作成

  • やまし: 写真撮影など

  • 小川英幸: ブログ・Xなどコンテンツマーケティング

広報チームが扱う範囲

  • 情報発信BlogやSNS

    • チームのミーティング、活動報告とかを積極的に発信

    • スタッフとしての参加者を促すためのコンテンツ

    • 登壇者増、参加者増のためのコンテンツ

    • CfPの基準はプログラムチームと連携すべきところ

    • 英語の得意な人を探す（コンテンツ的に英語が必要なものもある。レビュー。）

    • Blogのラベル

      • pyconjp2024, jp, en

    • ブログやSNSのレビュー担当

      • 座長判断は仰ぎたい

      • Slackで投げる

      • レビュー以来からリリースまでに余裕を持たせる

    • ロゴ募集開始の件をブログ、SNSに告知（5月下旬）

    • ロゴ募集終了の件をブログ、SNSに告知（6月中旬）

    • ロゴ募集決定の件をブログ、SNSに告知（7月上旬）

    • 以下についてブログ、SNSに告知（告知できる情報が手に入り次第すぐ）

      • 公式サイトに新しいコンテンツが追加され次第告知（例: タイムテーブル、スプリント、ポスターセッション）

      • 託児所を用意していることの告知

      • スプリント参加者募集中の告知

      • 開催カウントダウン（SNSで「PyCon JP開催まであと◯日！」のような投稿をする）

      • トーク紹介（SNSに1日1件ペースで紹介）

      • スプリントテーマの紹介

      • Webサイトスプリントページ公開

  • Webサイト

    • サイトを作る担当

      • 例年、Figmaまで作ってくれるデザイナーさんがいる

      • ティザーサイト

      • 本番サイト

        • ドメイン切り替えは吉田さんにやってもらう

    • データ・情報を集めてくる担当も必要

      • データが大量にある

      • スタッフの情報を集めるような作業も必要

      • どういうイベントがあるかなどもわからない

        • スプリントもそうです

  • デザイン

  • メディア告知及びプレスリリース

    • メディアスポンサーにチケット販売開始の告知依頼（チケット販売が始まり次第すぐ）

    • TECHPLAYさんの告知記事は、主催メンバーが自分で書ける

      • 管理ページのアカウントは1Passwordの「TECH PLAY 管理ページ」を参照

  • メディアスポンサーの当日の受付のレギュレーションについて確認（8月中旬）

    • 以下を参加者管理チームに確認

    • 参加チケットをメディアスポンサーに配布するのかどうか

    • 受付の窓口はどこにするのか

    • 取材においてできることできないことの確認

      • セッション聴講の可否

      • パーティーの参加可否

      • その他

  • メディアスポンサーに参加チケットを配布する場合、connpassのバウチャーコードを発行する。発行したバウチャーコードをメディアスポンサーに渡して、connpassイベントページから参加登録時に入力してもらう必要がある

  • メディア取材

  • 書籍販売

    • メディアスポンサーへ書籍販売ブース・サイン会をやるかの確認（7月下旬）

      • メディアスポンサーの中でも、出版社が対象

        • 2024時点では以下が対象

          • 技術評論社

          • オライリー・ジャパン

          • 翔泳社

      • 最低でもイベント開催日の1ヶ月前までには出展する・しないの回答は貰いたい

    • ブースまたはサイン会を実施すると回答したメディアスポンサーには以下を確認（メディアスポンサーから返答を貰い次第すぐ）

      • 書籍販売を行う希望日と時間帯（時間帯は会場チームと相談して決める）

      • 書籍販売用のテーブルのサイズ、数

      • 書籍販売用の椅子の数

      • サイン会を行う希望日と時間帯（時間帯は会場チームと相談して決める）

      • サイン会用のテーブルのサイズ、数

      • サイン会用の椅子の数

      • サインを行う人

    • ブースまたはサイン会を実施すると回答したメディアスポンサーには以下を連絡（メディアスポンサーから返答を貰い次第すぐ）

      • イベント当日にメディアスポンサーが荷物を搬入する方法、撤収の時間帯、その他注意事項（会場チームに確認すること）

  • サイン会

    • メディアスポンサーさんからお声掛けがある

    • 頼めそうな人が見当たらなくて出版社が困っているようなら、広報側もPyCon JP主催メンバーに呼びかけて、頼める人がいないか探してみる

  • 有料広告

    • X, FB? チケット販売直前直後くらい

  • バナーボード・スピーカーバックパネルの作成及び設置

    • もともとデザインチーム担当。デザインの人を探さないといけない。

  • ノベルティ作成

    • デザインチームの派生

    • Tシャツとトートバッグ(2023) / SUZURIでやってた(2022/2021)

  • 写真撮影及び写真アーカイブ

  • メディア用チケット

    • メディアスポンサー向け

  • 開催後レポート

    • 例年、技術評論社に開催後レポートを載せてもらっている

    • 開催前に以下は決めておく

      • 記事の構成

      • 誰が執筆するか

      • どこに記事を置くか

        • 2024年はGitHubリポジトリにSphinx + MyST Parser（Markdown）で書いて、Read the Docsで記事を読めるようにした

    • 原稿料が出るので、執筆者本人が受け取るか、PyCon JP Associationが受け取るか決めておく

      • 執筆者本人が受け取る場合は、源泉徴収があるので税金がかかる点に注意

      • 2024年はPyCon JP Associationが受け取る形にした

必要な人材

  • デザインができる人（デザイナーさんいない: 一番に解決したい課題）

    • 知り合いにいるなら探してもらう？

    • Twitter で発信する？

    • 外注するか？

      • 外注予定

吉田さんにお聞きして、

  • テーマを取り込んだロゴ、キービジュアルを作らないといけない

  • ロゴをどうするか（一番解決したい問題）

    • クラウドソーシング中

Webサイト

概要

PyCon JP 2024公式Webサイトの開発を行なった。 ソースコードは全てGitHubのリポジトリに配置している。 また、主催メンバー、スポンサーなどの他チームが管理する一部の情報はGoogle Driveで管理している。

技術スタック

  • Next.js 14.2.5

  • TypeScript 5.4.5

  • Tailwind CSS 3.4.7

デプロイ環境

  • cloudflare pages

例年からの変更点

App Routerの導入

目的

PyCon JP 2024のWebサイトでは、表示言語の自動切り替えを行う目的でApp Routerを導入した。 例えば https://2024.pycon.jp/ にアクセスした場合、ブラウザの言語設定に応じて日本語か英語のどちらかを判断し、日本語であれば https://2024.pycon.jp/ja/ にリダイレクト、英語であれば https://2024.pycon.jp/en/ にリダイレクトする。 この機能を実現するためにmiddlewareを使用し、そのためにEdge Runtimeを利用している。 Edge RuntimeはApp Routerの場合のみ対応しているため、この機能を実現するためにApp Routerを導入した。

デメリット

App Routerはstatic化に対応していないため、最終的にWebサイトをstatic化する際はPage Routerに書き換える必要があった。 Edge Runtime上ではNode依存のAPIが使用できないため、外部のAPIをコールする際はfetch APIを使用する必要があった。 cloudflare pagesではfetchのキャッシュがサポートされていないため、標準機能ではSSRを実現できなかった。

Google Driveからのデータ取得、反映

PyCon JP 2024以前のWebサイトでは、スタッフやスポンサーの情報はGitHubリポジトリにCSV形式で配置していた。 この方式では、情報の更新が発生した際に手動で変更してデプロイする必要があったため、開発者が作業を行う必要があった。 PyCon JP 2024では、情報の更新に割ける人的リソースがなかったため、Google Drive上に格納されたスプレッドシートから情報を取得し、Webサイトに反映する仕組みを実装した。

具体的には、cloudflare上でアプリケーションをビルドする際に、Google Drive上の情報をAPI経由で取得してjsonに出力、そのjsonをWebサイトに反映するようにした。 本来であればSSRレンダリングでAPIをコールすることでデータの取得を行うべきだが、cloudflare pagesではfetchのキャッシュがサポートされていないためこの方法を取った。

Markdownコンポーネントの導入

PyCon JP 2024の座長やキーノートスピーカーのプロフィール情報は、Markdown形式で記述できるようにした。 この機能はNext.jsのMDX(マークダウンコンポーネント)とTailwind CSSのtypographyを使用して実現した。

TECH PLAYでの記事公開方法

概要

PyCon JP 2024ではいくつかの告知を行う際にTECH PLAYで記事を公開した。 記事の公開方法は以下の通り。

手順

  1. TECH PLAYの管理画面ログインからログインする。

  2. 左のメニューから「マガジン機能」を選択する

  3. 画面左上に表示されている「新規作成」ボタンを押下する

  4. 必要な項目を埋めて保存ボタンを押下する

  5. 記事が公開されると、マガジン一覧ページに表示される(多少ラグあり)

 

広報チームが扱わない範囲

  • 冊子作成: ?

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