会場準備・片付け(物理会場)

概要

• 会場の直前準備と当日準備、会場内設営を行う

• 会場の片付け

目的

• 準備日の時間内に会場準備を完了する。

• 撤収日の時間内に会場撤収を完了し、延長料金を発生させない。

スケジュール

• 1週間前からチュートリアルの2日前(1週間前) : 事前準備を行う、備品の準備・備品の整理

• チュートリアルの1日前(1日前) : 備品の発送

• チュートリアルDay/カンファレンス前日(前日) : 備品の発送、会場内での準備、会場内での設営、備品などの受取り

• カンファレンス当日(当日) : 朝の会場内の準備、会場内設営、終了後の会場片付け

• カンファレンス翌日(翌日) : 会場内片付け

チェックリスト

• 1週間前 各備品が揃っているか確認

• 1週間前 駐車場・配送・受取りの段取り

• 1週間前 前日準備の段取りを決める

• 1週間前 スポンサーブースの決定 (2016は、前日に決定)

• 1週間前 各種受取り品のリスト作成(ノベルティ関係・スポンサー関係・その他の備品)

• 1日前 備品等の発送(前日でも良いかもしれない)

• 前日 備品の受取り

• 前日 会場での必要備品の受取り、配置

• 前日 スポンサー荷物受取り

• 前日 ノベルティの受取り

• 前日 会場内の案内を貼り付け (タイムテーブル、無線LAN)

• 前日 バックボード(発表者の背後)の設営(本来は事務局担当)

• 前日 タイムテーブルボードの設営

• 前日 会場ルート案内設置

• 前日 無線LAN設定

• 前日 動画生放送設置

• 前日 本部の設置

• 前日 受付の設営

• 前日 スポンサーブースの設営

• 前日 スポンサー控室の設営

• 当日朝 TODO

• 当日終了後 部屋内の机・椅子を元に戻す

• 当日終了後 会場ルート案内片付け

• 当日終了後 会場内貼り付け物を削除

• 翌日 TODO

• 翌日 TODO

• 翌日 TODO

気をつける点

• スポンサー荷物をどのようにわかりやすく受取り、ブースなどに置くか

各タスクの詳細¶