託児室の手配
- Manabu Terada
- ナツ（川村）
やること
会場内に託児スペースを確保する
託児業者さんに依頼して、臨時託児室を用意する
業者さん
2024まではアルファコーポレーションさんに依頼
担当: XXXさん (連絡先の名前とメアドって書いていいんだっけ？
当日までの流れ
会場全体の来場予定からおおまかな託児受け入れ人数を決める
託児受け入れ人数に合致する託児室として使える部屋の検討
託児室を用意する日程・時間帯を決める (どこまで拡張するか
カンファレンス当日は必須
スプリント
(カンファレンス前後に開催するなら)チュートリアルなど
大まかな時間帯もタイムテーブルから割り出す
託児業者に依頼の連絡をする
必要事項(場所・日程・時間帯・受け入れ予定人数)を伝えて見積もりをもらう
予算と見積もりを比較して、依頼内容を確定させる
(以降、アルファコーポレーションさん前提の対応内容)申し込みリンク付きのpdfを先方から受け取る
受け取ったpdfの内容に相違ないことを確認して、募集開始
チケットの販売とタイミングを合わせるため、参加者管理と連携する
pdfの掲載について、参加者管理や広報チームと連携する
申し込みの対応は先方がやってくれるので、締め切りが来たらpdfを下げる
締め切り後、先方から申し込み者の情報をもらう
先方の荷物受け入れ手配
宅配 or 直接搬入のケースがある
どちらも先方がご自身で手配してくれるので、こちらは会場情報を渡すだけ
当日、受付で託児申し込みの人が来たら託児室に案内する
1日が終わるごとに確認のサインがある、最終日は荷物の搬出手配がある
搬出も先方が手配するのでこちらは確認するだけ
全日程が終わったら先方から請求書が来るので、支払い対応する
見積もりに対して申し込み人数が極端に少ない場合、手配人数が減るので請求額も減る
全日程0人の場合は、先方の申し込みシステム利用料のみ請求される
注意
安全管理上、託児室の場所を関係ない人にわかる形にするのはお勧めしない
会場地図に乗せたりしないで、当日来た対象の人を直接案内する形を推奨