タイムテーブル
- nikkie にっきー [Takuya FUTATSUGI]
概要
タイムテーブルを考え、作成し、発表する
前提として、このページではカンファレンスのタイムテーブルを中心に書く
カンファレンスは依存が多いために一度にすべて決めきれないので、何段階かに分けて進めることになる
開催日程を決める
各日の内訳を大まかに決める
スタッフの意見を聞きながら、カンファレンスのトークや休憩などの時間帯を決める
何時何分から誰のトークがあるか、詳細に決める（タイムテーブル完成）
2の後、2020ではスプリントとチュートリアルは担当者がタイムテーブルを作成した（TODO：追記お願いします）
目的
このタスクでは、PyCon JP 2020当日のタイムテーブルを作り切りたい
誰に：全参加者に
届ける価値：事前に当日の日程がわかって嬉しい（どのトークを聞こうなどワクワクできる）
スピーカー：自分のトークを事前に紹介・告知できる
スポンサー：スポンサーブースを告知できる。当日を具体的にイメージして準備できる
当日のタイムテーブルは最初から作れないので、徐々に詳細化して実現する
誰に：スタッフに
届ける価値：タイムテーブルを内訳レベルから始めることで、各種準備・手配、予算組みに動き出すことができる
スケジュール
6ヶ月前まで 開催日程を決める
4ヶ月前（＝プロポーザル募集開始）に、各日の内訳が決まっている
プロポーザルを応募する人がいつ発表することになるか知っている必要があるため
3ヶ月前（＝レビュー開始＝トークの本数が決まっている時点）に、時間帯が決まっている
XX:XX〜YY:YYまで◯分トークのように決まっていると、採択するトークの本数が確定する
1ヶ月前に詳細なタイムテーブルが決まっている
気をつける点
関係者が多いので、ドラフト（たたき台）を作って、スタッフが集まり意見をもらいながら固めていくのがよさそう
トーク周りはコンテンツチーム
スポンサー周りは事務局チーム
部屋の予約やパーティーは会場チーム
2020はドラフト作成をコンテンツチーム（nikkie）が中心に進めたが、タスクのキャパシティを超えていた感があるので進め方は見直したい（他のスタッフに同様の活動量を強いることは難しいと思う）
チェックリスト
6ヶ月前 開催日程が決まっている
4ヶ月前 各日の内訳が決まっている（関係者：コンテンツチーム、会場チーム）
3ヶ月前 トークや休憩などの時間帯が決まっている（関係者：コンテンツチーム、事務局チーム）
1ヶ月前 PyCon JP 202X Webサイトでタイムテーブルを発表している（関係者：システムチーム）
TODO：カンファレンスについてだけ書いたので、チュートリアルやスプリントについてチェックリストに加える必要がある
各タスクの詳細
開催日程を決める
2020までは前年のカンファレンスの2日目のクロージングで翌年の日程が発表されていたため特にやることはなかった
各日の内訳を大まかに決める
2018, 2019, 2020は4日間構成 ※2021も4日間構成にするのは必須ではない
スプリント1日
チュートリアル1日
カンファレンス2日間
2020も当初は現地開催で各日の内訳を検討した。決める必要があったのは以下
スプリント、チュートリアル、カンファレンスを何日にやるか（〇〇デーと名付けるイメージ）
カンファレンスはパーティーを1日目／2日目どちらでやるか
現地開催の場合、チュートリアル → カンファレンス という依存関係がある
2018, 2019の現地開催では、チュートリアルの日は現地設営日でもあった。
チュートリアルの裏でスタッフはスポンサーブースなどを設営した。
カンファレンス2日目が終わりに近づくにつれて、スタッフは片付けをした。
カンファレンスのトークや休憩などの時間帯を決める
決めるやり方は何段階かに分かれる
まず作るのは、この時間はオープニング、この時間から時間まではセッションで使う、パーティーはこの時間、くらいのもの
15分刻みのものを作る。ここで各部屋で何をやるかも書き出す
最終的に5分刻みにまで落とし込む（＝誰がいつ発表するかだけは決まっていないが、それ以外何時から何があるかは決まっている状態）
ドラフトを作る（Googleスプレッドシートを使用）。
合わせてGoogleドキュメントなどで意図も共有すると議論が進みやすい。
Slackや全体会議で議論して、スタッフの意見を取り入れる。
3の段階になると、スタッフはスポンサーや参加者視点で見て、タイムテーブルに無理がないかを確認する（無理の例：短すぎる休憩時間、スポンサーブースに人が来なさそうな時間帯）
詳細なタイムテーブル
この段階は誰がいつ発表するかを決めるだけなので、コンテンツチーム中心に決められる。
コンテンツチームでトークのバランスを考えて、スタッフ全体に見てもらう