一般スポンサー対応
- Yoshiro Nishimura
- Shunsuke Yoshida
PyCon JP 一般スポンサーシップの募集・対応・コミュニケーション・特典準備について書きます。
概要
一般スポンサーシップパッケージを企画する
一般スポンサーシップについて、募集準備・募集告知・募集開始を行う
一般スポンサーシップの応募に対応する
一般スポンサーの確定処理(情報収集等)・請求書発行・入金確認を行う
スポンサー説明会の準備を行う
目次
目的
スポンサー企業からの協賛金(スポンサーシップ料金)を得て、イベントの開催資金を確保する
スケジュール
7ヶ月前: スポンサーシップパッケージ企画開始
6ヶ月前: スポンサーシップパッケージの確定、スポンサー企業募集準備、募集開始の告知
5.5ヶ月前: スポンサー企業募集開始
5.5ヶ月前〜1ヶ月前: スポンサー企業問い合わせ対応、スポンサー料金請求、入金確認(毎月末)
2ヶ月前: スポンサー情報(Web, 冊子, 会場掲示等)収集の完了、スポンサーマニュアルの完成・周知、ブース説明会/スポンサー説明会開催
1ヶ月前 資料の受領
1週後: お礼メールの送信
気をつける点
PyCon JP のスタッフはボランティアだが、コミュニケーション相手は仕事としてコミュニケーションするため、対応内容・温度感等のギャップに注意が必要
各タスクの詳細
一般スポンサーシップパッケージの企画・準備・募集開始
一般スポンサーシップパッケージ 募集準備・募集開始
募集スケジュール(告知日・開始日・終了日)の決定 - 告知日を設ける理由:
募集準備 - スポンサーパッケージ資料(日英) - 応募フォーム(日英) - 告知blog/Twitter下書き
募集告知・募集開始を行う
応募対応・一般スポンサー企業対応
応募に関する問い合わせへの対応 - スポンサーシップが応募先着順で決定する場合は、迅速な回答が必要
スポンサーパッケージ申込に対する、確定判定・通知
確定スポンサーからの問い合わせへの対応
決定したスポンサー企業の情報、各種ステータスは、https://pyconjp.atlassian.net/wiki/spaces/pyconjp/pages/1636040714 で一元管理する
詳細は、https://pyconjp.atlassian.net/wiki/spaces/pyconjp/pages/1636040714 を参照
情報確認の効率化、情報リグレッションの回避のため、一元管理することが重要
スポンサー情報の収集 - 社名・URL(Top, 求人)・ロゴ(Web, 冊子)等
確定スポンサーへの請求書発行・入金確認
スポンサー募集開始後、応募が落ち着くまでは定例(週1など)でタスク確認の会議を開くことを推奨
曜日・時間を固定すると参加者が予定を調整しやすい
ただし、スポンサー関連のコミュニケーションは会議を待つのではなく、Slack上で随時行う。会議はあくまで認識合わせ・認識齟齬の防止などのために開催。
会議の議題例
申し込みに対する対応漏れが無いかの確認
関連タスクの担当の明確化
問題点の共有・議論
スポンサー特典準備・手配(スポンサーブース以外)
共通
特典費用を算出し、予算に計上する
スポンサーブース(実施する場合)
スポンサーブース以外
スポンサー説明会
スポンサーに対して、参加方法や準備事項等の説明を行う(過去の資料を参照)
説明会は複数回開催しても良い
会期直前・会期中対応
スポンサーブース設営(前日準備)
スポンサー受付の準備 - 受付フローの作成 - 受付位置に関する、受付担当との調整 - 受付のリスト作成 - 当日のスポンサー受付配置人員の確定 - 当日のスポンサー配布資料の作成 ※各種ルール・タイムテーブル、スポンサーチケットとブース説明員の違い等
スポンサー当日対応 - 設営に関する案内 - 当日挨拶 - 問い合わせ対応
会期後対応
御礼メールの送信
事後対応(必要に応じてロゴ差し替え等)の対応
開催後振り返り会の開催・アンケート等