会場チーム(2024)
- Manabu Terada
- Akira Inamori
ミッション
会場の提供及び参加者が楽しめる環境づくりをする。
主にハードウエアに関する設備面の全般を担当する。
環境づくりの一環として、飲食の提供やパーティー、さらには託児所の提供を含む。
会場チームが扱う範囲
会場手配及び管理
飲食の手配
ネットワーク(インターネット)及び無線LAN
プロジェクタ等の発表環境整備
パーティー
その他会場付帯設備関連
会場チームが扱わない範囲
受付: 参加者管理チーム(2024)
同時通訳: プログラムチーム(2024)
スポンサーブース: スポンサーチーム(2024)
書籍販売: 広報チーム(2024)
写真撮影及び写真アーカイブ: 広報チーム(2024)
スピーカバックパネル(製作・設置などすべて): 広報チーム(2024)
エントランスバナー(製作・設置などすべて): 広報チーム(2024)
パーティーチケット: 参加者管理チーム(2024)
イベント中のメンバー用宿泊の手配: 座長 | Chair
2024 会場チーム概要
2024会場チームは担当となっている業務範囲の特性からいくつかの独立した活動となっている為、チームで担うことは難しく以下のようなサブチームを構成することとなった。
NOCチーム
会場チーム
配信チーム
飲食チーム
ただし、下記のチーム分類からは外れた業務もある為、以下は業務特性毎の記載とした。
会場チームタスク
会場手配
2024の会場の選定は、2023終了の段階で内定している為、2024として会場選定は行わない。
ただし、2023の時点ではあくまで申し入れ程度であり、仮予約も行っていない為、2023から引き継いだ路線（会場）を使うか否かの判断のみ早急に行い、会場変更がない場合は仮予約および概算費用の取得を行う。(*)
利用する会場が確定したら、会場のスペックと共に図面を入手し、NOC・プログラム・スポンサーチーム等へ共有し、フロアレイアウト作成のための調整を行う。
フロア利用プランが決まったら具体的な利用時間やフロアを確定し、費用の確定・申し込みと共に利用ルールや運用の確定を行う。
* 近年、会場予約は1年ぐらい前から仮押さえをしておかないと空いていない事が多く、よほどチーム発足が早くない限り年度チームが手配することは難しい。
NOC
NOCの主な業務は来場者向けにWiFiを提供する事となる。なお会場のネットワークが潤沢な為、配信のために必要とされるインターネット接続は、TOC有明提供のネットワークをそのまま使用する事とした。
業務特性上、会場設営が進まないと最終的な構築が始まらないため、ホットステージと呼ばれる会期前のセットアップ期間になるまでは、回線手配を除き設計以外にできることはないが主な作業の流れは以下の通りとなる。
利用できる機材の洗い出し
例年、スタッフの手持ち機材に依存しているため、顔合わせと共に持ち寄り機材の集計
回線手配
必要とされるネットワーク構成に適したインターネット回線の発注処理を行う
事前に会場の下見や、利用開始日、終了日を確定した上で適切な時期に契約を回す
事前準備（ホットステージ）
必要とされる機材を可能な限り本番環境を再現した形で設定を流し込んでいく。例年1週間程度設けており本年も同様
以下の要件を満たす場所の確保が必要なため、期間が限られる
個人から集まる機材をひとまとめにおけるだけのスペース
NOCスタッフが深夜帯を除き出入り可能な場所
ただし、無人となる時間も発生する為、施錠できることが必須
本年は、NOCリーダmasatoさんの会社にて実施できる事となったが、近年場所探しが特に難しい
本構築
当日は設定済みの機材を適宜、予定していた場所に設置すると共に稼働確認を行う
機材手配
NOCおよび配信において個人拠出では賄えない物を中心に機材レンタルを手配する。
例年ではパンダスタジオ社に依頼しているため、機材一覧を作成し、借り受け日・返却日を決めて発注する。
配信
例年、スフィアリンクス社に依頼しているため基本的には概要を伝えた上で稼働を確保する。
配信についてはセッション数、インターネット配信の有無等の要件定義を行い、それに合わせた仕様でスフィアリンクス社に伝える。
会期終了後は、撮影された動画の納品を受けて編集・公開作業を行う。
飲食
飲食で扱う範囲は以下の通り
ランチ
軽食
ドリンクコーナー
全体
上記については一括してワンブレスサーブス高橋さんに依頼している為、特に拘りがなければ連絡を取り、金額とおおよそのメニューを決めて見積もりと品目をもらう。
TOC有明でも飲食については手配が可能な為、比較検討しても良い。
ランチ
近年のPyConJPの慣習として以下を満たすランチや軽食を依頼している為、以下を考慮した見積もり・メニューを取得する
通常ランチ（肉・魚等特に規定無し）
ハラル・ベジタリアンフード
軽食コーナー
例年遊びが発生する範囲。オヤツとして好評のためスタッフのやる気次第で予算の範囲内で適当に見繕う。
パーティ
有料パーティと、スピーカ・スポンサー等を招く「ウェルカムパーティ（ウェルダンパーティ）」が該当する。
共に開催する会場の選定とメニュー（見積もり）を本年取得することは変わらない。
2024はウェルカムパーティではなく、ウェルダンパーティとなった為、それを踏まえて予算範囲内で会場やメニューを確定させる
託児
開催は必須ではないが例年、設置している。
設置が確定したらこちらも拘りがなければアルファコーポーレーション社に連絡を取り、託児依頼をする。
例年の流れを把握している為、想定される人数と日時（開始時刻・終了時刻）を伝え、託児エリアの確保さえすめば
設置時間に合わせて来てもらえる。費用は予め人数見積もりが出るが、請求自体は実費精算のため、会期終了後の支払いとなる。
運搬・搬入搬出
スタッフ荷物とスポンサーからの搬入・搬出の2つに大別される。搬入・搬出はスポンサーなどへの連絡は早めに行う必要があるが、運用の実態は1週間ぐらいに細部が確定する。
スタッフ荷物
主に一社からの持ち出しと、NOCチーム（ホットステージ会場からの搬出含む）等、大口は例年、赤帽に依頼している。
赤帽と言うが、個人事業者が赤帽と契約しているのみなので、連絡先はほぼ個人ツテとなる。（ask Natsu）
集荷・配送先および時間を伝えれば良い事に加え、前日預かり当日配送、といった預け入れも行ってくれるため、依頼できるならば手順が非常に簡略化されるが、高齢のためいつまで依頼し続けられるかは不明。
2026以降も利用するならば、早めに連絡を取り”引退していないこと”を確認する必要がある。
なお、上記の特性柄、東京近郊以外の依頼・ノウハウ継承は難しい。
搬入・搬出
会場の搬入・搬出ルールを確認し、搬入可能時刻・搬入手順を利用者に向けて告知する。
必要に応じて駐車場精算の手続きも確定させる他、利用ルールを告知する。