備品管理

概要

• PyCon JP で使用する様々な備品を確保します。

  • チュートリアル

  • PyCon JP カンファレンス本体

  • スプリント(ここにこのタスクの概要を書いてください。どういうことを実施するものなのか)

目的

• PyCon JP を滞りなくスムーズに開催させ、進行させること。

• 当日の会場で備品を管理し提供する。

• 一般社団法人PyCon JP Associationのストレージに備品が保存されています。

スケジュール

• 6ヶ月前 欲しいものリスト作成

  • 過去に使用した物品のリストを確認しましょう。

  • 過去に物品を借りた組織のリストを確認しましょう。

• 2週間前

  • ストレージから必要備品の発送

• 準備日・会期中

  • 発送荷物の受け取り

  • 使用備品の管理

  • ストレージへの備品の返送

• 会期後

  • ストレージへの備品収納・ストレージ内の備品の棚卸し

    • GoogleDriveに備品リストあり

気をつける点

• 翌年以降に活用確率が高くないものは思い切って捨てる(ストレージ容量に限界有り)

  • 翌年以降のスタッフは処分可能かどうかの判断が難しいため、使用した年度のスタッフが思い切って捨てる必要がある

搬入出手配

例年、赤帽 (個人事業主、石井さん) に荷物搬入出の手配を実施している

依頼方法: 電話で依頼 → 見積依頼をFAXで送る → 見積もりが一社に手紙で届く

おおまかな依頼内容: 準備日の前日夕方に一社から集荷 → 準備日に会場に搬入 → 最終日翌日に搬出 → 翌営業日に一社に着荷

NOC機材を一緒に乗せる場合もある

請求書も手紙で一社に届くので、対応する