スポンサーチーム(2024)
- Manabu Terada
- Takumi Kuramoto
- Yuki Okuda
ミッション
スポンサーに価値を提供し、スポンサーからイベントへの協賛金を得る
スポンサーと協力し、スポンサー側からイベントを盛り上げる
スポンサーに満足してもらい、次年度以降のスポンサーを継続してもらう
スポンサーチームが扱う範囲
スポンサー募集要項 (プラン)
去年は5月中旬に公開して、6月前半に去年+新規スポンサーさん向けに説明会をした。
去年ベースで今年のプラン概要を出す
3月末~4月の第2週ぐらいにはドラフト案出したい。全体の予算案と並行して出す。
2024年については、前年度からプラン減と増枠を行ってるため一部金額調整を実施しています
調整度合いについては、一概には言えないのでその時々で然るべき判断をしてください。
スポンサー用チケット
どの枠に対して何枚割り振るかを明記してあげてください。
スポンサー募集
募集フォームの作成(GW前に完成させて公開できるといいでしょう。)
2024年実績
4月30日 スポンサーシップ資料公開版公開
基本的に新規に作成するのではなく、過去の申し込みフォームをベースに流用する形で
問題ないがプランに変更がある場合は上手いこと調整してください。
2024年スポンサーパッケージに関する説明会
2024年実績 5月13日に実施
外部媒体での告知
2024年は PyCon JP Blog , 各種SNS , メディアスポンサー
直近2年間程度の過去スポンサーへの連絡
スポンサー対応
スポンサー費用回収（請求書発行・入金確認）
請求タイミングについては、スポンサーパッケージ資料のに基本準拠する形で実施
連絡のあった一部スポンサーについては柔軟に対応。
スポンサー情報収集（ロゴや会社説明など）
基本Googleフォームで収集を実施。今年はWebサイト側との連携を一部システム化している。
スポンサーブースの割り当て
会場レイアウトにダイレクトに影響があるので、会場チームと相談してください。
割当について優先順位を設けてるスポンサー枠もあるので告知順は考慮してください。
スポンサー用トークやLT枠
2024年ではプラチナ以上のスポンサーに対して企業LT枠を設けました。
LT枠があることの告知を企業に対して実施してください。タイムテーブル上どこでLTを実施するのかについては、プログラムチームと相談してください。
2024年ではプログラムチームメンバーに決めてもらい、それを確認してリリースしました。
スポンサーアンケート
会期後 1週間前後で送信出来るといいでしょう。
連絡・説明系
Well-doneパーティーの案内
事前に連絡してください、招待枠数はチケット数に準じました。
スポンサーヘの問い合わせ対応
2024年については昨年度とは異なり、Slackには招待せずにメールベースでの対応を
実施しています。タスク管理としてはJSMを利用しました。JSMの詳細はこちら
スポンサー紹介投稿(Twitter)
文面だけ作成して実際のツイート対応は、広報チームにお願いしました。
スポンサーオフィスアワー
会期1ヶ月前頃から、週1夕方頃から開きました。その中で疑問が解消したという
スポンサーさんもいたので開くと良いでしょう。時間は17時からでしたが、開始時刻帯については調整の余地があると思われます。
スポンサー向け企画（ジョブフェアなど）
2024年は特に開催しませんでした
費用対効果が見込めないという過去担当者からの意見もあるため実施有無については
2025年担当者に一任します。
スポンサーブースイベント
企画
2024年はスタンプラリーという形で実施してます。
実際の企画概要などは以下資料を参照してください。
説明資料の作成
スポンサーへの説明資料
2024年ではスポンサーブース資料に盛り込みました。
参加者ヘの説明スライド
担当チームと相談の上盛り込んでください。
景品準備
景品選択・デザイン・発注
当日対応
スポンサー受付
出席名簿作成して管理すると良いでしょう
2024年は名刺を2枚もらい、一枚を保管用もう一枚をネックストラップに入れました。
スポンサーブースイベント運営
質問などあれば答えてあげてください。
荷物・設営案内
2024年については、集荷場所から自分で探してくださいというスタイルにしましたが量が量のため
必要に応じて捜索を手伝ってあげてください。
返送案内
会場チームと相談の上返送荷物の配置場所を決めてください。
問い合わせ対応
臨機応変に対応してあげてください。
その他
特別スポンサー（ビールやその他の特別スポンサー）
スポンサープランにオプションという形で用意するが、来なかった場合は別途考える必要がある。
パーティとかだと上位スポンサーより目立ってしまう。
朝食・ドリンク・スプリント会場など
なんの特別スポンサーかによって、なにをするかを調整している
2024年もビールスポンサーがありました、詳細はPyCon JPSlack #2024-prj-beer を参照してください。
スポンサーチームとしての立ち位置としては、やってもいいかの可否を出す立場でした。必要に応じて会場チームとつなげてあげてください。
PSFなどの寄付スポンサー
来たら昨年ベースで対応する。
請求処理系は一社に対応いただいた。
スポンサーチームが扱わない範囲
メディア対応: 広報チーム(2024)
メディアスポンサー: 広報チーム(2024)
会場やスポンサーブースの設備: 会場チーム(2024)
予算管理: 会計チーム(2024)
ビールなどの特別スポンサー: スポンサーチームかな？？
スピーカバックパネル(製作・設置などすべて): 広報チーム(2024)
エントランスバナー(製作・設置などすべて): 広報チーム(2024)
ジョブボード: これはどこだろうか？
ボードの配置依頼は会場チームにお願いする。
全体への広報 広報チームにお願いしたい。
スポンサーへの通知はスポンサーチームで行う。
スケジュール（感）
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1DtM60DTyCHHUuZX8cP_zHi_mo7USz8ZUFv9HPuJkFEQ/edit?gid=0#gid=0
以前までの大枠のスケジュール感を以下に示します。
要項取りまとめ ・・ 1次募集の2週間前までに決めたい。決まるまでに1ヶ月程度かかることがある。予算との関係もあるので 会計チーム(2024) との連携が必要。収入の大きな部分なので早めに相談が必要
1次募集募集開始 ・・開催5ヶ月前程度
2次募集開始 ・・開催4ヶ月前から3ヶ月前程度
1次と2次で募集を分けている理由はこの記事で言及されている
スポンサープランパッケージ作成・募集開始 | :~:text=期間別抽選 ,申し込み順ではない理由, 申込に対してスタッフ募集終了 ・・開催1ヶ月前程度（場合によっては2週間前）
ブースの確定 ・・開催2ヶ月前から1ヶ月前程度 ただし、会場の大きさなどの関係から3ヶ月前くらいにはスペースは決める with: 会場チーム(2024)
企画の取りまとめ ・・詳細化は2週間前まで、ただし、時間枠を作る場合は4ヶ月前くらいに決めたい with プログラムチーム
🏢スポンサー募集活動・スポンサーについての情報
https://pyconjp.atlassian.net/wiki/spaces/pyconjp/pages/1906606152
📒リンク